Unidad 14. Las Macros (I)




Introducción

Las Macros son un método sencillo para llevar a cabo una o varias tareas básicas como abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc...

También sirven para crear métodos abreviados de teclado y para que se ejecuten tareas automáticamente cada vez que se inicie la base de datos.

Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base de datos, se ejecutará automáticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca una macro con ese nombre, si la encuentra será el primer objeto que se ejecute antes de lanzar cualquier otro.

Esta opción es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones o lanzar procesos antes de que el usuario empiece a trabajar con la base de datos.

 

La configuración por defecto de Access, nos impedira ejecutar ciertas acciones de macro si la base de datos no se encuentra en una ubicación de confianza, para evitar acciones malintencionadas.

Para ejecutar correctamente las macros de bases de datos que consideremos fiables, podemos añadir la ubicación de está al Centro de confianza, tal como vimos en la Unidad 10 al realizar consultas de acción.

 

Crear una Macro

secuencia animada

Para definir una macro, indicaremos una acción o conjunto de acciones que automatizarán un proceso. Cuando ejecutemos una Macro, el proceso se realizará automáticamente sin necesidad, en principio, de interacción por nuestra parte.

Por ejemplo, podríamos definir una Macro que abra un formulario cuando el usuario haga clic en un botón, o una Macro que abra una consulta para subir un diez por cien el precio de nuestros productos.

Crear una Macro es relativamente fácil, sólo tienes que hacer clic el botón Macro de la pestaña Crear.

 

Se abrirá la Vista de diseño de Macro.

Esta ventana es muy parecida a la vista Diseño de tabla que ya conoces y tiene la misma dinámica pero ahora en vez de campos lo que definimos son las acciones que queremos que se ejecuten.

Como podrás observar, al principio consta de dos columnas: Acción y Comentario, aunque puede que aparezca también la columna Argumentos, que se puede mostrar y ocultar, y que explicaremos más adelante.

En la imagen puedes ver cómo en la columna Acción deberemos seleccionar una acción de entre las existentes en el cuadro desplegable.

En la columna Comentario podremos escribir una pequeña descripción opcional sobre el por qué de la acción o un comentario sobre su efecto.

Cuando selecciones una Acción en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda aparecerán sus opciones y a la derecha una descripción breve de lo que hace la acción.

 

Podemos añadir tantas acciones como queramos, simplemente deberemos colocarlas una después de otra y en el orden que queremos que se ejecuten.

Recuerda que deberás tener cuidado con el orden en el que estableces las acciones, pues es muy importante. Imagina que tienes dos acciones (entre varias) que abren y cierran un formulario. El formulario deberá estar abierto antes de ejecutar la orden de cerrar el formulario, por lo que la acción de apertura debería ir antes de la de cierre.

En todo momento podrás utilizar los botones de Insertar o Eliminar filas para insertar nuevas acciones entre dos existentes o eliminar una acción.

Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes seleccionar algunas de ellas y arrastrarlas con el ratón para colocarlas en otra posición.

 

Cuando la Macro está terminada, puede guardarse Botón Guardar, ejecutarse Botón Ejecutar y cerrarse. Más tarde podremos llamarla desde un control Botón de comando, o ejecutarla directamente desde la ventana de la base de datos haciendo clic en Ejecutar o bien haciendo doble clic directamente sobre ella.

 



Julio-2007
Pág. 14.1

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