Unidad 12. Los informes (VI)


12.7. Agrupar y ordenar

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Cuando ya hemos visto con el asistente, en un informe se pueden definir niveles de agrupamiento lo que permite agrupar los registros del informe y sacar por cada grupo una cabecera especial o una línea de totales. También podemos definir una determinada ordenación para los registros que aparecerán en el informe.

Para definir la ordenación de los registros, crear un nuevo nivel de agrupamiento o modificar los niveles que ya tenemos definidos en un informe que ya tenemos definido:

Abrir el informe en Vista Diseño.

En la pestaña Diseño > grupo Agrupación y totales > pulsar Agrupar y ordenar Botón Agrupar y ordenar.

Se abrirá un panel en la zona inferior, bajo el informe, llamado Agrupación, orden y total:

Panel Agrupación, orden y total

Puedes añadir un grupo de ordenación haciendo clic en Agregar un grupo. Del mismo modo, haciendo clic en Agregar un orden establaceremos un orden dentro de ese grupo.

Utiliza las flechas desplegables para seleccionar diferentes modos de ordenación dentro de un grupo.

Puedes hacer clic en el vínculo Más para ver más opciones de ordenación y agrupación.

Con las flechas Flechas puedes mover las agrupaciones arriba y abajo.

Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio Crear informes con grupos.

12.8. Imprimir un informe

Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos puntos dentro de Access.

Imprimir directamente

  1. Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir en el Panel de Navegación para seleccionarlo.
  2. Despliega la pestaña Archivo y pulsa Imprimir. A la derecha aparecerán más opciones, escoger Impresión Rápida.

Si es la primera vez que imprimes el informe, no es conveniente que utilices esta opción. Sería recomendable ejecutar las opciones Imprimir y Vista preliminar, para asegurarnos de que el aspecto del informe es el esperado y que se va a imprimir por la impresora y con la configuración adecuadas.

 

Abrir el cuadro de diálogo Imprimir

  1. Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo.
  2. Despliega la pestaña Archivo y pulsa Imprimir. A la derecha aparecerán más opciones, escoger Imprimir.
  3. Se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir en el que podrás cambiar algunos parámetros de impresión como te explicaremos a continuación:

Cuadro de diálogo Imprimir

Si tenemos varias impresoras conectadas al ordenador, suele ocurrir cuando están instaladas en red, desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos elegir la impresora a la que queremos enviar la impresión.

En el recuadro Intervalo de impresión, podemos especificar si queremos imprimir Todo el informe o bien sólo algunas páginas.

  • Si queremos imprimir unas páginas, en el recuadro desde especificar la página inicial del intervalo a imprimir y en el recuadro hasta especificar la página final.
  • Si tenemos registros seleccionados cuando abrimos el cuadro de diálogo, podremos activar la opción Registros seleccionados para imprimir únicamente esos registros.

En el recuadro Copias, podemos especificar el número de copias a imprimir. Si la opción Intercalar no está activada, imprime una copia entera y después otra copia, mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada página juntas.

La opción Imprimir a archivo permite enviar el resultado de la impresión a un archivo del disco en vez de mandarlo a la impresora.

Con el botón Propiedades accedemos a la ventana Propiedades de la impresora, esta ventana cambiará según el modelo de nuestra impresora pero nos permite definir el tipo de impresión por ejemplo en negro o en color, en alta calidad o en borrador, el tipo de papel que utilizamos, etc.

Con el botón Configurar... podemos configurar la página, cambiar los márgenes, impresión a varias columnas, etc.

Por último pulsamos el botón Aceptar y se inicia la impresión. Si cerramos la ventana sin aceptar o pulsamos Cancelar no se imprime nada.

 

Abrir el informe en Vista preliminar

Para comprobar que la impresión va a salir bien es conveniente abrir una vista preliminar del informe en pantalla para luego si nos parece bien ordenar la impresión definitiva. Hay varias formas de abrir la Vista Preliminar:

Con el objeto Informe seleccionado, desplegar la pestaña Archivo, pulsar Imprimir y seleccionar Vista previa.

También puedes hacer clic derecho sobre el Informe en el Panel de Navegación y seleccionar la opción Vista preliminar en el menú contextual.

O, si ya lo tienes abierto, pulsar Ver > Vista preliminar en el grupo Vistas de la pestaña Diseño o Inicio.


Octubre-2010
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