Unidad 19. Compartir documentos (II)


19.3. Guardar en la Web: SkyDrive

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Si por cualquier motivo lo que necesitamos no es enviar a alguien en particular la información, sino que queremos subir la información a internet con el único fin de disponer de ella desde cualquier sitio o de compartirlo con ciertas personas de forma controlada, entonces la mejor opción es SkyDrive.Skydrive

También desde la opción Archivo > Guardar y enviar encontramos la opción Guardar en la Web.

Para utilizar esta función necesitamos una cuenta (también llamada ID) en Windows Live.

Si no sabes lo que es un Windows Live ID, visita el siguiente básico: Básico.

Pulsa Registrarse si quieres disponer de una cuenta de correo de Windows Live y poder utilizar el servicio SkyDrive. Se abrirá una página web en tu navegador predeterminado, con un formulario que te permitirá introducir tus datos para proceder al registro.

Y si ya dispones de una, pulsa Iniciar sesión. Se abrirá un cuadro de diálogo que te preguntará tus datos de acceso.

Login de Windows Live

En el primer cuadro, Nombre de usuario deberás indicar tu dirección de correo registrada, y en el segundo tu Contraseña. Si activas la opción Recordar mis credenciales, haciendo clic sobre la casilla de verificación que lo acompaña, no necesitarás introducir los datos cada vez que inicies Excel.

Al hacerlo, el apartado Guardar en Windows Live SkyDrive cambiará y mostrará las carpetas disponibles: Pública y Mis documentos.SkyDrive Login

Estas carpetas no son carpetas de nuestro ordenador. Las nuevas carpetas que creemos desde éste apartado se localizarán en nuestro espacio en la red, no en el equipo.

Si pulsamos Actualizar, se refrescará la información, de modo que si le hemos dado a alguien permiso para incluir documentos en nuestra carpeta Pública, por ejemplo, veremos los cambios aplicados.

El botón Guardar como es el que permite guardar el documento en la carpeta que seleccionemos.

La gestión de esta información también se puede realizar desde el navegador web. Esto implica que podremos acceder a los datos desde cualquier punto en que dispongamos de conexión. De hecho, cuando hacemos clic en Nueva Carpeta, desde Excel, nos remite al navegador web que utilicemos.

Bien si accedemos desde el enlace Ir a: SkyDrive, bien si accedemos de forma autónoma al sitio web de Microsoft para SkyDrive, el resultado será el mismo. Podremos explorar las carpetas que hayamos ido creando, y descargar los archivos que hayamos incluido en ellas. También podremos crear carpetas nuevas y establecer los permisos.

Para indicar quién tiene acceso a cada carpeta, necesariamente debemos hacerlo desde la página web. Podemos hacerlo al crear una carpeta:Crear Carpeta - SkyDrive

Le daremos un Nombre e indicaremos quién tiene acceso en la lista Compartir con. La lista contiene las opciones:

Compartir documentos en SkyDriveCualquiera (público): Lo verá todo el mundo.

Mi red: Lo verán todos los contactos que formen parte de tu red de Windows Live.

Sólo yo garantizará que el contenido de la carpeta no estará accesible para nadie más.

Y también puedes Seleccionar personas... para especificar qué personas en concreto pueden descargar el archivo de la carpeta. Podrás elegir entre redes, categorías (por ejemplo, la categoría Clientes, si tienes a tus contactos organizados) o bien usuarios específicos, indicando sus correos electrónicos.

Cuando elijas quién tiene acceso, verás un desplegable que te dejará elegir qué tipo de permisos tiene sobre la carpeta: Pueden ver archivos o Pueden agregar, modificar detalles y eliminar archivos. Podrás definir permisos diferentes por cada usuario, categoría o red. Por ejemplo, que la categoría empleados pueda modificar y eliminar los archivos, y los clientes puedan simplemente visualizarlos.

Desde la web se puede gestionar tanto el espacio libre disponible (existe un límite de almacenaje, que actualmente son 25GB), como el nombre de los archivos, sus propiedades, cambiar los permisos, e incluso generar comentarios del archivo, como si se tratara de una entrada de un blog. Además, se pueden editar los archivos online, como veremos en el siguiente apartado.

El único inconveniente es que sólo se puede compartir información de SkyDrive con personas que tengan un Windows Live ID, es decir, una cuenta de correo hotmail o live, o bien hayan adaptado los credenciales de su cuenta de correo mediante Windows Live Passport, para poder acceder a los servicios de Windows Live.



Septiembre-2010
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