Unidad 12. Los informes (VII)


12.9. La ventana Vista preliminar

Ejemplo del resultado del informe en Vista preliminar

En esta ventana vemos el informe tal como saldrá en la impresora. Observa cómo se distingue la agrupación por código de curso.

Para pasar por las distintas páginas tenemos en la parte inferior izquierda una barra de desplazamiento por los registros con los botones que ya conocemos para ir a la primera página, a la página anterior, a una página concreta, a la página siguiente o a la última página.

En la parte superior tenemos una nueva y única pestaña, la pestaña Vista preliminar, con iconos que nos ayudarán a ejecutar algunas acciones:

Pestaña Vista Previa

Es posible que veas los botones de forma distinta, ya que cambian de tamaño dependiendo del tamaño de que disponga la ventana de Access.

  • Los botones del grupo Zoom permiten, tanto aproximar y alejar el informe, como elegir cuántas páginas quieres ver a la vez: Una página, Dos páginas Botón Dos páginas, una junta a la otra; o Más páginas Botón Más páginas, pudiendo elegir entre las opciones 4, 8 o 12. Cuantas más páginas visualices, más pequeñas se verán, pero te ayudará a hacerte una idea del resultado final.
  • El grupo Diseño de página permite cambiar la orientación del papel para la impresión y acceder a la configuración de la página.
  • Las opciones de Datos las veremos más adelante. Permiten la exportación de datos a otros formatos como Excel, PDF o XPS.

Ya sólo nos queda elegir si queremos Imprimir o si queremos Cerrar la vista preliminar para continuar editando el informe.

Recuerda que la Vista preliminar es muy importante. No debes comprobar únicamente la primera página, sino también las siguientes. Esto cobra especial importancia en caso de que nuestro informe sea demasiado ancho, ya que el resultado podría ser similar al que se muestra en la imagen:

Vista previa con informe que no cabe en una hoja

Si un registro es demasiado ancho, nuestro informe requerirá el doble de folios y será menos legible.

En esos casos, deberemos valorar si es necesario utilizar una orientación Horizontal de la hoja o si es más conveniente estrechar la superfície del informe o sus controles.

Cuando, como en la imagen, nuestros registros realmente no ocupen mucho y lo que se vaya de madre sea uno de los controles que introduce Access automáticamente (como el contador de páginas), lo más sencillo es mover o reducir el control. También será conveniente estrechar controles cuando veamos que realmente se les ha asignado un espacio que no utilizarán nunca (por ejemplo si el código de cliente está limitado a 5 caracteres y se le dedica un espacio en que caben 30).

Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio Imprimir informes.

• Ejercicio propuesto de la Unidad 12 • Prueba evaluativa de la Unidad 12

Octubre-2010
Pág. 12.7

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Curso de Access 2013
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