Unidad 12. Los informes (V).

Imprimir un informe.

Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos puntos dentro de Access.

Imprimir directamente

Si nos encontramos en la ventana Base de datos:

Seleccionar la ficha del objeto Informes.

Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo.

Hacemos clic sobre el botón de la barra de herramientas, el informe será enviado directamente a la impresora. En este caso se imprimen todas las páginas del documento, con las opciones definidas en ese momento.

Antes de mandar la primera impresión del documento, es conveniente comprobar las opciones definidas en ese momento, para ello tenemos que abrir el cuadro de diálogo Imprimir.

Abrir el cuadro de diálogo Imprimir

Si nos encontramos en la ventana Base de datos:

Seleccionar la ficha del objeto Informes.

Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo.

Si desplegamos el menú Archivo y elegimos la opción Imprimir... se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir en el que podrás cambiar algunos parámetros de impresión como te explicaremos a continuación:

Si tenemos varias impresoras conectadas al ordenador, suele ocurrir cuando están instaladas en red, desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos elegir la impresora a la que queremos enviar la impresión.

En el recuadro Intervalo de impresión, podemos especificar si queremos imprimir Todo el informe o bien sólo algunas páginas.

Si queremos imprimir unas páginas, en el recuadro desde especificar la página inicial del intervalo a imprimir y en el recuadro hasta especificar la página final.

Si tenemos registros seleccionados cuando abrimos el cuadro de diálogo, podremos activar la opción Registros seleccionados para imprimir unicamente esos registros.

En el recuadro Copias, podemos especificar el número de copias a imprimir. Si la opción Intercalar no está activada, imprime una copia entera y después otra copia, mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada página juntas.

La opción Imprimir en archivo permite enviar el resultado de la impresión a un archivo del disco en vez de mandarlo a la impresora.

Con el botón Propiedades accedemos a la ventana de propiedades de la impresora, esta ventana cambiará según el modelo de nuestra impresora pero nos permite definir el tipo de impresión por ejemplo en negro o en color, en alta calidad o en borrador, el tipo de papel que utilizamos, etc...

Con el botón Configurar... podemos configurar la página, cambiar los márgenes, impresión a varias columnas, etc...

Por último pulsamos el botón Aceptar y se inicia la impresión. Si cerramos la ventana sin aceptar no se imprime nada.

Abrir el informe en vista previa

Para comprobar que la impresión va a salir bien es conveniente abrir una vista previa del informe en pantalla para luego si nos parece bien mandar la impresión definitiva. Para abrir la vista previa desde la ventana Base de datos tenemos que seguir los siguientes pasos:

Con el objeto Informes seleccionado, hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir, para seleccionarlo.

A continuación hacemos clic sobre el botón se abrirá la vista previa del informe.

La ventana Vista previa

En esta ventana vemos el informe tal como saldrá en la impresora.

Para pasar por las distintas páginas tenemos en la parte inferior izquierda una barra de desplazamiento por los registros con los botones que ya conocemos para ir a la primera página, a la página anterior, a una página concreta, a la página siguiente o a la última página.

En la parte superior tenemos una barra de herramientas (la barra Vista preliminar) con iconos que ya nos son familiares:

para pasar a la vista diseño, para enviar el informe a la impresora, para pasar a la ventana Base de datos, para crear un nuevo objeto y para acceder a la ayuda.

Además tenemos nuevos botones:

la lupa permite acercarnos o alejarnos del informe,

permite visualizar una página entera en pantalla,

reduce el tamaño del informe para poder ver dos páginas en una sóla pantalla,

permite visualizar hasta seis páginas en la misma pantalla,

ajustar ajusta el tamaño para que se vea una página entera en pantalla, si desplegamos el cuadro podremos elegir un porcentaje de zoom para ver la página de más o menos cerca, hace la misma función que la lupa pero permite más tamaños.

abre la ventana Configurar página donde podemos cambiar los márgenes, la orientación del papel, etc...

envia el informe a un documento Word, desplegando el cuadro podemos elegir también enviarlo a una hoja de cálculo Excel por ejemplo.

cierra la vista preliminar sin enviar el informe a impresora.

Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso impresión de informes.

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