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Unidad 19. Compartir documentos. (I)


Introducción

Hoy día es muy frecuente el trabajo en equipo, un documento puede ir pasando por diferentes manos hasta llegar a estar terminado. Esto suele ocurrir, sobre todo, en empresa grandes y tamién en ambientes de teletrabajo, a menudo en el mundo editorial, escritores, periodistas, etc.

Pensando en estas formas de trabajar Word ofrece la posibilidad de redactar un documento y poderlo compartir con diversos usuarios. Los diferentes usuarios pueden realizar cambios sobre el documento y dejar comentarios, posteriormente se puede consultar quien hizo ese comentario o quien ha realizado cambios sobre el documento original. También existe la herramienta Resaltado que es como si marcásemos texto con un rotulador. Por último, veremos como manejar diferentes versiones de un mismo documento.

En la siguiente imagen vemos un documento que nos puede dar una idea del aspecto que tienen las diferentes herramientas de las que dispone Word para facilitar la compartición de documentos. No te asustes por lo que puede parecer a primera vista, ya que hemos introducido todos los elementos muy juntos para que se pudiesen ver en una imagen.

Control de cambios, comentarios, resaltado

Los comentarios sirven para aclarar alguna frase o palabras dentro del documento, al insertar un comentario nos resalta la palabra y dibuja un globo a la derecha del documento con el comentario en su interior.

Comentario ejemplo

La herramienta de resaltado nos permite subrayar el texto del documento al igual que subrayamos el papel ordinario con un fluorescente.

Ejemplo subrayado

Con el control de cambios activado podemos ver fácilmente mediante globos informativos los diferentes cambios producidos en el documento.

En las imágenes de la derecha podemos ver algunos ejemplos de avisos de cambios efectuados en el documento, el primero es un cambio de formato, nos dice que el texto a utilizado la herramienta de resaltar.

La siguiente imagen el texto subrayado y en rojo es nuevo texto añadido.

Y la tercera imagen nos indica que el texto que hay en el globo a sido eliminado de la posición donde apunta el globo en el documento.

 

Modificado por formato

Texto incluido

Texto eliminado

La barra revisión.

 

La barra de revisión nos permite manejar las opciones más usuales relativas a compartir documentos, en la siguiente imagen puedes ver su aspecto.

Barra RevisiónAl insertar un comentario se activa la barra de revisión automáticamente, pero también podemos mostrarla desde el menú Ver - Barras de herramientas - Revisión o hacer clic con el botón derecho sobre una parte libre de la zona de barras de herramientas que tenemos en la parte superior de word, se abrirá un desplegable donde podemos hacer clic sobre Revisión.

 

Por defecto, la barra de revisión no muestra todos los botones, para hacerlos visibles debemos hacer clic al final de la barra sobre el triángulo negro que apunta hacia abajo y seleccionar Agregar o quitar botones - Revisión, en el menú que nos aparece debemos seleccionar todos los botones, incluido el último Aceptar o rechazar cambios...

La barra de revisión tiene los botones agrupados por tipo de herramienta, según muestran las siguientes imagenes:

Resaltado.

Comentarios.

Control de cambios.

Todos estos botones los iremos viendo a lo largo de la unidad conforme estudiemos cada punto.

Herramienta de resaltado.

Dentro de la barra de revisión tenemos la herramienta para resaltar

Resaltar texto.

Para resaltar texto podemos hacerlo de dos formas distintas pero igual de efectivas.

La primera opción es:

- Seleccionar el texto o el elemento del documento.

- Escoger el color del resaltado.

Si ya tenemos el color seleccionado, únicamente deberemos seleccionar el texto y hacer clic sobre .

La segunda opción es:

- Hacer clic sobre el botón .

- El l puntero del ratón tomará esta forma , ya podemos seleccionar el texto y quedará resaltado.

- Hacer clic otra vez sobre el botón , para dejar de resaltar y que el puntero del ratón tome su forma normal.

 

Quitar efecto resaltado.

Para quitar el efecto del resaltado debemos seguir el mismo procedimiento que para resaltar, pero en lugar de seleccionar un color debemos seleccionar Ninguno para que así quite el resaltado.

Si tenemos varios resaltados y deseamos eliminarlos todos podemos presionar Ctrl + E para seleccionar todo el documento y posteriormente hacer clic sobre resaltado en Ninguno.

 

Buscar texto resaltado.

Si lo que deseamos es buscar el texto resaltado en nuestro documento lo que podemos hacer es situarnos al inicio del documento y acceder al menú Edición - Buscar o presionar las teclas Ctrl + B.

Aparece el diálogo Buscar y reemplazar, debemos estar en la pestaña Buscar, presionamos el botón Más y se despliega otras opciones de búsqueda más avanzadas. Pulsamos sobre Formato y seleccionamos Resaltar. Para comenzar la búsqueda pulsamos sobre Buscar siguiente, como lo hacemos de forma habitual, nos irá encontrando los elementos resaltados del documento.

Aquí puedes realizar un ejercicio paso a paso interactivo donde puedes practicar las acciones que hemos estudiado en este apartado.



  
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Marzo - 2002.