Unidad 4. Básico: Introducir datos en una tabla


Vamos a ir viendo ejemplos de cómo introducir los datos para cada tipo de datos distinto. Recuerda que para introducir datos debes ver la tabla en Vista Hoja de datos.

Texto y Memo: La forma de introducir datos en los campos de texto y campos MEMO es simplemente escribiendo el valor. Admite letras, números y otros carateres.

Datos de tipo texto

 

Número y Moneda: Para rellenar estos datos, simplemente escribiremos el valor, pero teniendo en cuenta que sean valores numéricos, obviamente. El campo moneda le dará el formato adecuado automáticamente al pasar al siguiente campo.

Campo moneda

 

Autonumeración y Calculado: No es posible asignar un valor a un campo de estos tipos. Las razones son las siguientes:
- El sistema es quien da al campo Autonumeración el valor que le corresponde automáticamente. Va asignando números correlativos en cada nuevo registro.
- El valor del campo Calculado es el resultado de la expresión indicada en su definición.

Campo moneda

 

Fecha/Hora: La fecha se debe introducir siguiendo un formato fecha, como es DD/MM/AAAA. Si no te quieres complicar, haz clic en el pequeño calendario que aparece a la derecha del campo, cuando éste está activo. Se desplegará un calendario donde podrás seleccionar el día adecuado.

Datos fecha

 

Sí/No: En los campos de este tipo deberemos activar la casilla de verificación para indicar y desactivarla para indicar No. Lo haremos con un simple clic.

Datos Sí/No

 

Objeto OLE: Esta forma de insertar imágenes no es muy recomendable en las actuales versiones. Digamos que está obsoleta y es preferible utilizar Datos adjuntos. Aún así, veremos cómo se introduce. Deberemos hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el campo y seleccionar Insertar objeto... en el menú contextual.

Datos OLE

Se abrirá una ventana como la siguiente:

Insertar objeto OLE

Lo habitual será pulsar la opción Crear desde archivo y seleccionar un archivo existente. Más adelante veremos con más detalle esta ventana.

 

Datos adjuntos: Para introducir datos en campos de tipo Datos adjuntos, deberemos hacer doble clic en el clip que se dibuja en su celda.

Datos adjuntos

Se abrirá la ventana siguiente:

Datos adjuntos

En ella deberás Agregar los archivos que quieras adjuntar. Y los podrás Quitar en cualquier momento.

Además, desde la opción Abrir podrás visualizar los archivos que ya hayas adjuntado (se iniciará el programa capaz de reproducirlos).

Las opciones Guardar como... y Guardar todo... te permiten guardar en tu disco duro local los archivos de la lista de adjuntos.

 

Hipervínculo: Al igual que el texto, simplemente deberemos escribir para rellenar este campo. Lo único que tendremos que tener en cuenta es que cualquier texto introducido se interpretará como una ruta. Por lo tanto, asegúrate de que introduces enlaces válidos.
- Si se trata de una ruta a una carpeta local se abrirá con el explorador de Windows.
- Si se interpreta como una dirección de internet, se abrirá con el navegador predeterminado.
- Si se interpreta como un correo electrónico, se intentará iniciar el gestor de correo del equipo para enviar un mensaje a la dirección especificada en el campo.

Datos Hipervínculo

 

Asistente para búsqueda: Al situarte en un campo de este tipo, verás en la zona derecha una pequeña flecha que, al pulsarla, desplegará una lista de opciones. Éstas habrán sido definidas en el diseño de la tabla y serán valores introducidos a mano o bien valores procedentes de la información de alguna tabla.

Datos Asistente para  búsqueda

Mientras tengas desplegada la lista, también visualizarás un pequeño botón en la zona inferior. Si haces clic en él se abrirá una ventana que te permitirá editar los elementos disponibles. Es recomendable que, si quieres utilizar un valor que no se muestra en la lista, edites la lista desde aquí en vez de escribirlo directamente en el recuadro.

Lista

 

Access está diseñado para avisarte si te equivocas al introducir un dato. Obviamente no va a saber si un apellido o un número de teléfono es correcto, pero sí te avisará si intentas introducir caracteres alfabéticos en un campo de fecha o si tratas de escribir 5 letras en un campo que se ha limitado a 2. De modo que, si te equivocas y ves un mensaje de error, no te preocupes, léelo detenidamente y luego rectifica, que rectificar es de sabios.


Octubre-2010

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