Unidad 14. Combinar correspondencia (VIII)


14.9. Filtrar destinatarios

Podemos filtrar los destinatarios para que sólo se utilicen los registros que tengan un determinado valor en un campo de combinación. Por ejemplo podríamos decidir utilizar únicamente los clientes de Alicante.

En la pestaña Correspondencia hacemos clic en Editar lista de destinatarios . En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia pulsamos en el encabezado del campo correspondiente, en este caso Población, y se desplegará una lista con varias opciones:

(Todos) se seleccionan todos los valores de población.

Los valores que aparecen sin paréntesis son los distintos valores que aparecen en el campo, en este caso las poblaciones Valencia y Alicante. Si seleccionamos uno de estos valores, seleccionará del origen de datos los destinatarios que tengan ese valor en la población y los demás no se combinarán.

(Espacios) se seleccionan todos los destinatarios que no tienen población.

(Sin espacios) se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en el campo población.

(Avanzado...) abre el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar. Este cuadro también se puede abrir haciendo clic en Filtrar... en la ventana de destinatarios que se inicia al pulsar Editar lista de destinatarios. La ventana es como la que se aprecia en la siguiente imagen:

Filtrar y ordenar

En la pestaña Filtrar registros vamos poniendo la condición que deberán cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner una condición o varias. Cada línea es una condición.

Lo único que debemos hacer es seleccionar un campo de la lista, el tipo de comparación a realizar de entre las disponibles e introducir manualmente el valor a comparar (Comparar con).

En algunos casos no será necesario especificar un valor en el campo Comparar con: cuando se compruebe si el valor está o no vacío. Por ejemplo si no queremos combinar los clientes sin dirección, seleccionaremos Campo: dirección y Comparación: No está vacío. Veremos que Comparado con: sale deshabilitado y por tanto no podemos escribir nada. Por supuesto, no tendría sentido hacerlo, porque no vamos a compararlo con nada.

Por ejemplo, la condición formada en el cuadro anterior se leería: población es igual a Valencia, de esta forma sólo aparecerían combinados los clientes de Valencia.

Podemos utilizar varias condiciones uniéndolas por el operador Y u O para formar condiciones compuestas, como por ejemplo: nombre igual a Juan Y dirección No vacío, sacaría los clientes de nombre Juan que tuviesen algo en el campo dirección.

Para quitar las condiciones hacemos clic en el botón Borrar todo.

Una vez formulada la condición salimos haciendo clic en Aceptar.

Cuando utilizamos un campo para filtrar los registros a combinar, la flecha de su encabezado ya no se muestra negra, sino azulada. Campo filtrado

 

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Filtrar destinatarios

14.10. Ordenar destinatarios

Si queremos ordenar los destinatarios por algún campo, por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea más fácil entregarlas a los empleados, hacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se ordenarán por ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la columna los destinatarios pasarán a ordenarse en orden inverso.

También podemos ordenar por varios campos. Por ejemplo queremos ordenar las cartas por provincia y dentro de la misma provincia por población y dentro de la misma población por apellidos. En este caso tenemos que utilizar la ficha Ordenar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar. Recuerda que accedemos a ella haciendo clic en el botón Editar lista de destinatarios y desde ahí ya podemos seleccionar Ordenar....

Filtrar y ordenar

Sólo tenemos que seleccionar en Ordenar por el campo por el cual queremos ordenar los registros, y si queremos ordenación ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a menor).

Para ordenar por más campos rellenar Luego por.

En el ejemplo de la imagen saldrían las cartas ordenadas por población y dentro de una misma población por código postal.

Una vez formulada la condición salimos haciendo clic en Aceptar.




Febrero-2011
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