Unidad 12. Los informes (I)

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar más facilmente la información y sacar totales por grupos.

En esta unidad veremos cómo crear un informe utilizando el asistente y cómo cambiar su diseño una vez creado.

Introducción.

Para crear un informe tenemos que posicionarnos en la ventana Base de datos con el objeto Informes seleccionado, si hacemos clic en el botón se abre una ventana con las distintas formas que tenemos para crear un informe:

Vista Diseño abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoinforme o utilizar el asistente y después sobre el informe creado modificar el diseño para ajustar el informe a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un informe.

Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe.

Autoinforme consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta origen.

Según el tipo de autoinforme que elijamos, el informe presentará los datos de manera diferente, cuando hacemos clic en una de las opciones, en la parte izquierda aparece un esquema de cómo se presentarán los datos con esa opción. Por ejemplo Autoinforme: en columnas presenta cada registro en una página mientras que Autoinforme: en tablas presenta varios registros en una misma página y cada registro en una fila.

Para poder utilizar esta opción tenemos que rellenar previamente el cuadro Elija la tabla o consulta de donde proceden los datos del objeto: con el nombre del origen del informe. Este será el único dato a introducir, una vez introducido seleccionamos el tipo de autoinforme y pulsamos el botón Aceptar, Access se encarga del resto.

Asistente para gráficos utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del gráfico.

Asistente para etiquetas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación etiquetas.

Explicaremos a continuación la forma de crear un informe utilizando el asistente.

El asistente para informes.

Para arrancar el asistente para informes podemos hacerlo como lo vimos en el punto anterior o bien, otra forma más rápida es desde la ventana Base de datos con el objeto Informes seleccionado, haciendo doble clic en la opción Crear un informe utilizando el asistente.

Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del cuadro Tablas/Consultas este será el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta.

A continuación seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y clic sobre el botón o simplemente doble clic sobre el campo.

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo se quita de la lista de campos seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón .

A continuación pulsamos el boton Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver en la siguiente página...

En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto añadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarán totales de ese grupo.

Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botón (o directamente hacer doble clic sobre el campo).

En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendrá nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarán para cada registro, en nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por población, y encima un grupo por código postal.

Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo para seleccionarlo y pulsar el botón .

Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones , la flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel.

Con el botón podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic en ese botón aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

En este cuadro aparecen los distintos grupos que tenemos definidos, y por cada grupo tenemos el campo que define el grupo en Campos de grupo: y el cuadro Intervalos de agrupamiento:, desplegando el cuadro podemos indicar que utilice para agrupar el valor completo contenido en el campo o que utilice la primera letra, las dos primeras, etc... Después de pulsar el botón Aceptar volvemos a la ventana anterior.

Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el botón Siguiente> y pasamos a la siguiente ventana que verás en la siguiente página...

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