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Unidad 16. Herramientas de Access (III)


Compactar y Reparar

 

Una herramienta muy útil que Access nos ofrece y que podremos utilizar es la de Compactar y Reparar.

Como puedes ver en la imagen para utilizarla deberás acceder al menú Herramientas, seleccionar la opción Utilidades de la base de datos y hacer clic sobre Compactar y reparar base de datos....

 

Utilizaremos esta herramienta para revisar nuestra base de datos. Al trabajar, insertar, modificar y eliminar objetos y datos, el archivo de base de datos (el .mdb) se va haciendo cada vez más voluminoso y trabajar con la base de datos puede hacerse más lento y pesado con el tiempo.

El aumento del tamaño no es debido sólo al aumento de la información sino también a que se va generando espacio utilizado en algún momento pero que ya no sirve y sigue ocupando espacio en el archivo, este espacio es un espacio innecesario que se puede recuperar al compactar la base de datos.

La reparación le permite a Access reorganizar mejor la información a nivel interno lo que hará que la base de datos funcione mejor.

Esta herramienta recuerda un poco al Defragmentador de Windows, reorganizando el archivo y compactándolo para eliminar huecos y que funcione mejor.

La compactación también restablecerá el orden de los campos autonuméricos del final de la tabla .

Por ejemplo, imagina que tienes un campo autonumérico que contiene registros del 1 al 10. Ahora borramos los registros 9 y 10, el siguiente registro que creasemos tomaría el valor 11 porque a pesar de haber eliminado los registros 9 y 10 Access tiene registrado que el 10 ha sido utilizado y entonces el siguiente tiene que ser el 11.

Compactando la base de datos, Access restablecerá el número del último registro al real, es decir a 8, y por lo tanto el siguiente registro que introduzcas tomará el valor 9, pues es el siguiente libre después del último registro.

Esta renumeración no afectará a los huecos generados entre dos registros existentes, es decir que si borramos el registro 4, seguirá habiendo un hueco entre el 3 y el 5.

Todos estos cambios no afectarán al funcionamiento de la base de datos, sino que, al contrario, hará que funcione mucho mejor.

La herramienta Compactar y reparar también se encarga de detectar si un archivo de Access ha sufrido algún tipo de daño e intentará repararlo.

Ejecuta esta herramienta cuando tu base de datos actúe de forma imprevisible o dejen de funcionar algunas acciones.

 

Otras Herramientas

 

Copia de Seguridad

Las copias de seguridad son algo imprescindible cuando almacenas información de importancia que quieres mantener.

Cuando se trata de una empresa, es facil comprender el desastre que sería perder toda la información almacenada en la base de datos, pero también a nivel particular cuando tenemos una base de datos es porque queremos guardar una gran cantidad de información que nos importa y podemos pensar en cuánto supondría volver a introducirla toda!

Si realizas copias de seguridad a menudo te asegurarás de que si en algún momento sufres una pérdida de información (bien porque se estropee el equipo en el que se trabaja habitualmente con la base de datos o por cualquier error por parte del usuario) tengas una copia a mano que te ayude a hacerle frente.

Recuerda también que es mejor que guardes la copia de seguridad en un disco diferente de donde se encuentra la original. Así evitarás pasar un mal trago si lo que se estropea es el disco.

 

Access también te permite crear una copia de seguridad de tu base de datos en cualquier momento para utilizarla en caso de que le ocurriese algo a la original.

Para realizar una copia de seguridad sólo tendrás que acceder al menú Herramientas, seleccionar la opción Utilidades de la base de datos y hacer clic sobre Realizar copia de segurdad de la base de datos.

Access te preguntará en qué lugar quieres crear la copia y con qué nombre.

 

 




 

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Mayo - 2006.