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Unidad 14. Importar datos a Excel (III)




La barra Datos externos

 

Si no la tenemos abierta sólo tenemos que seleccionar del menú Ver, Barras de herramientas, Datos externos, en esta barra encontramos las opciones más útiles a la hora de trabajar con datos externos, entre otras cosas:

Volver al asistente para cambiar la definición de los datos externos, con el icono Modificar consulta .

Abrir el cuadro de diálogo Propiedades del rango de datos externos con el icono .

En este cuadro de diálogo podemos encontrar propiedades muy útiles:

En la sección Control de actualización podemos hacer que Excel actualice automáticamente los datos insertados en la hoja de cáculo cada vez que se abra el libro (marcando la casilla Actualizar al abrir archivo).

Si los datos almacenados en el fichero origen han cambiado, estos cambios quedarán reflejados en nuestra hoja de cálculo. Esto es posible porque Excel almacena en el libro de trabajo la definición de la consulta de donde son originarios los datos importados, de manera que puede ejecutarla de nuevo cuando se desee.

Si marcamos la casilla Solicitar el nombre del archivo al actualizar, cada vez que se vayan a actualizar los datos importados, Excel nos pedirá de qué fichero coger los datos, sino los cogerá directamente del archivo que indicamos cuando importamos por primera vez. Esta opción puede ser útil cuando tenemos varios archivos con datos y en cada momento queremos ver los datos almacenados en uno de esos ficheros.

En la sección Definición de consulta tenemos activada por defecto la casilla Guardar definición de consulta para que Excel guarde esta definición y pueda actualizar los datos cuando se lo pidamos, si desactivamos esta casilla y guardamos el libro, Excel no podrá volver a actualizar los datos externos porque éstos serán guardados como un rango estático de datos, digamos que se perderá el enlace con el origen de la importación.

Por último, en la sección Diseño y formato de datos podemos indicarle a Excel qué debe de hacer cuando actualiza los datos.

Volviendo a la barra Datos externos también nos permite:

Actualizar un rango de datos externos, para ello tenemos que posicionarnos primero en el rango de datos a actualizar y luego pulsar el icono .

Actualizar todos los datos externos incluidos en el libro de trabajo pulsando el icono .

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio importar texto.

 

Importar datos de Word a Excel y viceversa

 

Importar datos de Word a Excel.

A veces puede ser útil importar una tabla de Word a Excel si deseamos agregar algún tipo de fórmula a los datos de los que disponemos y no queremos volver a teclear todos los datos en un libro de Excel.

Para realizar este proceso es tan sencillo como copiar y pegar.

- Estando en Word seleccionamos la tabla que queremos pasar a Excel.

- Copiamos la tabla seleccionada, bien pulsando Ctrl + C o desde el menú Edición - Copiar.

- Ahora en Excel seleccionamos toda la hoja haciendo clic sobre la esquina izquierda que esta entre la fila 1 y la columna A para seleccionar toda la hoja.

- Y pulsamos Ctrl + V o desde el menú Edición - Pegar. Es posible que nos advierta de que el texto seleccionado es más pequeño que la hoja, pulsamos sobre Aceptar y nos pegará la tabla con el mismo formato que la teníamos en Word. Si deseamos que no aparezca el marco de la tabla lo podemos eliminar pulsando sobre boton de bordes.

Importar datos de Excel a Word.

Al importar datos de Excel a Word además de lo visto anteriormente podemos hacer que los datos queden vinculados, es decir que además de copiar los datos de Excel en un documento de Word si realizamos algún cambio en la hoja de Excel, este cambio queda reflejado en el documento de Word.

Para realizar este proceso:

- Seleccionamos la información a copiar de la hoja de Excel.

- Copiamos los datos seleccionados pulsando Ctrl + C o desde el menú Edición - Copiar.

- Nos vamos a Word y pulsamos sobre Ctrl + V o desde el menú Edición - Pegar.

opciones de pegadoDespués de pegar los datos en Word nos aparece un indicador de pegado opciones de pegadodonde podemos ver las distintas opciones.

Por defecto nos conserva el mismo formato que tenía en la hoja de Excel.

Si lo queremos insertar en una tabla podemos escoger la opción Hacer coincidir estilo de tabla de destino.

Y si queremos vincular los datos de Excel para que se actualicen en Word podemos escoger la opción Conservar formato de origen y vincular a Excel.

Ejercicios del Tema 14.

 

  Prueba evaluativa teórica del Tema 14.

 


   

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Enero - 2005.