Unidad 5. Correo electrónico (VI)


5.5. Organizar el correo en Gmail. Etiquetas y categorías

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Cada vez recibimos más correos y según va pasando el tiempo tenemos más correos guardados en nuestra cuenta de Gmail. Dada la gran capacidad de almacenamiento de los sistemas de correo no vale la pena borrar los correos leidos, por si más tarde queremos recuperarlos. Gmail ofrece hasta 25 GB de espacio, que es suficiente para guardar los correo se varios años. En la parte inferior de la pantalla de Gmail podemos ver el espacio ocupado y el disponible.

Ya hemos dicho que la búsqueda de Gmail permite encontrar rápidamente cualquier correo con sólo recordar alguna de sus características (el tema, la fecha aproximada, el desinatario, etc) pero aparte de la potencia de la búsqueda, hay más posibilidades para organizar nuestros mensajes de forma que nos resulte más fácil trabajar con ellos. Estamos hablando de las etiquetas y categorias, que, sobre todo, nos ayudarán a la hora de examinar los correos que nos llegan cada dia.

Etiquetas.

Cuando comenzo a usarse el correo electrónico en Internet, los mensajes de correo se organizaban en bandejas, por ejemplo, bandeja de entrada, de salida, etc. luego se cambió al concepto de carpetas, con la ventaja que cada usuario podía crear carpetas nuevas y colocar en ella los mensajes que quisiera. Ahora Google usa las etiquetas que son parecidas a las carpetas salvo por el hecho que un mensaje puede tener varias etiquetas, mientras que un mensaje sólo puede estar en una carpeta. Por ejemplo, podemos etiquetar un mensaje como "trabajo" y también como "responder urgente", cuando hayamos respondido al mensaje, le borraremos esta última etiqueta.

Gmail tiene dos tipos de etiquetas. Las etiquetas del sistema ya están creadas y no se pueden borrar ya que se utilizan para realizar las acciones más comunes. Estas etiquetas del sistema son Recibidos, Destacados, Importante, Enviados, Chats, Borradores, Todos, Spam, Papelera. El llegar un correo se le asigna la etiqueta Recibidos, si lo marcamos con la estrella que hay en la parte izquierda pasa a Destacados, al mandar un correo pasa a Enviados, mientras los escribimos está en Borradores, al eliminarlo pasa a la Papelera y a los 30 dias se borra, los correos detectados como "no deseados" pasan a Spam, para ver un correo que hemos archivado debemos ir a la etiqueta Todos. Gmail etiqueta algunos mensajes como Importante y pone el icono icono importante gmail delante.

El otro tipo de etiquetas son las que crea cada usuario, podemos crear, modificar y borrar las etiquetas que queramos. Usar etiquetas permite organizar los mensajes de una forma más eficiente. Por ejemplo, podemos ver los mensajes de una determinada etiqueta y hacer diversas acciones sobre ellos, como borrarlos, archivarlos, etc. más adelante vermos cómo usar las etiquetas con más detalle. Primero veremos las cosas más básicas sobre las etiquetas.

crear etiqueta gmailCrear etiqueta. Para crear una etiqueta nueva, pulsa en el botón Más de la parte izquierda y elige Crear etiqueta nueva, dale un nombre y se creará una etiqueta vacía. Otra forma de crear una etiqueta es la siguiente, primero seleccionamos uno o varios mensajes, marcando en la casilla de su izquierda, y luego pulsamos en el botón etiquetas de la parte superior, se abrirá el desplegable que ves en esta imagen. Pulsa en Crear nueva etiqueta y se creará una etiqueta a la vez que se aplicará a los mensajes seleccionados.

Asignar etiquetas. Una vez creada una etiqueta podemos asignarla a cuantos menajes queramos. Hay varias formas de hacerlo, la primera es similar a lo que acabamos de decir, si estás en la lista de mensajes, primero seleccionamos uno o varios mensajes, marcando en la casilla de su izquierda, y luego pulsamos en el botón etiquetas de la parte superior, se abrirá el desplegable y sólo hay que marcar una o varias casillas de las que aparecen, por ejemplo, Foros, y pulsar la opción Aplicar, que aparecerá en ese momento.

Otra forma de etiquetar un mensaje es mientras lo estamos redactando, para ello hay que pulsar en el triángulo de la parte inferior derecha, Mas opciones, elegir Etiquetar y luego Etiquetar como, y se abrirá el desplegable que acabamos de ver para escoger una etiqueta.

Estas son formas manuales de etiquetar mensajes pero hay una forma automática de hacerlo mediante el uso de los Filtros. La idea es definir unas condiciones de forma que todos los mensajes que las cumplan quedarán etiquetados de forma automática, incluso los mensajes nuevos que vayan llegando. Los filtros son una herramienta muy potente que veremos un poco más adelante.

Cuando un mensaje tiene asignada una etiqueta, está aparece en la lista de mensajes para que podamos verla claramente. Por ejemplo, en la siguiente imagen, vemos como el segundo mensaje tiene la etiqueta de publicidad.

Etiqueta en lista de conversaciones

También aparece la etiqueta en la parte superior, cuando abrimos un mensaje.


Septiembre-2014
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