Unidad 16. Herramientas de Access (III)


16.4. El Documentador

Cuando tenemos una base de datos amplia, con muchas objetos de todo tipo, cuando trabajan varias personas en el mantenimiento a nivel de diseño de la base de datos, puede ser útil tener documentada toda la información referente a las características de cada objeto de la base de datos, esta documentación la podríamos realizar a mano, y sería una tarea larga y tediosa, pero Access nos proporciona una herramienta que automatiza ese proceso de documentación.

Nosotros le indicaremos qué objetos y cuáles de sus características queremos documentar y Access obtendrá toda la información en un formato que luego podremos imprimir y archivar.

Accede a esta herramienta desde la pestaña Herramientas de base de datos, y haz clic en la opción Documentador de base de datos.

Botón Documentador

Se abrirá el cuadro de diálogo Documentador:

Cuadro de diálogo Documentador

Esta opción, igual que en la anterior nos dará a elegir entre todos los objetos de la base de datos (Todo tipo de objetos) o por tipos de objetos.

Cada tipo de objetos tiene sus propias características y a través del botón Opciones... podremos indicarle qué características queremos que nos documente.

Si quieres saber más sobre las características que se pueden indicar en cada pestaña haz clic aquí Avanzado.

 

Una vez hayamos seleccionado los objetos y sus características, hacemos clic en el botón Aceptar, Access nos devolverá el informe solicitado en vista previa.

bola Si quieres practicar esta herramienta realiza el Ejercicio El Documentador.

16.5. Compactar y Reparar

Una herramienta muy útil que Access nos ofrece y que podremos utilizar es la de Compactar y Reparar.

Opción Archivo > Información > Compactar y reparar base de datos

Como puedes ver en la imagen para utilizarla deberás acceder a la pestaña Archivo, seleccionar la opción Información y hacer clic sobre Compactar y reparar base de datos.

Utilizaremos esta herramienta para revisar nuestra base de datos. Al trabajar, insertar, modificar y eliminar objetos y datos, el archivo de base de datos (el .accdb) se va haciendo cada vez más voluminoso y trabajar con la base de datos puede hacerse más lento y pesado con el tiempo.

El aumento del tamaño no es debido sólo al aumento de la información sino también a que se va generando espacio utilizado en algún momento pero que ya no sirve y sigue ocupando espacio en el archivo, este espacio es un espacio innecesario que se puede recuperar al compactar la base de datos.

La reparación le permite a Access reorganizar mejor la información a nivel interno lo que hará que la base de datos funcione mejor.

Esta herramienta recuerda un poco al Defragmentador de Windows, reorganizando el archivo y compactándolo para eliminar huecos y que funcione mejor.

La compactación también restablecerá el orden de los campos de autonumeración del final de la tabla .

Por ejemplo, imagina que tienes un campo de autonumeración que contiene registros del 1 al 10. Ahora borramos los registros 9 y 10, el siguiente registro que creasemos tomaría el valor 11 porque a pesar de haber eliminado los registros 9 y 10 Access tiene registrado que el 10 ha sido utilizado y entonces el siguiente tiene que ser el 11.

Compactando la base de datos, Access restablecerá el número del último registro al real, es decir a 8, y por lo tanto el siguiente registro que introduzcas tomará el valor 9, pues es el siguiente libre después del último registro.

Esta renumeración no afectará a los huecos generados entre dos registros existentes, es decir que si borramos el registro 4, seguirá habiendo un hueco entre el 3 y el 5.

Todos estos cambios no afectarán al funcionamiento de la base de datos, sino que, al contrario, hará que funcione mucho mejor.

La herramienta Compactar y reparar también se encarga de detectar si un archivo de Access ha sufrido algún tipo de daño e intentará repararlo.

Ejecuta esta herramienta cuando tu base de datos actúe de forma imprevisible o dejen de funcionar algunas acciones. O bien, configura la base para que se compacte cada vez que se cierre desde Archivo > Opciones > Base de dactos actual, activando la casilla Compactar al cerrar.


Octubre-2010
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