Unidad 14. Las macros (II)


14.3. Ejecutar una macro

Aunque aún no hayamos aprendido mucho sobre ellas, es imporante que tengamos claro para qué sirven exactamente las macros y cuándo se ejecutan.

Desde luego, siempre podemos abrir el diseño de la macro y pulsar el botón Ejecutar Botón Ejecutar en la cinta de opciones, para ejecutarla de forma manual. También podríamos hacer doble clic sobre ella en el Panel de navegación. Pero estas no son las prácticas más utilizadas.

La mayoría de veces, las macros serán acciones que se ejecutan por detrás, sin la plena consciencia del usuario de la base de datos. El usuario que se encarga de actualizar el inventario o dar de alta pacientes no tiene por qué saber cómo se llaman las tablas y qué acciones concretas ejecuta cada macro. Normalmente, el usuario en realidad trabaja con formularios amigables, con botones y otros controles, que utiliza de forma intuitiva.

Somos nososotros, quienes creamos la base de datos, los encargados de asignar a cada control la macro conveniente. Por lo tanto, lo que debemos hacer es asignar una macro que programe qué acción se ejecutará al interactuar con un determinado control u objeto. Y para ello trabajaremos con sus Eventos.

Un evento es una acción que el usuario realiza, normalmente de forma activa. Por ejemplo hacer clic o doble clic sobre un botón, cambiar de un registro a otro en un formulario, modificar un determinado campo de un registro, cerrar la base de datos, etc.

Deberemos reflexionar sobre en qué momento nos interesa que se ejecute la macro, para aprender a elegir qué evento y qué control la desencadenarán.

Para asociar la macro a un control:

En la vista diseño de formulario, seleccionamos un control o el propio formulario. Hoja de propiedades - Eventos

Luego abrimos la Hoja de propiedades, si no está ya abierta, y nos situamos en la pestaña Eventos.

Entre los posibles eventos, elegimos el que nos conviene que ejecute la macro. Al hacer clic en él aparecerán dos botones:

  • El primero nos permitirá desplegar la lista de macros que tengamos en la base de datos. Ahí es donde deberemos indicar qué macro ejecutar.
  • El segundo botón nos permite elegir el tipo de generador entre los generadores de macros, expresiones y código. No vamos a entrar en detalle en él.

En el ejemplo de la imagen hemos asignado al evento Al hacer clic en un Botón de comando una macro que se encarga de mostrar la nómina del empleado actual. De forma que si el usuario está viendo los registros de empleados en un formulario y pulsa el botón, se abrirá una ventana con el formulario que contiene los datos de su última nómina.

14.4. Acciones más utilizadas

En este apartado veremos las acciones más utilizadas en las Macros. Siempre puedes recurrir a la ayuda de Access para obtener información sobre acciones que aquí no tratemos. Puedes ver la descripción de sus argumentos de acción haciendo clic en Avanzado.

* Algunas de estas acciones no se muestran si no está pulsado el icono Mostrar todas las acciones, en la pestaña Diseño.

Acción Descripción Argumentos
AbrirConsulta Esta acción abre una consulta escogida entre las existentes en la base de datos. Avanzado
AbrirFormulario Del mismo modo que la acción anterior, abre un formulario. Avanzado
AbrirInforme Igual que las acciones anteriores, permite abrir un informe. Avanzado
AbrirTabla Esta acción permite abrir una tabla. Avanzado
BuscarRegistro Utilizaremos esta acción para buscar registros. Esta acción busca el primer registro que cumpla los criterios especificados. Puedes utilizar esta acción para avanzar en las búsquedas que realices. Avanzado
BuscarRegistroSiguiente Se posiciona en el siguiente registro que cumpla con los criterios indicados en la acción BuscarRegistro anterior. No tiene argumentos.
CancelarEvento Esta acción cancela el evento que produjo la ejecución de la macro. No tiene argumentos.
CerrarVentana Con esta acción podrás cerrar cualquier ventana que se encuentre abierta. Avanzado
CuadroDeMensaje Con las Macros incluso podremos mostrar mensajes para interactuar con el usuario. Avanzado
DetenerMacro Introduce esta acción en una Macro para detener su ejecución. No tiene argumentos. Verás su utilidad más adelante.
DetenerTodasMacros Esta acción detendrá todas las Macros que se estén ejecutando en ese momento. No tiene argumentos.
*Eco Esta acción es muy útil para ocultar al usuario las operaciones que se están realizando con una Macro. Permite la activación o desactivación de la visualización de las acciones en pantalla. Avanzado
EjecutarComandoDeMenú Utiliza esta acción para lanzar comandos que puedas encontrar en cualquier barra de herramientas. Avanzado
*EstablecerValor Una acción muy útil que te permitirá modificar los valores de los campos. Avanzado
IrARegistro Te permitirá saltar a un registro en particular dentro de un objeto. Avanzado
MaximizarVentana Esta acción maximiza la ventana activa para que ocupe todo el espacio de la ventana de Access.
MinimizarVentana Al contrario que la anterior, esta acción minimiza la ventana activa convirtiéndola en una barra de título en la parte inferior de la ventana de Access.
SalirDeAccess Esta acción hace que Access se cierre. Avanzado

Si quieres practicar las acciones que hemos visto puedes realizar el Ejercicio Crear una macro .

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