Unidad 5. Trabajar con el texto (VII)

5.10 Control de cambios en el documento

LibreOffice ofrece tres formas de controlar los cambios en un documento:

 1     La primera es crear una copia del documento, realizar los cambios necesarios y después utilizar la herramienta Editar > Comparar documento, para realizar el control de lo que ha cambiado. Al iniciar la herramienta, se pide el documento original, de modo que se muestra una ventana donde se nos da la posibilidad de aceptar o rechazar los cambios entre los dos documentos uno a uno o todos a la vez.

Este método es sencillo pero no es el más cómodo, sobre todo si hay varias personas que van a realizar cambios sobre el documento. Es muy sencillo de probar, de este método no haremos ejemplos.

Como prueba, se puede crear un documento con un par de frases, guardarlo y cerrarlo. Luego hacer una copia del documento, abrirla e introducir 2 modificaciones, guardar la copia y cerrarla. Después abrimos el documento original y lo comparamos con el modificado según lo indicado antes; deberíamos ver una ventana con los cambios entre el original y el modificado, y en el documento, el texto modificado con todos los cambios resaltados. Aceptar uno de los cambios y rechazar el otro.

 2     La segunda, consiste en almacenar versiones del documento en el propio documento original (muy similar a como se hace en Word). El manual de la aplicación recomienda no guardar muchas versiones, sobre todo si el documento es muy muy largo o complejo.

Nota: el uso de versiones no es necesaria si simplemente se van a realizar unos cuantos cambios por varios autores, lo cual es equivalente a activar el control de cambios en Word y que varios autores modifiquen el documento. LibreOffice añade a esa posibilidad, la gestión de versiones. Cada versión tiene la posibilidad de controlar cambios por diversos autores.

 2.1           Preparar el documento para el control de cambios:

  Activar la grabación de cambios en Editar > Cambios > Grabar (el check debe estar activo, lo cual, también sirve de comprobación para saber si el control de cambios está activo).

  Sólo si se desea, proteger los cambios con una contraseña, en Editar > Cambios > Proteger registros...

Nota: Ambos pasos pueden también realizarse desde Archivo > Propiedades > Seguridad (check “Registrar los cambios” y botón “Proteger”).

Nota: si el documento tiene versiones previas y se quiere trabajar controlando los cambios sólo sobre una de ellas, se debe hacer lo siguiente:

  Ir a Archivo > Versiones y seleccionar la versión sobre la que se quiere trabajar en modo cambios.

  Pulsar en Abrir, lo cual mostrará una copia de sólo lectura de esa versión.

  La guardamos con otro nombre con “Guardar como”. En ese momento el archivo con la versión sobre la que queremos trabajar se queda abierto, ya podemos trabajar sobre él. También se queda abierto el documento con múltiples versiones, si se desea, este se puede cerrar.

 2.2           Grabación de cambios:

Durante el tiempo que el documento está en modo “grabar cambios”, se introduce nuevo texto, se borra texto anterior, etc.

Se puede querer ver los cambios que se están introduciendo en el documento o no (es decir, que se registren los cambios pero que al mismo tiempo se vean, o no, en el documento con algún tipo de indicación, generalmente un color diferente). Para elegir opción que más se adecua a nuestras necesidades, se puede modificar el check Editar > Cambios > Mostrar. Si está activo se verán los cambios con un color diferente, en caso contrario no se verá nada aunque internamente se estén registrando todos los cambios (que podrán verse a través de la ventana Editar > Cambios > Aceptar o rechazar...).

Nota: la la ventana a través de la cual pueden verse listados todos los cambios del documento es similar al Panel de revisión en Word.

También se pueden crear comentarios acerca de los cambios introducidos, situando el cursor en el cambio correspondiente y seleccionando Editar > Cambios > Comentario... Los comentarios introducidos se mostrarán en la ventana “Aceptar o rechazar los cambios”.

Para detener la grabación de cambios en el documento, seleccionar Editar > Cambios > Grabar. En este momento, cualquier cambio introducido, no se registrará y por ello no aparecerá en la ventana “Aceptar o rechazar los cambios”, pero los anteriores cambios si se mantendrán guardados.

 2.3           Aceptar o rechazar cambios:

Cuando recibimos un documento que otros autores han modificado y nosotros somos los responsables de aceptar o rechazar los cambios que estos han introducido, podemos actuar de dos formas:

  Una vez que nos hemos asegurado de que la opción de mostrar los cambios está activa (Editar > Cambios > Mostrar), iremos leyendo el documento y según veamos los cambios y el autor que los introdujo a través de los tooltip, aceptaremos o rechazaremos los cambios haciendo botón derecho sobre el cambio y seleccionaremos “Aceptar el cambio” o “Rechazar el cambio” según corresponda.

  La otra forma es abrir la ventana “Aceptar o rechazar los cambios”. A medida que vamos seleccionando sobre ella los cambios, se irán resaltando sobre el documento de modo que directamente desde la ventana, podremos aceptar o rechazar los cambios.

La ventaja de usar esta ventana puede residir en el hecho de que se puede filtrar el tipo de cambios que se han hecho al documento, por ejemplo no mostrar los cambios que simplemente afecten al formato del texto, de modo que solo veamos las inserciones y los borrados.

Como prueba, se puede crear un documento y prepararlo para la modalidad de cambios. Pasárselo a un compañero. Este introducirá varios cambios que impliquen inserciones, borrados y cambios de formato. Una vez que el compañero lo ha modificado, nos devolverá el documento y examinaremos los cambios aceptando o rechazando sus cambios.

Si recibimos varios documentos editados al mismo tiempo por varios autores, si los cambios son muy numerosos, puede que sea más cómodo revisar todos los cambios de una vez, en lugar de comparar los documentos dos a dos. Para ello LibreOffice da la opción de combinar documentos. Para ello:

  Se abre el documento que preparamos para para el control de cambios y se repartió a los distintos autores. Por tanto se abre el documento del autor 1, que podemos ser nosotros mismos.

  Se selecciona la opción Editar > Cambios > Combinar documento... y se selecciona el documento de uno de los autores (autor 2). En ese momento se abre la ventana “Aceptar o rechazar los cambios” y se comienza a analizar las diferencias.

  Si queremos combinar los documentos de otros autores (autor 3, etc.), se cierra esa ventana y se vuelve a combinar otro documento. No es necesario haber terminado de analizar los cambios del documento anterior (autor 2) para combinar otros documentos. Al final, en la ventana “Aceptar o rechazar los cambios” podremos ver los cambios de todos los autores de modo que podamos aceptar o rechazar los que creamos convenientes.

Nota: este documento con los cambios de todos los autores, puede ser “guardado como” documento con otro nombre para ser revisado en cualquier otro momento.

Nota: OJO!, si hay cambios que afectan al mismo texto, prevalece el texto del documento originalmente abierto, al cual se han añadido los otros documentos, de modo que el cambio introducido por otros autores no se verá. Debido a esta forma de mostrar los cambios al combinar documentos, esta modalidad deba utilizarse con cuidado o quizá sea mejor ver los cambios que cada autor, de forma individual, ha introducido sobre el documento original.

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