Nota: Este curso ha quedado obsoleto. Ahora Google Docs se llama Google Drive. Hacer clic aquí para ir al nuevo curso de Google Drive de aulaClic.

Unidad 7. Trabajar con celdas (II)

También podemos usar la Bárra de fórmulas, que además, nos permite editar el contenido de la celda.

Si esta barra no se muestra, puedes activarla a través del menú VerMostrar la barra de fórmulas.

7.3. Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de la introducción.

Si hemos cometido un error al introducir datos, y aún no hemos validado, podemos utilizar la tecla Retroceso (Bcksp) para borrar los últimos caracteres escritos. Recuerda que no se puede utilizar la Flecha Izquierda, ya que equivale a validar los datos y pasar a la celda de la izquierda.

Si queremos modificar una celda que ya contiene datos podemos hacer tres cosas:

  • Si queremos sustituir los datos, por ejemplo un 3 por un 4, simplemente hacemos clic e introducimos los datos. Los nuevos datos sustituirán a los antiguos.
  • Si queremos editar al contenido de la celda, por ejemplo para corregir un texto o una fórmula, hemos de entrar a la celda en modo de edición. Esto lo podemos hacer haciendo clic sobre la celda y pulsando Intro o F2, o directamente con doble clic. A partir de ahí, podemos editar el contenido de forma normal, incluso utilizar las flechas de dirección para desplazarnos por los caracteres.
    Al finalizar, podemos pulsar Intro para aceptar los cambios o Esc para recuperar el contenido de la celda antes de editarla.
  • Podemos usar la Barra de fórmulas, tras seleccionar la celda.

7.4. Errores en los datos

Cuando introducimos una fórmula o una función y validamos los datos, puede que se produzca un error. Por ejemplo, porque intentamos dividir por 0, una función está mal escrita, intentamos sumar un número y un texto, etc...

Cuando esto suceda, el contenido de la celda cambiará a donde #TEXTO_ERROR! TEXTO_ERROR cambiará dependiendo del tipo de error.

En la esquina superior izquierda de la celda aparecerá un triángulo naranja. Si dejamos el cursor sobre él se mostrará información sobre el error.

Por ejemplo, estos son los errores más frecuentes:

#NAME? cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos, o no se reconoce el texto de la fórmula o el nombre de la función.

#DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula. Por ejemplo, una búsqueda no encuentra coincidencias.

#ERROR! cuando se produce un error de análisis.

#REFR! cuando se produce una dependencia circular, por ejemplo, si en una celda intentamos sumar esa celda más otra.

 

Puedes practicar todo esto con el ejercicio paso a paso Introducir datos.

7.5. Selección de celdas

Videotutorial Flash Videotutorial YouTube

Antes de poder realizar determinadas acciones sobre las celdas, como borrarlas o aplicarles formato, tenemos que seleccionarlas. Las celdas seleccionadas se muestran de color azul.

Podemos seleccionar una celda individual, como hemos visto hasta ahora, o un rango.

Un rango es un rectángulo de celdas adyacentes. El rango se define con el nombre de la celda de la esquina superior izquierda, dos puntos (:), y el nombre de la esquina inferior derecha. Así, el rango B3:C6 comprende las celdas B3, B4, B5, B6, D3, D4, D5 y D6.

En las últimas versiones, Google Docs se refiere a los rangos como intervalos, así que puede que lo veas escrito de ambas formas.

Cuando el rango comprenda todas las filas de la columna, podemos escribir sólo la letra. Así, el rango A:A se corresponde con toda la columna A, y el rango A:C con las columnas A, B y C.

Podemos asignar nombres a los intervalos para que no sea más sencillo utilizarlos, como puedes ver en este avanzado Básico.

Para seleccionar una celda:

  • Basta con hacer clic sobre ella. Si nos vamos desplazando con el teclado, iremos cambiando la celda seleccionada.

Para seleccionar un rango de celdas:

  • Podemos hacer clic en una celda y manteniendo el botón del ratón pulsado, arrastrar. A medida que avancemos veremos las celdas que quedan seleccionadas. Cuando aparezcan seleccionadas las que nos interesan, soltamos el botón.
  • También podemos hacer clic en una de las celdas que quedarán en la esquina del rango, y hacer Shift (Mayúsculas) + Clic en la celda que queremos que forme la esquina diagonalmente opuesta.
  • Otra forma sería utilizando sólo el teclado, desplazándonos con las flechas de dirección mientras mantenemos pulsada la tecla Shift (Mayúsculas) haciendo que el rango seleccionado aumente o disminuya. Del mismo modo, podemos utilizar cualquiera de las teclas que nos permiten desplazarnos por la hoja.
  • Si el rango que queremos seleccionar corresponde con una columna, basta con pulsar en su encabezado. Si hacemos Shift + Clic sobre el encabezado de otra columna, se seleccionarán también todas las columnas que haya entre las dos.
    Del mismo modo podemos seleccionar filas, pero no podemos seleccionar a la vez filas y columnas.
  • Si el rango coincide con toda la hoja, basta con hacer clic en la esquina superior izquierda de la hoja, donde se juntan los encabezados de filas y columnas.

Ampliar o reducir una selección.

  • Podemos ampliar o reducir las celdas seleccionadas en un rango. Si hacemos Shift + clic en el lugar donde queremos que termine la selección, el rango cambiará.

 

Puedes practicar los métodos de selección con el ejercicio Seleccionar celdas.



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