Unidad 1. Elementos básicos de ACCESS2000.

Vamos a ver cuales son los elementos básicos de Access2000, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabemos cómo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposición de empezar a crear bases de datos en el siguiente tema.

Arrancar Access2000.

Veamos las dos formas básicas de arrancar Access2000.

1) Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Access, hacer clic sobre él, y se arrancará el programa.

2) Desde el icono de Access2000 del escritorio.

Puedes arrancar Access2000 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Cuando realices los ejercicios también puedes compaginar dos sesiones de la forma que te explicamos aquí.

Para cerrar Access2000, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

1) Hacer clic en el botón cerrar  

2) Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.

3) Hacer clic sobre el menú Archivo y elegir la opción Salir.

La pantalla inicial.

Al arrancar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

A diferencia de otros programas Access dispone de una ventana inicial que nos permitirá empezar a trabajar utilizando una base de datos ya existente o creando una nueva, pero nosotros de momento vamos a hacer clic sobre el botón Cancelar, para empezar desde cero.

Las barras.

La barra de título contiene el nombre del programa. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

La barra de menús contiene las operaciones de Access, agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Access. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las cosas más habituales se realizan más rápidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos a continuación.

En Access2000 la barra de menús tiene un nuevo comportamiento "inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando. Si deseas información sobre los menús desplegables, haz clic aquí .

Los menús desplegables de la barra de menús contienen tres tipos básicos de elementos:

a) Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre de comando, o no aparece nada o bien aparece la combinación de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el menú Archivo, el comando Cerrar.  

b) Otro menú desplegable. Al situarse sobre éste, se abre un nuevo menú a su lado con más opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. Por ejemplo, en el menú Archivo, Obtener datos externos.

c) Comando con ventana. Al hacer clic, aparece una ventana que nos pedirá que rellenemos algunos campos y que tendrá botones para aceptar o cancelar la acción. Se distinguen porque el nombre acaba en puntos suspensivos. Por ejemplo, en el menú Archivo, Abrir...  

Los diferentes menús de la barra de menús se pueden activar desde el teclado pulsando Alt + letra subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt + a para desplegar el menú Archivo.

La barra de herramientas contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, etc.

Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento. Se reconocen porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color más claro.

Existen más barras de herramientas pero éstas sólo son accesibles en algunos casos determinados que iremos viendo a lo largo del curso.

La barra de tareas de Windows contiene el botón Inicio, iconos para arrancar algunos programas, como Internet Explorer, etc. . Esta barra no pertenece a Access2000, sino a Windows como su propio nombre indica.