Unidad 17. Importar y exportar datos (III)


17.3. Exportar a Word y Excel

También, desde la sección Exportar, podremos exportar el contenido de nuestras tablas, informes o formularios a aplicaciones del mismo paquete como Word o Excel.

Pestaña Datos externos > grupo Exportar > Excel, y más desplegado con la opción Word

Word copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una tabla dentro de un archivo tipo RTF.

Excel copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una hoja de Excel dentro de un archivo tipo XLSX o de otros tipos que podremos elegir.

Si sabes utilizar el comando Combinar correspondencia de Word, podrás seleccionar la opción Combinar con Word y así crear desde Access un archivo combinado para crear cartas personalizadas o enviar emails personalizados a todos los clientes que tengas en tu tabla de base de datos.

17.4. Obtener datos por vinculación

Una tabla vinculada es aquella que se encuentra en otra base de datos diferente pero que actua como si estuviera en nuestra base de datos. Access permite que la incluyamos en nuestra base de datos estableciendo una conexión para poder ver y editar sus datos aunque ésta se encuentre en un archivo diferente.

Trabajaremos con las tablas vinculadas de la misma forma que si fuesen tablas normales, con una restricción, no podremos cambiar su estructura (su diseño).

Cuando vinculas una tabla no se copia a tu base de datos, sino que simplemente se crea una conexión con la base de datos que la contiene, pero sin copiar los datos en la tuya. Este proceso es completamente transparente para ti, y si vinculas una tabla contenida en otra base de datos podrás trabajar con ella del mismo modo que si lo estuviese en la tuya. Cualquier cambio que hagas en sus datos quedarán reflejados en la base de datos origen, y cualquier cambio que efectuen en la base de datos origen, quedará reflejado en tu base de datos. Mientras que si importas una tabla, estarás copiando los datos actuales a tu base de datos pero no quedará ninguna conexión entre tu tabla y la del origen de la importación.

 

Para importar una tabla vinculada se utiliza el mismo botón que para importarla. En la pestaña Datos externos, hacer clic en el botón Access del grupo Importar y vincular. La diferencia es que en el asistente deberemos seleccionar la opción Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada.

Ventana Obtener datos externos: Opción vincular activa

Busca la base de datos que contiene la tabla que quieres vincular y una vez seleccionada pulsa Aceptar para ver el siguiente cuadro:

Cuadro de diálogo Vincular tablas

Selecciona las tablas que quieras vincular y pulsa el botón Aceptar. La tabla se añadirá automáticamente a tu base de datos.

Las tablas vinculadas se visualizarán con este símbolo Tabla Clientes vinculadaen la ventana Base de datos.

Si quieres entender mejor este proceso realiza el Ejercicio Vincular tablas.

Nota: Las tablas vinculadas a veces son bastante útiles para mantener la parte de datos separada de los formularios e informes. Incluso de esta forma varias personas a la vez pueden trabajar con la misma base de datos desde ordenadores diferentes.

Imagina el siguiente supuesto: tengo una base de datos en la que almaceno toda la información en forma de tablas. En dos ordenadores distintos puedo tener un archivo de Access con formularios e informes que accedan a esa base de datos y trabajen modificando y recabando información.

Es útil ¿verdad?


Octubre-2010
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