Unidad 8. Ejercicio paso a paso: Crear consultas resumen


Objetivo

Practicar los pasos para crear consultas de resumen.

Ejercicio 1.

Empezaremos por crear una consulta que nos diga cuántos cursos tenemos, cuántas horas suponen, cuál es la media horaria de los cursos y cuántas horas tiene el curso más largo.

  1. Abre la base de datos Clases.accdb de la carpeta Mis ejercicios.
  2. Haz clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear. Se abrirá el cuadro Mostrar tabla. Para saber qué tablas necesitaremos tenemos que pensar a partir de qué campo se va a calcular lo que queremos obtener, en nuestro caso todos los datos necesarios están en la tabla Cursos.
  3. Haz clic en la tabla Cursos, quedará así seleccionada.
  4. Haz clic en el botón Agregar.
  5. Pulsa el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.

Ya tenemos la ventana Diseño de consulta con la tabla añadida, vamos ahora a indicar qué campos (columnas) se van a utilizar.

  1. Haz doble clic sobre el campo Codigo Curso de la tabla (lo utilizaremos para calcular cuántos cursos hay).
  2. Haz doble clic sobre el campo nºhoras (lo utilizaremos para calcular cuántas horas tenemos en total).
  3. Haz doble clic otra vez sobre el campo nºhoras (lo utilizaremos para calcular cuánto es la media horaria).
  4. Haz clic en el botón Totales de la pestaña Diseño para añadir a la rejilla la fila Total: y convertir la consulta en una consulta de resumen.
  5. En la primera columna de la rejilla (la de Código curso) cambia el valor agrupar por de la fila Total: por el valor Cuenta. Queremos saber cuántos alumnos hay en la tabla luego tenemos que contar, además hemos elegido el campo Codigo curso por ser la clave principal de la tabla por lo que no puede contener valores nulos. Recuerda que la función Cuenta no cuenta los valores nulos.
  6. A continuación en la misma columna, en la fila Campo:, delante de Codigo Curso escribe nº de cursos: para que aparezca este texto como encabezado de columna.
    Nota: Como en este caso queremos contar registros podemos hacerlo de otra forma, sustituye los pasos 10 y 11 por los que vienen a continuación:
  7. Cambiando el valor agrupar por de la fila Total: por el valor Expresión.
  8. Sustituyendo el valor Codigo Curso de la fila Campo: por nº de cursos:Cuenta(*)
  9. En la segunda columna de la rejilla (la primera de nºhoras) cambia el valor agrupar por de la fila Total: por el valor Suma. Queremos saber cuántas horas tenemos en total luego tenemos que sumarlas.
  10. A continuación en la misma columna, en la fila Campo:, delante de nºhoras escribe Horas totales: para que aparezca este texto como encabezado de columna.
  11. En la tercera columna de la rejilla (la segunda de nºhoras) cambia el valor agrupar por de la fila Total: por el valor Promedio. Queremos saber cuál es la media horararia luego tenemos que utilizar la función Promedio.
  12. A continuación en la misma columna, en la fila Campo:, delante de nºhoras escribe Media horaria: para que aparezca este texto como encabezado de columna.
  13. Haz clic en el botón Ejecutar en la pestaña de Diseño.
    Observa que aparece una única fila de resultados con los totales que hemos indicado. Fíjate también en los encabezados de las columnas, son los nombres que has escrito delante de los dos puntos : en la fila Campo:
  14. Cierra la consulta, como es la primera vez que la guardas te pedirá un nombre, pónle Cursos resumen total.

Ejercicio 2.

Vamos a crear una consulta para saber el número de alumnos matriculados en cada curso, queremos que aparezca el código del curso, el título del curso y el número de alumnos.

Empezaremos por crear la consulta, el origen de datos será la combinación de la tabla de cursos con la de alumnos ya que de la tabla alumnos podríamos sacar cuántos alumnos hay por código de curso pero como queremos también el título del curso tenemos que combinar las dos tablas.

  1. Haz clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear. Se abrirá el cuadro Mostrar tabla.
  2. Agrega las tablas Alumnado y Cursos y cierra el cuadro de diálogo.

Con esta combinación sólo saldrían los cursos que tienen alumnos, vamos a cambiar la combinación para que también aparezcan los cursos que no tienen alumnos.

