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Unidad 8. Formato de celdas (VI)

8.8. Ordenar

Podemos reorganizar los datos de una hoja de cálculo ordenándolos por una columna. Por ejemplo, podemos ordenar una hoja de datos con los datos de los clientes alfabéticamente, o ordenarlo por la columna de importe del que más al que menos ha comprado.

Para ordenar toda la hoja por una columna, seleccionamos alguna de sus celdas. Después podemos ordenar de dos formas:

  • A través del menú Herramientas, seleccionando Ordenar hoja por columna X seguido de A → Z si queremos ordenar en orden ascendente, de menor a mayor, o seguido de Z → A para ordenar en orden descendente.
  • A través del menú contextual, al hacer clic derecho sobre el encabezado de la columna.

Al ordenar por una columna sólo se tienen en cuenta las celdas de la columna que no están vacías. Si entre los datos aparece una celda vacía se colocará siempre al final. Por eso, si queremos ordenar valores numéricos positivos y queremos que las celdas vacías las tome como el valor mínimo, hemos de introducir un 0.

Al ordenar, es conveniente que todas las filas tengan el mismo tipo de datos. Por ejemplo, los números siempre son menores que el texto, y ordenados de A a Z, una celda con el número 999 se colocará antes que una con el texto "1a".

 

Observa que podemos ordenar sólo un intervalo. Al hacerlo, no cambiaran los datos de columnas adyacentes que no estén seleccionadas. Antes de hacerlo, asegúrate que los datos de otras columnas no guardan relación con los que se van a cambiar.

8.9. Insertar filas y columnas

En cualquier momento puede que necesitemos insertar más filas o columnas a nuestra hoja de cálculo. Y no sólo porque ya no nos quepan los datos. Imagina que tienes 80 filas con datos, y quieres insertar un nuevo registro entre la fila 50 y 51. Nos resultará más cómodo insertar una fila en blanco debajo de la fila 50 e introducir los datos, que mover una posición las filas de la 51 a la 80.

Para insertar una fila o columna, a partir de la celda seleccionada, pulsamos en el menú Insertar, o usamos el menú contextual.

Podemos insertar una Fila encima o una Fila debajo de la celda seleccionada. Por ejemplo, al insertar una fila debajo de la fila 3, se moverán los datos de la fila 4 a la 5, de la 5 a la 6, etc, quedando la fila 4 en blanco, y 101 filas en la hoja de cálculo.

Del mismo modo, podemos insertar una Columna a la izquierda o una Columna a la derecha de la columna de la celda seleccionada. A partir de la columna Z, las columnas se nombrarán como AA, AB, AC... ZZ.

 

Si lo que queremos es añadir una cantidad de filas al final del documento, no lo haremos así, ya que tendríamos que ir de una en una. Al final del encabezado de las filas, abajo del todo, encontramos un control para añadir filas:

Junto a Añade aparece una caja de texto, donde introducimos el número de filas a añadir, y pulsamos Aceptar. Podemos añadir filas de 500 en 500 como máximo.

No obstante, antes de añadir demasiadas filas hemos de pensar si no nos resultaría más práctico añadir una hoja nueva.

o Ejercicio propuesto de la Unidad 8 o Prueba evaluativa de la Unidad 8


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