Conceptos básicos de Access.

En caso de no tener claro algunos conceptos de Access como puede ser base de datos, tabla, consulta, informe,... repásalos aquí .

Crear una base de datos.

Para crear una base de datos, seguir los siguientes pasos:

1 Ir al menú Archivo.

2 Elegir la opción Nueva base de datos...

O bien hacer clic sobre el botón Nuevo de la barra de herramientas.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

3 Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo donde tendremos que asignarle nombre a nuestra base de datos.

4 En el recuadro Guardar en hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a grabar nuestro trabajo.

Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada.

Si quieres saber para qué sirven los iconos que aparecen a la derecha del cuadro Guardar en, consulta al siguiente punto Opciones del cuadro de diálogo.

5 Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.

6 En el recuadro Nombre de archivo, escribir el nombre que queremos ponerle a nuestro archivo.

7 Hacer clic sobre el botón Crear.

Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access2000 asignará la extensión .MDB, y aparecerá la ventana correspondiente a la base de datos:

Si observas la ventana de la base de datos, en la parte de la izquierda aparecen los diferentes objetos de una base de datos y en la parte de la derecha, dependiendo del objeto seleccionado a la izquierda, Access nos permitirá crear o modificarlos.

En nuestro caso el objeto seleccionado es la Tabla, principal elemento de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas.

Opciones del cuadro de diálogo.

Cuando se abre el cuadro de diálogo aparecen varios botones en la parte superior. A continuación te los explicamos:

 Este botón sólo estará disponible en caso de haber cambiado de carpeta, y nos permitirá volver atrás, es decir, la carpeta abierta anteriormente.

 Nos permite ir al nivel anterior. Por ejemplo si estamos en la carpeta Mis documentos, como ésta se encuentra en el disco duro C:, irá directamente a éste.

Permite borrar el archivo seleccionado de la lista.

 Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta. A continuación habrá que especificarle un nombre.

Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha, elegiremos entre:

Lista: para ver únicamente los nombres de los archivos.

Detalles: para ver además del nombre, el tamaño, el tipo y la fecha de modificación.

Propiedades: para que aparezca una serie de propiedades del archivo en la parte derecha del recuadro, dependiendo del archivo seleccionado.

Vista previa: para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista del archivo seleccionado.

Organizar iconos: Nos permite ordenar la lista de archivos por nombre, tamaño, tipo o fecha.

Además, en la parte izquierda, aparecen las carpetas más usadas, como Historial, Favoritos, Mis documentos,... para acceder de forma más rápida a ellas.

Si quieres seguir con la unidad, pasa a la página siguiente...