Unidad 14. Las macros (I)


14.1. Introducción

Las Macros son un método sencillo para llevar a cabo una o varias tareas básicas como abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc.

También sirven para crear métodos abreviados de teclado y para que se ejecuten tareas automáticamente cada vez que se inicie la base de datos.

Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base de datos, se ejecutará automáticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca una macro con ese nombre, si la encuentra será el primer objeto que se ejecute antes de lanzar cualquier otro.

Esta opción es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones o lanzar procesos antes de que el usuario empiece a trabajar con la base de datos.

La configuración por defecto de Access, nos impedira ejecutar ciertas acciones de macro si la base de datos no se encuentra en una ubicación de confianza, para evitar acciones malintencionadas.

Para ejecutar correctamente las macros de bases de datos que consideremos fiables, podemos añadir la ubicación en el Centro de confianza, tal como vimos en la Unidad 10 al realizar consultas de acción.

14.2. Crear una Macro

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Para definir una macro, indicaremos una acción o conjunto de acciones que automatizarán un proceso. Cuando ejecutemos una Macro, el proceso se realizará automáticamente sin necesidad, en principio, de interacción por nuestra parte.

Por ejemplo, podríamos definir una Macro que abra un formulario cuando el usuario haga clic en un botón, o una Macro que abra una consulta para subir un diez por cien el precio de nuestros productos.

Crear una Macro es relativamente fácil, sólo tienes que hacer clic el botón Macro de la pestaña Crear y se abrirá la ventana con la nueva macro, así como sus correspondientes Herramientas de macros, englobadas en la pestaña Diseño.

Si habías utilizado versiones anteriores de Access, notarás que en la actual versión se ha modificado un tanto la forma de trabajar con las macros.

Como podrás observar, la ventana principal consta de una lista desplegable que te permite elegir la Acción para la macro. En el panel de la izquierda encontrarás estas mismas acciones agrupadas por categorías según su tipo y con un útil buscador en la zona superior, de forma que te sea más sencillo localizar la que deseas aplicar.

Ventana Macro

Podemos añadir tantas acciones como queramos, ya que al elegir una opción en el desplegable aparecerá otro inmediantamente debajo del primero, y así consecutivamente. Simplemente deberemos tener presente que se ejecutarán en el orden en que se encuentren. Es una cuestión de lógica, se ejecuta de forma lineal, de forma que no tendría sentido tratar de Cerrar ventana si aún no la hemos abierto, por ejemplo.

Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes arrastrarlas con el ratón hasta la posición correcta o bien utilizar los botones de la acción, que aparecerán al pasar el cursor sobre ella. Con ellos podrás subir o bajar un nivel la acción por cada pulsación.

Ordenar macros - botones

Obviamente estos botones sólo están disponibles si hay más de una acción. La última sólo podrá ascender, la primera sólo podrá descender y si sólo hay una acción únicamente dispondrá del botón Eliminar situado a la derecha.

En función de la acción que seleccionemos aparecerá un panel con un aspecto u otro, en el que podremos especificar los detalles necesarios.

Macro Abrir tabla

Por ejemplo, para la acción Abrir una tabla, necesitaríamos saber su nombre, en qué vista queremos que se muestre y si los datos se podrán modificar o no una vez abierta. No siempre será obligatorio rellenar todos los campos, únicamente los que indique que son Requeridos. El resto puede que tengan un valor por defecto (como en este caso Vista: Hoja de datos) o que simplemente sean opcionales.

Cuando tengas muchas acciones en una macro, es posible que te interese ocultar los detalles para ver la lista de acciones una bajo otra. En ese caso, podrás expandir Expandir y contraer Contraer la información desde el botón de la esquina superior izquierda. Cuando se ocultan los detalles, la información relevante se muestra toda en una fila, como puedes observar en la siguiente imagen.

Macro Abrir tabla

Otra forma de contraer y expandir es desde su correspondiente grupo en la pestaña Diseño.

Grupo Contraer o expandir

Cuando la Macro está terminada, puede guardarse Botón Guardar, ejecutarse Botón Ejecutar y cerrarse. Más tarde podremos llamarla desde un control Botón, o ejecutarla directamente desde la ventana de la base de datos haciendo clic en Ejecutar o bien haciendo doble clic directamente sobre ella.


Octubre-2010
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