Unidad 3. Avanzado. Más opciones al guardar libros de trabajo.

Vamos a ver con más detalle las opciones disponibles en Excel2000 a la hora de guardar un libro de trabajo, como puede ser la creación de copias de seguridad, o la protección de libros de trabajo.

Botones del cuadro de diálogo Guardar

Cuando se abre el cuadro de diálogo aparecen varios botones en la parte superior. A continuación te los explicamos:

 Este botón sólo estará disponible en caso de haber cambiado de carpeta, y nos permitirá volver atrás, es decir, la carpeta abierta anteriormente.

 Nos permite ir al nivel anterior. Por ejemplo si estamos en la carpeta Mis documentos, como ésta se encuentra en el disco duro C:, irá directamente a éste.

Permite borrar el archivo seleccionado de la lista.

 Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta. A continuación habrá que especificarle un nombre.

Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha, elegiremos entre:

Lista: para ver únicamente los nombres de los archivos.

Detalles: para ver además del nombre, el tamaño, el tipo y la fecha de modificación.

Propiedades: para que aparezca una serie de propiedades del archivo en la parte derecha del recuadro, dependiendo del archivo seleccionado.

Vista previa: para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista del archivo seleccionado.

Organizar iconos: Nos permite ordenar la lista de archivos por nombre, tamaño, tipo o fecha.

Además, en la parte izquierda, aparecen las carpetas más usadas, como Historial, Favoritos, Mis documentos,... para acceder directamente a ellas.

Crear automáticamente copias de seguridad

Podemos tener siempre una copia de los archivos por si le pasara algo al archivo original. Para ello:

1 Seleccionar el menú Archivo.

2 Elegir la opción Guardar como...

3 Hacer clic sobre la flecha de la derecha del botón .

4 Elegir la opción Opciones generales...

Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.

5 Activar la casilla Crear siempre una copia de seguridad.

6 Hacer clic sobre el botón Aceptar para cerrar el cuadro de opciones.

7 Hacer clic sobre el botón Aceptar para cerrar el cuadro de guardar como.

El archivo copia de seguridad es un duplicado que tiene el mismo nombre que el original, anteponiéndole Copia de seguridad de y con la extensión .XLK.

Si es la primera vez que se guarda el libro, no existirá copia, pero sino, al guardar un libro, la copia de seguridad será el libro antes de la última modificación.

Proteger libros de trabajo

Excel2000 nos permite proteger nuestros libros de trabajo mediante contraseñas.

Existen dos tipos de contraseñas:

Contraseña de protección: para que sólo puedan acceder al libro aquellas personas que conocen la contraseña.

Contraseña contra escritura: para que cualquiera pueda acceder al libro de trabajo, pero solamente lo puedan modificar aquellas personas que conozcan la contraseña.

Las contraseñas pueden tener como máximo 15 caracteres, distinguiendo entre mayúsculas y minúsculas.

Si deseas proteger el acceso a libros de trabajo, seguir los siguientes pasos:

1 Seleccionar el menú Archivo.

2 Elegir la opción Guardar como...

3 Hacer clic sobre la flecha de la derecha del botón .

4 Elegir la opción Opciones generales...

Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.

5 Escribir la contraseña en el recuadro Contraseña de protección 0 en el recuadro Contraseña contra escritura dependiendo del tipo de contraseña.

Al escribir la contraseña aparecerán ***** para que nadie pueda verla.

6 Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha para confirmar la contraseña.

7 Volver a escribir la contraseña en el recuadro.

8 Hacer clic sobre el botón Aceptar para salir de la confirmación.

Si no hemos escrito las dos veces la misma contraseña, Excel2000 nos pedirá volver a introducirla.

9 Hacer clic sobre el botón Guardar para cerrar el cuadro de guardar como.

El efecto de la protección al acceso de libros de trabajo, se comprueba a la hora de abrirlo.

Si hemos utilizado una contraseña de protección, aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.

Si conocemos la contraseña, escribirla en el recuadro y Aceptar.

Excel2000 recuperará el libro para poder realizar cualquier modificación sobre éste.

Si no conocemos la contraseña, Excel2000 no nos dejará abrirlo.

Si hemos utilizado una contraseña contra escritura, aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.

Si conocemos la contraseña, escribirla en el recuadro y Aceptar.

Excel2000 recuperará el libro para poder realizar cualquier modificación sobre éste.

Si no conocemos la contraseña, podremos pulsar el botón Sólo lectura en cuyo caso Excel2000 lo abrirá pero cualquier modificación se tendrá que guardar con otro nombre.

Si queremos borrar una contraseña, tenemos que abrir el libro con la contraseña para tener la posibilidad de modificarlo, y a continuación realizar los mismos pasos que a la hora de ponerla pero borrando lo que hay en el recuadro de contraseña.