ARTÍCULO 49. Excel avanzado. Crear una factura. (I)


Introducción

Aquí verás el primer vídeo de los tres de este artículo: Tutorial

En este artículo vamos a explicar cómo usar algunas interesantes funciones de Excel, así como otros conceptos útiles, para hacerlo más real lo aplicaremos a la creación de una factura que podrás descargarte, si lo deseas. Vamos a tratar los siguientes puntos.

- Estructura de la factura.

- Función BUSCARV.

- Función SI.ERROR.

- Función SI.

- Función SUMAR.SI.

- Función SUMAR.SI.CONJUNTO.

- Referencias absolutas y relativas.

- Formato condicional.

- Funciones lógicas Y, O.

- Plantillas.

Estructura de la factura

 

Vamos a seguir las normas para hacer una factura en España, que son básicamente: deben figurar los datos del emisor incluída la identificación fiscal CIF/NIF, datos del cliente, fecha expedición, número de factura, servicios o productos prestados, las bases sobre las que se aplica cada uno de los tres tipos de IVA (Impuesto del Valor Añadido) y el total de la factura. Si hay descuentos deben realizarse antes de aplicar el IVA. Si se ha realizado un anticipo del pago se creará un campo Total a pagar, restando el anticipo del total de la factura.

El aspecto final de la factura será el siguiente.

Factura en Excel

Normalmente, los productos se tienen codificados y residen en una hoja excel o en una base de datos, en este caso vamos a utilizar la primera solución porque es la más sencilla y además nos permite explicar determinadas funciones de Excel.

Utilizaremos la siguiente hoja "Productos" donde tenemos los tres tipos de IVA y la tabla de productos. Al teclear el código del producto en la factura, se tomarán los datos de esta tabla utilizando la función BUSCARV como vamos a ver a continuación.

Función BUSCARV

Esta función BUSCARV busca un valor en una columna de una tabla y devuelve el valor correspondiente de otra columna. Por ejemplo, en nuestro caso buscaremos un código de producto, por ejemplo, el "p002" en la columna código, y devolveremos el valor correspondiente de una columna, por ejemplo, descripción, es decir "Arandela". La notación de la función es la siguiente:

El primer argumento o parámetro es valor_buscado, en el caso de nuestra factura será la celda B8, que es donde vamos a introducir el código del producto, como se puede ver en la siguiente imagen que muestra la función BUSCARV para obtener la Descripción del producto.

El segundo argumento es la matriz_buscar, que en nuestro caso es la tabla de la hoja productos, desde la celda B8 hasta la celda E14, como hemos referenciado de forma absoluta las celdas, llevan delante el símbolo $, más adelante explicaremos por qué usamos referencias absolutas. Para nombrar la tabla se utiliza la esquina superior izquierda (B8) y la esquina inferior derecha (E14) de los datos de la tabla, como puedes ver en la imagen de la tabla productos que hemos mostrado anteriormente. Siempre se buscan los valores en la primera columna de la tabla.

El tercer argumento indicador_columnas es el número de la columna de la que vamos a recuperar el dato, en nuestro caso la columna descripción, que es la cuarta columna de la tabla, por lo tanto, escribimos un "4".

El último argumento ordenado, es opcional, si no lo especificamos tomará el valor FALSO que significa que la coincidencia ha de ser exacta entre el valor buscado y el valor encontrado, es decir que si buscamos "p002" debe existir un valor "p002" en la primera columna de la tabla, no serviría el valor "p02", este argumento también puede tomar el valor VERDADERO, si queremos que la coincidencia sea aproximada, es decir que si encuentra valores "muy parecidos" los puede dar por buenos.

Si el código de producto que introducimos no existe en la tabla de productos, Excel devolverá un mensaje de error del tipo "#N/A", lo cual no es muy claro. Podemos solucionarlo como vamos a ver en el punto siguiente.

... seguir leyendo.


Marzo-2017
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