Unidad 3. Avanzado: Copias de seguridad y proteger con contraseña (I)




Vamos a ver con más detalle las opciones disponibles en Excel 2010 a la hora de guardar un libro de trabajo, como puede ser la creación de copias de seguridad, o la protección de libros de trabajo.

El cuadro de diálogo Guardar como

Cuando se abre el cuadro de diálogo Guardar como aparecen varios elementos que es interesante conocer.

cuadro diálogo - guardar como

En función del sistema operativo que se utilice: Windows XP, Windows Vista, Windows 7, etc. el cuadro puede presentar un aspecto u otro. Pero, en general, son muy similares y tienen opciones idénticas.

Normalmente se muestra un panel de navegación, que contiene la jerarquía de carpetas de nuestro equipo. De modo que simplemente debemos ir explorando las carpetas hasta llegar a la que queramos que conserve el documento que estamos guardando.

También encontraremos, en la zona superior habitualmente, una serie de botones que nos ayudan a cambiar la forma en que visualizamos los archivos y carpetas (vistas), volver a la última carpeta explorada, es decir, volver atrás (habitualmente es un botón en forma de flecha que indica hacia la izquierda), entre otros.

Los botones u opciones que tengan una pequeña flecha triangular que señala hacia abajo implican que al pulsarlos mostrarán un menú o una lista de opciones, por lo tanto, la mejor manera de conocerlos es hacer clic y leer las opciones que contienen.

Para el resto de botones, es aconsejable que, si no sabes qué acción realiza un determinado botón, sitúes el cursor sobre él durante unos segundos sin hacer clic. Aparecerá un pequeño mensaje explicativo de la ayuda de Windows indicando la acción que realiza. Si necesitas más ayuda, siempre puedes recurrir al botón de Ayuda en forma de interrogante.

Crear automáticamente copias de seguridad

 

Podemos tener siempre una copia de los archivos por si le pasara algo al archivo original. Para ello:

Elegimos Guardar como... de la pestaña Archivo.

menú archivo - guardar como...

Después hacemos clic en el botón botón herramientas.

Elegimos Opciones generales...

menú herramientas

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones para guardar de la derecha.

opciones para guardar

Activar la casilla Crear siempre una copia de seguridad.

Hacer clic sobre el botón Aceptar para cerrar el cuadro de opciones. Luego, pulsa Guardar para cerrar el cuadro de diálogo Guardar como.



Septiembre-2010

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