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Unidad 14. Compartir y Publicar (I)

14.1. Introducción: Propietario, Colaboradores y Lectores

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Sin duda, uno de los mayores atractivos que nos ofrece Google Docs es poder compartir nuestros documentos con otros usuarios. Podemos desde colaborar en su creación y edición con otros usuarios, hasta publicarlo con una dirección propia, como si de una página web se tratase.

Lo primero, y como nos referiremos a ellos con frecuencia, vamos a definir los tipos de participantes a la hora de compartir:

• Propietario: Es el creador del documento. Puede editar el documento y eliminarlo, invitar a lectores y colaboradores, y cambiar algunos de sus derechos sobre el documento. Ningún colaborador puede eliminar la participación del propietario en el documento.

• Colaboradores o Para editar: Son invitados por el propietario, aunque a su vez pueden invitar a otros colaboradores y lectores. Tienen derecho a leer, modificar, guardar e imprimir el documento.

• Lectores o Para ver: Pueden leer el documento, guardárselo e imprimirlo, pero no editarlo.


14.2. Compartir un elemento

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Podemos compartir cualquiera de nuestros elementos de Google Docs, incluso las carpetas. De hecho, al compartir una carpeta, se comparte todo su contenido. Por eso, si tenemos un grupo de personas con el que siempre compartimos documentos, nos será más cómodo compartir una carpeta, e ir asignando los documentos a dicha carpeta, que ir compartiéndolos cada vez.

Los pasos a seguir para compartir un elemento son los siguientes:

  • Podemos compartir varios documentos a la vez desde el listado de la pantalla de inicio. Primero los seleccionamos y después pulsamos el botón Compartir y seleccionamos Invitar a usuarios... del desplegable para añadir usuarios o Ver quién tiene acceso para administrar a los usuarios existentes.
  • Para compartir el documento que estamos editando, seleccionamos del botón desplegable Compartir, que mostrará las mismas opciones que vemos arriba.

 

En cualquier caso llegamos a la pantalla Compartir con otros usuarios. Su aspecto puede variar ligeramente si accedemos desde el listado de documentos o desde uno en concreto.

La pantalla Compartir con otros usuarios está dividida en tres secciones, agrupadas en tres pestañas:

• En la pestaña Invitar a usuarios tenemos las opciones para invitar a nuevos colaboradores y lectores.

• En Usuarios con acceso vemos con quiénes lo hemos compartido, pudiendo modificarlos y eliminarlos. Si compartimos varios, veremos también el listado de documentos.

• En la pestaña Permisos avanzados, tenemos opciones menos comunes, como permitir que los colaboradores puedan invitar a otros usuarios.

 



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