  1. Haz doble clic sobre la línea que une las dos tablas y selecciona la opción Incluir TODOS los registros de 'Cursos' y sólo aquellos registros de 'Alumnado' donde los campos combinados sean iguales. Ya tenemos el origen de datos preparado, ahora sólo queda definir los campos a obtener.
  2. Haz doble clic sobre el campo Codigo Curso de la tabla Cursos.
  3. Haz doble clic sobre el campo Nombre Curso de la tabla Cursos.
  4. Haz doble clic sobre el campo Codigo Alumnado de la tabla Alumnado.
  5. Haz clic en el botón Totales de la pestaña de Diseño para añadir a la rejilla la fila Total: y convertir la consulta en una consulta de resumen.
  6. En la primera columna de la rejilla (la del código de curso) deja el valor agrupar por de la fila Total:. Queremos contar cuántos alumnos hay en cada curso, la operación de contar debe afectar a todas las filas que tengan el mismo código de curso.
  7. En la segunda columna de la rejilla (la del nombre del curso) deja el valor agrupar por de la fila Total:. Añadir este campo a los campos de agrupación no modificará los grupos que nos interesan ya que un valor de Codigo Curso siempre está asociado el mismo valor de Nombre Curso y nos permitirá visualizarlo.
  8. En la tercera columna de la rejilla (la del Código del alumno) cambia el valor agrupar por de la fila Total: por el valor Cuenta. En este caso no podríamos haber utilizado la función cuenta(*) como en el ejercicio anterior porque puede haber cursos que no tienen alumnos y por tanto valores nulos.
  9. A continuación en la misma columna, en la fila Campo:, delante de Codigo Alumnado escribe nº de alumnos: para que aparezca este texto como encabezado de columna.
  10. Haz clic en el botón Ejecutar en la pestaña de Diseño.
    Observa que aparece una fila por cada curso y en esa fila el total calculado
  11. Cierra la consulta, como es la primera vez que la guardas te pedirá un nombre, pónle Cuantos alumnos por curso.

Ejercicio 3.

Vamos a crear una consulta para saber el número de alumnos de Valencia matriculados en cada curso, queremos que aparezca el título del curso y el número de alumnos. Esta consulta va a ser muy parecida a la anterior sólo habrá que cambiar el origen de datos para que sólo cuente los alumnos de Valencia.

Empezaremos por crear la consulta.

  1. Posiciónate en el Panel de Navegación.
  2. Haz clic derecho sobre la consulta Cuantos alumnos por curso.
  3. Selecciona la opción Vista Diseño en el menú contextual para pasar a la vista diseño.
  4. Despliega la pestaña Archivo y selecciona la opción Guardar objeto como.
  5. Pónle a la nueva consulta el nombre Cuantos de Valencia y vuelve a la pestaña Diseño.
  6. Haz doble clic sobre el campo Poblacion de la tabla Alumnado. Necesitamos este campo para seleccionar los alumnos.
  7. En la columna de la rejilla (la de Poblacion) cambia el valor agrupar por de la fila Total: por el valor Donde. De esta forma indicamos que la condición que se incluye en la fila Criterios: afecta a las filas del origen de datos, se seleccionarán los registros antes de calcular nada.
  8. En la fila Criterios: de esa misma columna escribe Valencia. Para formar la condición Poblacion = 'Valencia'.
  9. Haz clic en el botón Ejecutar .
  10. Haz clic en el botón Guardar .
  11. Cierra la consulta.

Ejercicio 4.

Vamos a crear una consulta para saber el número de alumnos matriculados en cada curso, queremos que aparezca el título del curso y el número de alumnos, pero sólo tienen que aparecer los cursos que tengan más de 2 alumnos.

Ahora la condición de selección afecta a las filas del resultado, se basa en las filas del resultado por lo que no utilizaremos la opción Donde.

  1. Posiciónate en el Panel de Navegación.
  2. Haz clic derecho sobre la consulta Cuantos alumnos por curso.
  3. Selecciona la opción Vista Diseño en el menú contextual para pasar a la vista diseño.
  4. Despliega la pestaña Archivo y selecciona la opción Guardar objeto como y vuelve a la pestaña Diseño.
  5. Pónle a la nueva consulta el nombre Cursos con mas de 2 alumnos.
  6. En la fila Criterios: de la columna que saca el nº de alumnos escribe >2. Para formar la condición Cuenta(Codigo Alumnado) > 2.
  7. Haz clic en el botón Ejecutar .
  8. Haz clic en el botón Guardar .
  9. Cierra la base de datos.

Nota: Se puede mejorar la consulta ya que no hace falta que la combinación de las dos tablas obtenga los cursos que no tienen alumnos (no cumplirían la condición). Solo tienes que hacer doble clic sobre la línea que une las dos tablas y volver a dejar la primera opción en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.


Octubre-2010

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