Unidad 13. Combinar correspondencia(IV)

Combinar en un documento nuevo

Cuando se combina el documento principal con el origen de datos, se generan tantas cartas como registros tiene el origen de datos, esas cartas las podemos imprimir o bien guardar en un documento Word normal.

Pinchar en el icono , Word automáticamente abre una nueva ventana con un documento normal que contiene el resultado de la combinación. En ese nuevo documento ya no aparece la barra Combinar correspondencia ya que es un documento normal que no está enlazado con ningún origen de datos.

Combinar al imprimir

Permite enviar el resultado de la combinación a la impresora. El documento principal se imprimirá tantas veces como registros tenga el origen de datos.

Al pinchar en este icono aparece el cuadro de diálogo Imprimir explicado en el tema 11.

El botón Combinar...

El icono permite iniciar la combinación introduciendo previamente una serie de parámetros.

Al hacer clic en él aparece el cuadro de diálogo de la derecha.

En la lista desplegable Combinar en: podemos elegir enviar el resultado de la combinación a un documento nuevo, a la impresora o distribuir los documentos combinados a direcciones de correo electrónico o números de fax con la opción correos electrónicos.

El recuadro Combinar registros permite definir si queremos combinar todos los registros del origen de datos o si por el contrario queremos combinar con un número determinado de registros. En tal caso hay que rellenar los cuadros Desde y Hasta.

En Desde ponemos el número de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco indica desde el primero.

En Hasta ponemos el número de orden del último registro a combinar, dejarlo en blanco indica hasta el último.

Por ejemplo queremos una carta para los tres primeros registros, pues pondremos Desde:1(o nada); Hasta:3

A veces algunos registros del origen de datos pueden contener campos vacíos (por ejemplo un cliente que no tenga nada en el campo código postal), si en el documento el campo de combinación <<codpostal>> está sólo en una línea, en la carta correspondiente a ese cliente, la línea del código postal saldría en blanco. Para evitar escribir líneas en blanco sin necesidad tenemos la opción Saltar líneas en blanco causadas por campos vacíos. Si por el contrario queremos que la línea se quede en el documento para que todos las cartas tengan el mismo formato, seleccionamos la opción Imprimir líneas en blanco causadas por campos vacíos.

A continuación viene el botón Revisar errores que abre el cuadro de diálogo Revisar e informar de errores al cual también podemos acceder haciendo clic en el icono de la barra Combinar correspondencia. Este cuadro me permite revisar si se produce algún error a la hora de combinar el documento , también permite indicar a Word qué hacer en caso de producirse algún error.

Debajo tenemos el botón Opciones de consulta.... que abre el cuadro de diálogo Opciones de consulta. Este botón también se encuentra en el cuadro de diálogo Combinar correspondencia.

Opciones de consulta...

Al hacer clic en el botón , aparece el cuadro de diálogo de la derecha.

En la pestaña Filtrar registros vamos poniendo la condición que deberán cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner una condición o varias. En la primera línea se va formando la primera condición.

En la columna campo: seleccionamos el campo que va a formar parte de la condición.

En la columna comparación: seleccionamos el tipo de comparación que vamos a utilizar. Los tipos de operaciones son los conocidos( igual, distinto, menor que, mayor que, etc) . Vacío indica que el campo no tiene valor. Por ejemplo si no queremos que salgan combinados los clientes que no tengan dirección, seleccionamos campo: direccion y Comparación: No vacío, en comparado con: no pondremos nada.

En la columna Comparado con: se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparación es Vacío o No vacío.

Por ejemplo la condición formada en el cuadro anterior se leería: población igual a Toledo, de esta forma sólo aparecerían combinados los clientes cuya población sea Toledo en el origen de datos.

Podemos utilizar varias condiciones uniéndolas por el operador Y u O para formar condiciones compuestas como por ejemplo: población igual a Toledo Y dirección No vacío, sacaría los clientes de Toledo que tuviesen algo en el campo dirección.

Una vez formulada la condición salimos haciendo clic en Aceptar.

Ordenar registros

Podemos hacer que las cartas salgan ordenadas por el contenido de algún campo de combinación. Para ello hacer clic en el botón , aparece el cuadro de diálogo visto en el punto anterior. A continuación pinchar en la pestaña Ordenar registros y aparece la pantalla de la derecha.

Sólo tenemos que seleccionar en ordenar por: el campo por el cual queremos ordenar los registros, y si queremos ordenación ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a mayor).

En el ejemplo de la derecha saldrían las cartas ordenadas por provincia del cliente y dentro de una misma provincia por población.

Una vez formulada la condición salimos haciendo clic en Aceptar.

Para ver el resultado hacer clic en el botón combinar.

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