Curso gratis Microsoft Access 2007. Unidad 17. Importar y Exportar datos

Unidad 17. Importar y Exportar datos (II)

Exportar Datos

En el apartado anterior veíamos como podíamos recuperar datos de otras bases de datos o incluso de archivos con otro formato, por ejemplo de texto.

Ahora veremos el proceso contrario, enviar la información de nuestra base de datos a otra base de datos o a un archivo de otro tipo, por ejemplo de texto.

Para ello, sólo tienes que seleccionar una de las opciones que encontrarás en la sección Exportar de la pestaña Datos Externos.

Estos comandos te permitirán copiar tablas, informes, formularios, macros y en definitiva cualquier objeto de tu base de datos a otra. Creando una copia exacta del objeto en otro lugar.

Para utilizar esta opción sólo tendrás que seleccionar el objeto y entonces ejecutar el comando Exportar.

Si haces clic en el botón Más desplegarás más formatos de exportación entre ellos Base de datos de Access que te permitirá exportar datos de una base de datos a otra rápidamente.

Se abrirá el cuadro Exportar tabla 'tabla1' a... y sólo tendrás que indicar en qué base de datos quieres copiar el objeto, a continuación Access abrir un cuadro de diálogo Exportar donde te permitirá cambiar el nombre del objeto en la otra base de datos y se encargará de exportarlo íntegramente sin ninguna otra interacción por tu parte.

Si el objeto es una tabla se te presentará un cuadro de diálogo Exportar como este:

Como puedes ver en la imagen, estamos exportando una tabla llamada Alumnado a una base de datos llamada prueba.accdb.

Podemos indicar el nombre que tendrá la tabla en la base de datos de destino y también elegir qué parte queremos exportar.

En el marco Exportar tablas podremos seleccionar Definición y datos para exportar la tabla completa (con todos los registros que contiene incluidos) o exportar únicamente su estructura seleccionando la opción Sólo definición.

Como puedes ver, también podrás exportar datos a archivos de texto o a archivos XML.

En el caso de exportar el contenido de una tabla a un archivo de texto podremos marcar la opción Exportar datos con formato y diseño.

Exportar

Si activamos esta opción podremos elegir el modo en el que se guarda la información en el archivo de texto mediante este cuadro de diálogo:

Aquí podrás seleccionar el tipo de codificación de los datos de tipo Texto de la tabla. Aunque el predeterminado sea Windows, Unicode (UTF-8) suele ser el formato que mayor compatibilidad presenta. Aunque si tu intención es seguir trabajando dentro de la plataforma Windows deja la opción predeterminada seleccionada.

Si no activas la opción Exportar datos con formato y diseño, se abrirá el Asistente para exportación de texto, que es muy parecido al que hemos visto en el apartado anterior de importación. Podrás especificar el modo en el que se formateará el archivo de salida e incluso guardar esa especificación.

Exportar a Word y Excel

También, desde la sección Exportar, podremos exportar el contenido de nuestras tablas, informes o formularios a aplicaciones del mismo paquete como Word o Excel.

Word copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una tabla dentro de un archivo tipo RTF.

Excel copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una hoja de Excel dentro de un archivo tipo XLSX o otros tipos que podremos elegir.

Si sabes utilizar el comando Combinar correspondencia de Word, podrás seleccionar la opción Combinar con Microsoft Office Word que se encuentra en el desplegable del botón Más y así crear desde Access un archivo combinado para por ejemplo crear cartas personalizadas o enviar emails personalizados a todos los clientes (por ejemplo) que tengas en tu tabla de base de datos.

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