Unidad 19. Avanzado: Combinar varios libros




En ocasiones disponemos de dos o más copias de un mismo documento, no por razones de seguridad, sino porque varias personas han seguido trabajando sobre un archivo base, cada uno por su cuenta.

Por ejemplo, cuando varias personas están trabajando sobre una misma copia en red y por el motivo que sea, pierden la conexión con el archivo. En esos casos, el usuario necesariamente debe guardar los datos como un archivo diferente, que contiene toda la información, tanto la original como sus modificaciones.

Hacer una puesta en común de los contenidos de cada uno, para formar un único libro final que reuna la información de todas las copias es un trabajo pesado. Para no tener que realizar esta tarea de forma manual, disponemos de una herramienta Excel que nos permite combinar los libros basados en copias de un mismo libro compartido.

Requisitos para combinar libros

- Como hemos dicho, el archivo original debe ser un libro compartido y las copias deben basarse en él. Esto es necesario porque Excel necesita del historial de cambios.

- Además, las copias deberán estar situadas en la misma carpeta y por tanto tener nombres diferentes, para poder realizar la combinación.

Mostrar el botón Comparar y combinar libros

Por defecto, no vemos en el entorno botón alguno que realice la tarea de combinar libros. Necesitamos personalizar el entorno para que se muestre, de la siguiente forma:

1. Pulsar la pequeña flecha de la barra de inicio rápido barra menú. Es la que está situada a la derecha. O bien elegiremos Archivo > Opciones > Barra de herramientas de acceso rápido.

2. En la ventana de personalización, haremos clic en la lista desplegable Comandos disponibles en: que está situada en la zona inferior izquierda. Y eligiremos Todos los comandos, en vez de Comandos más utilizados.

3. En la lista que se situa justo debajo, elegiremos Comparar y combinar libros. Están ordenados alfabéticamente. Luego hacemos clic en el botón Agregar.

Personalizar barra inicio rápido - Combinar

Se incluirá en la lista de la derecha. Pulsaremos Aceptar y la barra de inicio rápido cambiará, para incluir el botón combinar.

Comparar y combinar

El libro sobre el cual queremos volcar la información del resto de copias deberá estar abierto.

1. Hay que pulsar el nuevo botón para combinar Botón combinar.

2. Se abrirá una ventana para elegir qué archivos combinar. Se pueden elegir varios de ellos, si los seleccionamos mientras pulsamos la tecla CTRL.

3. Hacer clic en Aceptar y visualizar los resultados.

El contenido del libro habrá cambiado, y podremos resaltar los cambios, aceptarlos o cancelarlos, como veremos.



Septiembre-2010

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