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Unidad 14. Compartir y Publicar (III)

14.4. Gestionar el uso compartido

Cuando hemos compartido un documento, o lo han compartido con nosotros, podemos consultar qué colaboradores o lectores participan en él.

• En la pantalla de inicio, se muestran en cada documento que usuarios lo comparten:

En la columna Carpetas/Uso compartido aparecen los usuarios que comparten el documento. El primer usuario es el propietario.

 

• Cuando un documento está compartido, podemos gestionar sus usuarios desde la pestaña Usuarios con acceso de la pantalla Compartir con otros usuarios:

Lo primero que apreciamos es un listado con los usuarios que participan en el documento.

Junto a ellos, encontramos un desplegable que nos permite cambiar sus permisos. Así, podemos hacer que alguien que podía editar, pase a sólo poder ver el documento. O incluso podemos asignar a otro como propietario del documento, lo que nos dejará como simples editores.

Ten en cuenta, que si dejas de ser el propietario, no podrás volver a serlo a no ser que el propietario actual te vuelva a asignar ese rol.

Observa que en el desplegable aparece la opción Ninguno. Con esta opción, dejamos de compartir el elemento con ese usuario. Pero si lo que quieres es quitar a todos los usuarios, dispones del enlace eliminar todos, en la parte inferior.

Cuando hayas terminado, solo queda Guardar y cerrar para aplicar los cambios.

 

Una opción más avanzada es controlar el acceso. Esto lo hacemos desde el enlace Cambiar:

  • Solicitar acceso siempre, para que tanto colaboradores como lectores tengan que iniciar sesión para acceder al documento.
  • Permitir que los usuarios visualicen sin acceder, permite por ejemplo que cualquiera pueda ver el documento, pero debe loguearse para editarlo.
  • Permitir que los usuarios editen sin acceder hace que cualquiera pueda modificar el documento.

 

En la parte derecha encontramos otras opciones, que puede que alguna vez nos sean útiles:

  • Enviar correo electrónico a estas personas nos permite enviar un correo a todos los usuarios con los que compartimos el elemento.
  • Crear evento con estas personas nos permite organizar un evento, por ejemplo una cita, con colaboradores o lectores. Para esto se utiliza Google Calendar.

 

Ejercicio Puedes practicar como invitar a usuarios con este videotutorial interactivo.



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