Unidad 9. Plantillas (2)

Modificar plantillas

Vamos a ver cómo se pueden modificar plantillas ya existentes, así podremos modificar tanto las plantillas proporcionadas por Word como las que creemos nosotros a partir de documentos Word, como veremos en el punto siguiente. Para modificar una plantilla primero hay que abrirla, para ello abrir un documento nuevo desde el menú Archivo ( no desde el icono de la barra estándar), de la misma forma que hemos visto en el punto anterior. Se abrirá una pantalla como ésta.

Seleccionar la solapa donde se encuentre la plantilla a modificar, por ejemplo, Cartas y faxes, a continuación hacer doble clic en la plantilla elegida, por ejemplo, Fax profesional.

Ahora, en la parte inferior derecha, en la zona titulada Crear nuevo, hacer clic donde dice Plantilla, así una vez modificada la plantilla, ésta la guardará como plantilla y no como documento Word.

Haremos clic en Aceptar y se abrirá la plantilla Fax profesional (tendrá el diseño que ya vimos en el punto anterior).

Sobre esa plantilla podremos hacer todas las modificaciones en el diseño que queramos. Por ejemplo, sustituiremos Nombre de la organización por el nombre de nuestra organización, así ya no tendremos que introducirlo cada vez. También cambiaremos el tamaño y el tipo de letra de "Fax", etc.

Al final obtendremos nuestro propio diseño como muestra esta imagen. Ahora sólo nos quedaría guardar la plantilla modificada, para ello hacemos clic en Guardar como... y nos aparecerá una pantalla como la que vemos a continuación.

Observar dos cosas importantes.
Automáticamente Word nos ha colocado en la carpeta Plantillas , que es la carpeta donde se guardan las plantillas creadas o modificadas por los usuarios. Esto debe ser así para que luego aparezcan en la solapa General cuando queramos abrir una plantilla.

El campo Guardar como tipo está bloqueado y rellenado con Plantilla de documento. Esto es así porque anteriormente, al abrir la plantilla, elegimos Plantilla en el campo Crear nuevo.

Sólo nos queda darle otro nombre a la plantilla (Fax_aulaclic) si queremos conservar la plantilla original y hacer clic en Guardar. Ya tenemos nuestra propia plantilla para mandar faxes.

Para utilizarla haremos, como ya vimos en el punto anterior, y veremos como efectivamente nuestra plantilla, Fax_aulaclic, ya aparece para utilizarla normalmente y obtener un documento Word.

Nota: La carpeta Plantilla puede estar situada en distintos sitios segun la versión y la instalación de Word2000. Por ejemplo, puede estar en C:/Archivos de programa/Microsoft Office/Plantillas o C:\Windows\Application data\Microsoft\Plantillas .

Crear plantillas a partir de documentos Word

Las plantillas y los documentos Word se diferencian esencialmente en que son distintos tipos de documentos. Por lo tanto, a partir de un documento Word podemos crear una plantilla simplemente cambiándole el tipo de documento.

En el sentido inverso no es posible el cambio directamente, es decir, a una plantilla no le podemos cambiar el tipo de documento para convertirla en un documento Word. Sí lo podemos hacer indirectamente, sólo tenemos que utilizar la plantilla de modo normal marcando la casilla Crear nuevo como Documento, como hemos visto en el punto Utilización de las plantillas de Word y al guardarla nos creará un documento Word.

Así pues, para crear una plantilla a partir de un documento de Word tendremos que:

Diseñar el documento Word. Modificar el documento Word para darle el aspecto de una plantilla. Aquí, podríamos incluir campos del estilo "Haga clic aquí..." como veremos en otro tema, aunque no es necesario que una plantilla contenga estos campos. Por supuesto, también podemos partir de un nuevo documento en blanco para diseñar nuestra plantilla.

Guardar como plantilla. Hacer clic en Guardar como... y en el campo Tipo de documento seleccionar Plantilla de documento. Como ya vimos en el punto anterior, automáticamente Word nos colocará en la carpeta Plantillas. Darle el nombre a la plantilla y hacer clic en Aceptar, a partir de ese momento podremos utilizar nuestra plantilla desde la carpeta General.

Ejercicios del Tema 9