Unidad 16. Las tablas dinámicas (III)

Aplicar filtros a una tabla dinámica

Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así visualizar unicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante.

Los campos principales vemos que están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable.

Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del campo Mes nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en este caso todos los meses.

Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecerán de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Mostrar todo).

Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba.

Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los articulos con referencia 1236 de Abril.

Obtener promedios en una tabla dinámica

Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden ser sacar el máximo o el mínimo, el promedio, etc.

Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botón derecho del ratón, nos aparece un menú Pop-up con diferentes opciones, debemos escoger la opción Configuración de campo... y nos aparece un cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen.

En este cuadro de diálogo podemos escoger cómo queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.

También podemos abrir el cuadro de diálogo con el botón de la barra Tabla dinámica.

Tablas dinámicas en tres dimensiones

Crear una tabla en tres dimensiones no es más que añadir un campo más a la tabla de origen y luego utilizarlo como campo principal para el resumen.

Por ejemplo, para continuar con nuestra simulación añadiremos un campo más de "Semana" y ahora podremos organizar por mes y semana.

Para crear la tabla dinámica en tres dimensiones procederíamos del mismo modo que hemos visto anteriormente, es decir:

- Accedemos a Datos - Informe de tablas y gráficos dinámicos.

- Selecionamos el rango de datos, ahora con el campo de semana. (Puede que nos pregunte si queremos utilizar los datos de la anterior tabla dinámica, contestamos que NO).

- Y en la estructura de la tabla la única diferencia es utilar el campo Página para la tercera dimensión.

Por ejemplo si colocamos en Página el campo Mes, en Columna el campo Semana, veremos los resultados de un mes en cada página.

Gráficos con tablas dinámicas

Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica debemos hacer clic con el botón derecho del ratón sobre cualquier celda de la tabla, y del menú Pop-up que nos aparece debemos seleccionar Gráfico dinámico, nos genera un gráfico de barras por defecto en una nueva hoja de gráficos. También podemos utilizar el botón de la barra Tabla dinámica.

Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade más o nos convenga más según los datos que tenemos, debemos hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el gráfico y del menú Pop-up que nos aparece escoger la opción Tipo de gráfico... y escoger el gráfico que más nos convenga, la mecánica a seguir para trabajar con gráficos es la misma que se vió en el tema de gráficos.

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio trabajando con tablas dinámicas.

Ejercicios del Tema 16.

  Prueba evaluativa teórica del Tema 16.

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