Unidad 12. Los informes (I) |
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar más facilmente la información y sacar totales por grupos. En esta unidad veremos cómo crear un informe utilizando el asistente y cómo cambiar
su diseño una vez creado. |
Introducción. |
Para crear un informe
tenemos que posicionarnos en la ventana Base
de datos con el objeto Informes seleccionado, si hacemos clic en el botón
Según el tipo de autoinforme que elijamos, el informe presentará los datos de manera diferente, cuando hacemos clic en una de las opciones, en la parte izquierda aparece un esquema de cómo se presentarán los datos con esa opción. Por ejemplo Autoinforme: en columnas presenta cada registro en una página mientras que Autoinforme: en tablas presenta varios registros en una misma página y cada registro en una fila. Para poder utilizar esta opción tenemos que rellenar previamente el cuadro Elija la tabla o consulta de donde proceden los datos del objeto: con el nombre del origen del informe. Este será el único dato a introducir, una vez introducido seleccionamos el tipo de autoinforme y pulsamos el botón Aceptar, Access se encarga del resto.
Explicaremos a continuación la forma de crear un informe utilizando el asistente.
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Para arrancar el asistente para informes podemos hacerlo como lo vimos en el punto anterior o bien, otra forma más rápida es desde la ventana Base de datos con el objeto Informes seleccionado, haciendo doble clic en la opción Crear un informe utilizando el asistente.
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Aparece la primera ventana del asistente: En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe. Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del cuadro Tablas/Consultas este será el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta. A continuación seleccionamos los
campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y clic sobre el
botón Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo
clic sobre el botón A continuación pulsamos el boton Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver en la siguiente página... |
En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto añadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarán totales de ese grupo. Para añadir un nivel de agrupamiento,
en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por el cual queremos
agrupar y hacer clic sobre el botón En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendrá nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarán para cada registro, en nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por población, y encima un grupo por código postal. Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer
clic sobre la cabecera correspondiente al grupo para seleccionarlo y pulsar
el botón Si queremos cambiar
el orden de los grupos definidos utilizamos los botones Con el botón En este cuadro aparecen los distintos grupos que tenemos definidos, y por cada grupo tenemos el campo que define el grupo en Campos de grupo: y el cuadro Intervalos de agrupamiento:, desplegando el cuadro podemos indicar que utilice para agrupar el valor completo contenido en el campo o que utilice la primera letra, las dos primeras, etc... Después de pulsar el botón Aceptar volvemos a la ventana anterior. Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el botón Siguiente> y pasamos a la siguiente ventana que verás en la siguiente página... |
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Mayo - 2006.
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