Unidad 3. Guardar y abrir documentos

Guardar. Guardar como

Puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar como... del menú Archivo ( o el icono de la barra de estándar ) para guardar documentos. Al utilizar el comando Guardar como, Word mostrará un cuadro de dialogo como el que ves a continuación que te permite cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene.

Al utilizar el comando Guardar no se abrirá ningún cuadro de dialogo, simplemente se guardarán los cambios que hayas efectuado en el documento en su actual ubicación. Sin embargo, si utilizas el comando Guardar con un documento nuevo, que no ha sido guardado nunca, se abrirá el mismo cuadro de dialogo que para Guardar como.

En la parte central de este cuadro de diálogo se muestran los archivos y carpetas que hay dentro de la carpeta que aparece en el campo Guardar en, en este caso Mis documentos.

Para guardar un archivo debes tener en cuenta estos tres campos del cuadro de diálogo:

- Guardar en
- Nombre del archivo
- Guardar como tipo.

Veamos cómo rellenarlos:

Guardar en , aquí debes indicar la carpeta o directorio dentro del cual vas a guardar el documento.

Por defecto aparecerá la carpeta predeterminada Mis documentos, si quieres guardar tu archivo en otra carpeta debes buscarla y hacer doble clic sobre ella para copiarla en el campo Guardar en.

También se puede cambiar la carpeta prederminada.

Si la carpeta que buscas no es una de las que se muestran en el cuadro de diálogo puedes buscarla mediante el icono que te lleva a la carpeta de nivel inmediatamente superior. Para bajar al nivel inferior basta con hacer doble clic en una carpeta.

Pinchando en el botón con el triángulo ( o dentro del campo Guardar en) puedes visualizar la estructura de carpetas, como se ve en esta imagen, desde el nivel en que nos encontramos hacia arriba. Para ir a una carpeta de esta estructura, o a otra unidad, basta con hacer clic sobre ella.

Mediante el icono volvemos a la carpeta anterior.

También puedes crear una nueva carpeta con este icono , la carpeta se creará dentro de la carpeta que figure en el campo Guardar en.

Para facilitarnos la busqueda de nuestra carpeta Word dispone de cinco carpetas (Historial, Mis documentos, Escritorio, Favoritos, Carpetas Web) a las que se puede acceder haciendo clic en uno de los cinco iconos de la izquierda.

Aquí puedes ver todo esto con más detalle, junto con una explicación de los conceptos de unidad física, unidad lógica, archivo, carpeta, etc.

Nombre del archivo, escribe el nombre que quieres darle a tu archivo o documento.

Cuando guardamos un documento por primera vez, en este campo aparecen las primeras letras del contenido del documento, en el caso de la imagen de esta página aparece "Al asomar la ca". Si no quieres utilizar este nombre empieza a escribir otro nombre, sin hacer clic, y automáticamente se borrará. Si quieres modificarlo haz clic sobre él.

Guardar como tipo, el tipo de documento normalmente será Documento de Word, pero tenemos un menú desplegable (haciendo clic en el triangulo de la derecha) con otros tipos, para, por ejemplo, guardar el documento como una página Web, como ya veremos en el punto correspondiente.

Truco: Pulsa la tecla F12 para abrir rápidamente el cuadro de diálogo Guardar como.

Otros comandos y opciones de Guardar.

Este icono te permite buscar en Internet.

Haciendo clic en este icono se elimina el archivo o carpeta seleccionado.

Herramientas.

Se abre una ventana como la que ves aquí para que elijas una de las opciones disponibles que permiten eliminar, cambiar de nombre y agregar a Favoritos el archivo seleccionado. Si tu ordenador forma parte de una red puedes conectar un archivo remoto a una unidad de red. Puedes ver las propiedades del archivo. También puedes acceder a las Opciones Web y Opciones generales del archivo. Por último, puedes guardar una versión del archivo con comentarios.

  Haciendo clic en el icono se abre este menú en el que puedes seleccionar el formato con el que verás la lista de documentos. Hay cuatro posibilidades:

1) Lista. Solo vemos el nombre del archivo, es la opción por defecto.

2) Detalles. Se muestra el nombre, el tamaño, el tipo de documento y la fecha de la última modificación.

3) Propiedades. Se divide la ventana en dos partes, en la izquierda se ve una lista con los nombres de los archivos y en la parte derecha toda la información con las propiedades del archivo seleccionado, título, autor, plantilla, número de palabras, número de líneas, etc.

4) Vista Previa. También se divide la pantalla en dos partes, pero en este caso, en la parte derecha se muestran las primeras líneas del contenido del archivo.

Abrir

Para comenzar a trabajar con un documento hay que abrirlo con el comando Abrir del menú Archivo.

Este cuadro de diálogo es similar a la del comando Guardar. La diferencia principal estriba en que dispones de algunas opciones para buscar el documento que queremos abrir.

Normalmente, conoceremos el nombre del documento que queremos abrir y bastará escribirlo en el campo Nombre del archivo y hacer clic en el botón Abrir. También podemos intentar localizarlo en la lista que se nos muestra, y en este caso bastará con hacer doble clic sobre él para abrirlo.

Si no lo hemos encontrado podemos buscarlo manualmente desplazándonos por la estructura de carpetas utilizando los mismos iconos que acabamos de ver para el comando Guardar como...

Si todavía no lo hemos encontrado, disponemos de la opción Buscar, dentro del comando Herramientas, mediante esta búsqueda automática, puedes especificar condiciones que debe cumplir el documento que buscas.

Por ejemplo, puedes pedir que busque los documentos cuyo nombre empiece por las letras que quieras, o incluso puedes buscar los documentos en cuyo contenido estén incluidas determinadas palabras, o que busque sólo los archivos que han sido modificados en el día de hoy, etc.

Todo esto lo puedes ver con más detalle aquí .

  Ejercicios del Tema 3