Unidad 19. Avanzado: Preparar un libro para compartir




Antes de compartir un documento Excel con otras personas, es interesante que comprobemos que el libro no contiene información oculta o algún componente no compatible con versiones anteriores, así como que esté realizado siguiendo las recomendaciones de accesibilidad, para las personas que tienen alguna discapacidad.

Para ello, disponemos de diversas herramientas que nos facilitan el trabajo, realizando estas comprobaciones de forma automática. Las encontramos en la pestaña Archivo > Información y dentro de la sección Preparar para compartir, pulsamos el botón Comprobar si hay problemas.

Se desplegará un menú con tres opciones:Comprobar errores - Preparar para compartir

Inspeccionar documento:

Abre un cuadro de diálogo que permite escoger qué características se inspeccionarán de entre las siguientes: Comentarios y anotaciones, Propiedades del documento e información personal, Datos XML personalizados, Encabezados y pies de página, Filas y columnas ocultas, Hojas de cálculo ocultas y Contenido invisible. Simplemente debemos dejar marcadas las casillas de verificación de las características que queremos que se inspeccionen y pulsar el botón Inspeccionar.

Se mostrará el resultado de la inspección en la propia ventana, con botones que te permitirán Quitar todo el contenido que podría generar problemas. Si decides quitarlo, los cambios no se podrán deshacer.

Comprobar accesibilidad: Accesibilidad

Aparecerá un panel de accesibilidad en el lateral derecho de la hoja de trabajo activa. En él podremos encontrar una serie de advertencias si el documento contiene errores que puedan dificultar la accesibilidad al documento.

En el ejemplo de la imagen vemos que las celdas combinadas suponen un problema de accesibilidad, así como los nombres de hoja predeterminados. Al hacer clic sobre el pequeño signo + se desplegarán los errores concretos.

Si seleccionamos uno de los errores, por ejemplo Hoja1, se mostrará en la zona inferior información adicional explicando el motivo por el cual se recomienda realizar la modificación y el procedimiento a seguir para corregirlo.

Deberás realizar las modificaciones de forma manual, si deseas que el documento sea accesible. Cuando termines puedes cerrar el panel desde el aspa situada arriba a la derecha. Y si quieres, puedes comprobar de nuevo el archivo para ver si ya está todo solucionado.

Comprobar compatibilidad:

Te permitirá saber si el documento lo podrán abrir y visualizar sin problemas las personas que no utilizan Excel 2010, sino una versión anterior.

Al hacer clic en la opción se abrirá una ventana que te informará de si hay características incompatibles. Comprobar compatibilidad

Desde el botón Seleccionar versiones para mostrar se puede elgir qué versiones queremos que se comprueben si son compatibles. Existen dos posibilidades: Excel 97-2003 y Excel 2007. Se pueden marcar ambas.

En caso de que haya incompatibilidades, se mostrarán en el resumen. También indicará el grado de pérdida de fidelidad de la información que contiene la hoja. En éste caso es una pérdida menor. Pulsamos Aceptar.

Para que el libro sea compatible, deberemos pulsar el botón Guardar o CTRL+C. Se mostrará de nuevo un aviso de compatibilidad. En él podremos elegir entre:

- Pulsar Continuar, para que el archivo se convierta a un formato compatible, y se pierda así la información que no se pueda adaptar.

- Pulsar Cancelar. Y guardar una copia del archivo en un formato reciente. De ésta forma dispondrás de una copia compatible pero no perderás la original. Para hacerlo, recuerda que debes ir a Archivo > Guardar como. Allí escogerás el tipo de archivo Libro de Excel (.xlsx). Cuando abras el nuevo documento se abrirá en Modo de compatibilidad, para que lo visualices de la forma más fideligna posible a la copia original.

 



Septiembre-2010

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