Unidad 17. Características avanzadas de Excel (IV)

Personalizar las barras de herramientas y los menús.

Excel al igual que otras aplicaciones dentro del paquete Office nos permite crear nuestras propias barras de herramientas y nuestros propios menús.

Cuando estamos obligados a trabajar con una aplicación tan genérica (dentro del mundo de las hojas de cálculo) como Excel y la utilizamos para unas necesidades muy específicas suele ocurrir que aunque las herramientas están disponibles no lo están mediante acceso rápido por menú o por barra de herramientas.

Muchas veces, de las barras de herramientas que nos ofrece Excel, sólo utilizamos unos pocos comandos, el resto no los utilizamos nunca, esto hace que tengamos en la pantalla iconos que no sirven más que para ocupar espacio innecesario.

Además, si estamos diseñando una hoja de cálculo compleja, incluso con macros, puede ser útil poder definir nuestra propia barra de menús.

Por ello surge la necesidad de poder cambiar la barra de menús, de poder crear nuestras propias barras de menús y de herramientas.

Existen diversas formas de personalizar un libro de trabajo:

- Cambiando la posición de las barras.

- Ocultando/mostrando diferentes barras.

- Añadiendo/quitando botones de las barras.

- Modificando la funcionalidad del botón.

- Cambiando la imagen asociada a un botón.

- Creando menús y barras propios.

Para cambiar la posición de la barra de menús o de una barra de herramientas, sólo tenemos que hacer clic sin soltar el botón del ratón sobre cualquier zona libre de la barra, el puntero del ratón tomará el aspecto , a continuación arrastramos la barra hasta la posición deseada, si la arrastramos sobre los laterales de la pantalla, se colocará en vertical.

Ocultar y mostrar una barra de herramientas.

Para mostrar y ocultar un barra de herremientas seleccionamos del menú Ver, Barras de herramientas, se despliega la lista de todas las barras de herramientas de que disponemos tanto estándares como personalizadas.

A la izquierda del nombre de cada barra tenemos una marca que indica que la barra se está mostrando en este momento, para ocultarla sólo tenemos que hacer clic sobre su nombre.

Si la barra no está visible y la queremos mostrar, también hacemos clic sobre su nombre y aparecerá la marca indicando que ahora la barra está visible.

En la imagen de la derecha puedes ver la lista de las barras de herramientas.

Crear una barra de herramientas personalizada.

Para personalizar las barras de herramientas de Excel debemos acceder mediante el menú Ver - Barras de herramientas - Personalizar..., nos aparece el cuadro de diálogo Personalizar que vemos en la imagen de la derecha.

Las barras marcadas son las que se ven.

Para crear una nueva barra de herramientas debemos presionar sobre el botón Nueva... del cuadro de diálogo Personalizar.

A continuación nos abre un cuadro de diálogo para introducir el nombre de la nueva barra de herramientas.

Escribimos el nombre de la nueva barra y pulsamos Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

Seguidamente vemos que en el cuadro de diálogo Personalizar nos ha añadido nuestra barra al final de la lista de barras de herramientas y además podemos ver la nueva barra flotante completamente vacía de botones sobre nuestra hoja de cálculo, al lado del cuadro de diálogo Personalizar.

Añadir/quitar botones a una barra de herramientas.

Ya sea para la nueva barra de herramientas o para modificar una barra existente podemos añadir o quitar botones.

Para esto debemos tener a la vista la barra a modificar y cambiar la pestaña del cuadro de diálogo Personalizar en la pestaña Comandos.

En esta pestaña podemos ver todos los botones (comandos) disponibles clasificados por categorías.

Hacemos clic en una categoría y aparecen a la derecha todos los comandos incluidos en esa categoría.

Para agregar botones (comandos) a la barra de herramientas, seleccionamos el botón de la lista Comandos: y con la tecla izquierda del ratón presionada, arrastramos el botón a la barra de herramientas donde queramos que se añada el botón.

Para eliminar un botón de la barra de herramientas debemos hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el botón a eliminar y seleccionar Eliminar.

Reorganizar los botones en una barra de herramientas.

También podemos cambiar de posición los botones, seleccionando el botón y arrastrándolo a lo largo de la barra.

Podemos insertar un separador de botones, haciendo clic con el botón derecho del ratón a partir de donde queramos se añada un separador y seleccionar la opción Iniciar un grupo del menú contextual.

Si queremos quitar el separador debemos volver a seleccionar Iniciar un grupo para deseleccionar la opción.

Otra forma de reorganizar los botones es utilizando el cuadro de diálogo Personalizar.

En la pestaña Comandos disponemos del botón Reorganizar comandos... que sirve para organizar los menús o las barras de herramientas de Excel.

Primero debemos seleccionar el tipo de barra (Barra de menús o Barra de herramientas), después seleccionar la barra de menús o barra de herramientas que deseamos reorganizar y luego reorganizar las opciones utilizando los botones que aparecen en la sección Controles:

Agregar... : Sirve para agregar algún comando que no está.

Eliminar : Elimina el comando que esté seleccionado. Es de acceso inmediato, no pide confirmación.

Subir : Sirve para subir un nivel el comando en la barra de menús.

Bajar : Sirve para bajar un nivel el comando en la barra de menús.

Modificar selección : Sirve para hacer algunas modificaciones sobre el comando seleccionado, como por ejemplo cambiar la imagen relacionada con el comando.

Restablecer... : Sirve para dejar el menú conforme estaba antes de hacer las modificaciones.

Más opciones.

La última pestaña del cuadro de diálogo Personalizar es la de Opciones donde podemos escoger entre las distintas opciones disponibles como por ejemplo si queremos que los menús se muestren siempre con todas las opciones marcaremos Mostrar siempre los menús completos.

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio Crear barra de herramientas personalizada.

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