Unidad 7. Las Consultas (I).

En esta unidad veremos cómo crear consultas y manejarlas para la edición de registros de tablas creadas con Access2003.

Tipos de consultas.

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

Existen varios tipos de consultas:

Consultas de selección.

Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).

Consultas de acción.

Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas.

Consultas específicas de SQL.

Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.

Crear una consulta.

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:

Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.

Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra en el lateral izquierdo de la ventana Base de datos.

Esta es la pantalla que nos aparece:

Luego tenemos tres alternativas:

Hacer doble clic sobre la opción Crear una consulta utilizando el asistente.

En este caso se abre la ventana del asistente en la que nos pide elegir la tabla de la que va a sacar los datos, los campos que queremos visualizar y el título de la consulta, a continuación genera automáticamente la consulta correspondiente.

Hacer doble clic sobre la opción Crear una consulta en vista diseño.

En este caso se abre la ventana Diseño de consulta que detallaremos más adelante y en la que podremos definir con más detalle nuestra consulta.

Hacer clic sobre el botón de la ventana Base de datos.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

El Asistente para consultas sencillas es lo mismo que la opción Crear una consulta utilizando el asistente comentada más arriba.

Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos más adelante.

La opción Vista Diseño tiene el mismo efecto que la opción Crear una consulta en vista diseño. Esta es la opción que explicaremos a continuación.

Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacará los datos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente:

Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón Agregar.

Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demás tablas.

Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar.

Aparecerá la ventana Vista Diseño de consultas.

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