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Unidad 17. Importar y Exportar datos (II)


Exportar Datos

 

En el apartado anterior veíamos como podíamos recuperar datos de otras bases de datos o incluso de archivos con otro formato, por ejemplo de texto.

Ahora veremos el proceso contrario, enviar la información de nuestra base de datos a otra base de datos o a un archivo de otro tipo, por ejemplo de texto.

 

Para ello, sólo tienes que seleccionar la opción Exportar que encontrarás en el menú Archivo de la barra de menús.

 

Este comando te permitirá copiar tablas, informes, formularios, macros y en definitiva cualquier objeto de tu base de datos a otra. Creando una copia exacta del objeto en otro lugar.

 

Para utilizar esta opción sólo tendrás que seleccionar el objeto en la ventana Base de datos y entonces ejecutar el comando Exportar.

Se abrirá el cuadro Exportar tabla 'tabla1' a... y sólo tendrás que indicar en qué base de datos quieres copiar el objeto, a continuación Access abrir un cuadro de diálogo Exportar donde te permitirá cambiar el nombre del objeto en la otra base de datos y se encargará de exportarlo íntegramente sin ninguna otra interacción por tu parte.

Si el objeto es una tabla se te presentará un cuadro de diálogo Exportar como este:

Como puedes ver en la imagen, estamos exportando una tabla llamada Alumnado a una base de datos llamada prueba.mdb.

Podemos indicar el nombre que tendrá la tabla en la base de datos de destino y también elegir qué parte queremos exportar.

En el marco Exportar tablas podremos seleccionar Definición y datos para exportar la tabla completa (con todos los registros que contiene incluidos) o exportar únicamente su estructura seleccionando la opción Sólo definición.

 

Además este comando te permitirá exportar las tablas a otros formatos, como TXT o XML. Para ello, cuando debas indicar a qué base de datos vas a copiar la tabla, selecciona el tipo de archivo al cual irá destinada en el desplegable Guardar como tipo:

En el caso de exportar el contenido de una tabla a un archivo de texto podremos marcar la opción Con formato (a la derecha de Nombre de archivo).

Si activamos la opción Con formato podremos elegir el modo en el que se guarda la información en el archivo de texto mediante este cuadro de diálogo:

Aquí podrás seleccionar el tipo de codificación de los datos de tipo Texto de la tabla. Aunque el predeterminado sea Windows, Unicode (UTF-8) suele ser el formato que mayor compatibilidad presenta. Aunque si tu intención es seguir trabajando dentro de la plataforma Windows deja la opción predeterminada seleccionada.

 

Si no activas la opción Con formato, se abrirá el Asistente para exportación de texto, que es muy parecido al que hemos visto en el apartado anterior de importación. Podrás especificar el modo en el que se formateará el archivo de salida e incluso guardar esa especificación.

Exportar a Word y Excel

 

 

También, desde la opción Vinculos con Office del menú Herramientas, podremos exportar el contenido de nuestras tablas, informes o formularios a aplicaciones del mismo paquete como Word o Excel.

Publicar con Microsoft Office Word copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una tabla dentro de un archivo tipo DOC.

Analizar con Microsoft Office Excel copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una hoja de Excel dentro de un archivo tipo XLS.

Si sabes utilizar el comando Combinar correspondencia de Word, podrás seleccionar la opción Combinar con Microsoft Office Word y así crear desde Access un archivo combinado para por ejemplo crear cartas personalizadas o enviar emails personalizados a todos los clientes (por ejemplo) que tengas en tu tabla de base de datos.

 




 

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Mayo - 2006.