Unidad 13. Los controles de formulario e informe (V)


13.8. Datos adjuntos y Marcos de objetos

Al igual que Access permite incluir imágenes en sus formularios o informes, también permite la visualización e inclusión de documentos que se han generado en otros programas (como archivos de Excel, Word, PowerPoint, PDF's, etc.).

Existen dos formas de incluirlos:

1. Independiente a los datos de los registros, para incluir objetos de caracter general, como un documento de ayuda sobre cómo utilizar el formulario o informe. Para ello se utiliza el Marco de objeto independiente.

Ventana Crear nuevo

Aquí se nos presentan dos opciones. Podemos crear un archivo nuevo (en blanco) y modificarlo desde cero, o seleccionar la opción Crear desde archivo y se nos dará la opción de seleccionar un archivo ya existente. En cualquier caso desde el listado podremos elegir el tipo de objeto que queremos insertar, de los que Access admite.

Mostrar como iconoSi activamos la casilla Mostrar como icono, el objeto se mostrará como el icono de la aplicación que lo abre, por ejemplo si el objeto es un archivo de Word, se mostrará con el icono del programa Microsoft Word. Aunque siempre podremos pulsar Cambiar icono... si queremos asignarle una imagen distinta a la que se muestra por defecto.

Si dejamos la casilla desmarcada, el objeto se mostrará con una pequeña previsualización que podremos tratar como hacemos con el control Imagen.

2. Dependiente a los datos de los registros, para incluir documentos que están vinculados a un registro en concreto, como el currículum de un determinado candidato a empleado, la foto de un cliente o de un producto, etc. Para ello se puede utilizar el control Datos adjuntos o bien el Marco de objeto dependiente. Vamos a ver las características de ambos.

Característica Datos adjuntos Marco de objeto dependiente
Versiones Access que lo soportan Desde 2007, en bases .accdb Todas, incluidas las bases .mdb
El campo de origen debe ser de tipo... Datos adjuntos Objeto OLE

El control más adecuado es Datos adjuntos, porque el tipo de datos datos adjuntos es más flexible (permite introducir y gestionar varios adjuntos en el mismo campo) y está más optimizado (los objetos OLE están obsoletos porque funcionan de forma poco eficaz).

Datos adjuntos en registro

Entonces, ¿cuándo deberíamos utilizar un Marco de objeto dependiente? Principalmente cuando utilicemos una base que haya sido creada con versiones anteriores, utilizando el tipo de datos objeto OLE en los campos de sus tablas.

La principal propiedad de ambos (datos adjuntos y marco dependiente) es el Origen del control, en que se especifica en qué campo de qué tabla se encuentran los objetos.

 

Por lo demás, el marco dependiente comparte la mayoría de propiedades con el marco independiente. Veamos cuáles son:

Tipo de presentación: Escoge entre Contenido para previsualizar parte del archivo, o Icono para que se muestre el icono de la aplicación encargada de abrir el archivo.

Activación automática: Aquí podremos seleccionar el modo en el que queremos que se abra el archivo contenido en el marco. Podemos elegir entre Doble clic, Manual y Recibir enfoque.

Normalmente las dos últimas opciones requerirán de un trabajo de programación adicional, pero al encontrarse fuera del ámbito de este curso pasaremos a ver directamente la primera opción.

Si seleccionamos la opción Doble clic podremos abrir el archivo haciendo doble clic sobre el control o, con este seleccionado, pulsando la combinación de teclas CTRL+ENTER.

Activado: Selecciona o No. Esta propiedad permite que el control pueda abrirse o no.

Bloqueado: Si cambiamos esta propiedad a , el objeto se abrirá en modo de sólo lectura. Podrá ser modificado, pero sus cambios no serán guardados.

Esta función es muy útil para mostrar información que sólo queremos que sea leída. Nosotros como administradores de la base de datos tendremos la posibilidad de acceder al objeto y actualizarlo a nuestro gusto.

Por último la propiedad Tipo OLE nos indica si el archivo está siendo tratado como un archivo vinculado o incrustado. Esta propiedad es de sólo lectura y se nos muestra a título informativo, no podremos modificarla.

En un principio los archivos insertados mediante un Marco se incrustan directamente en la base de datos para mayor comodidad. Sólo existe un modo de que, al insertar el objeto, éste quede vinculado y es insertando un archivo ya existente y activando la casilla Vincular.

Ventana para crear desde archivo, permite elegir la ruta del archivo en el disco


Octubre-2010
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