Unidad 21. Compartir documentos (I)


21.1. Introducción

Hoy día es muy frecuente el trabajo en equipo. Un documento puede ir pasando por diferentes manos hasta llegar a estar terminado. Esto suele ocurrir, sobre todo, en empresa grandes y tamién en ambientes de teletrabajo, a menudo en el mundo editorial, escritores, periodistas e incluso en trabajos de estudiantes.

Pensando en estas formas de trabajar Word ofrece la posibilidad de redactar un documento y poderlo compartir con diversos usuarios. Los diferentes usuarios pueden realizar cambios sobre él y dejar comentarios, que posteriormente se pueden consultar para saber quién comentó o modificó el documento original. También existe la herramienta Resaltado que es como si marcásemos texto con un rotulador. Por último, veremos como manejar diferentes versiones de un mismo documento.

En la siguiente imagen vemos un documento que nos puede dar una idea del aspecto que tienen las diferentes herramientas de las que dispone Word para facilitar la compartición de documentos. No te asustes por lo que puede parecer a primera vista, ya que hemos introducido todos los elementos muy juntos para que se pudiesen ver en una imagen.

Control de cambios, comentarios, resaltado

Los comentarios sirven para aclarar alguna frase o palabras dentro del documento, al insertar un comentario nos resalta la palabra y dibuja un globo a la derecha del documento con el comentario en su interior.

Comentario ejemplo

La herramienta de resaltado nos permite subrayar el texto del documento al igual que subrayamos el papel ordinario con un fluorescente.

Ejemplo subrayado

Con el control de cambios activado podemos ver fácilmente mediante globos informativos los diferentes cambios producidos en el documento.

En las imágenes siguientes podemos ver algunos ejemplos de avisos de cambios efectuados en el documento:

El primero es un cambio de formato, nos dice que el texto a utilizado la herramienta de resaltar.

Modificado por formato

La siguiente imagen el texto tachado es texto eliminado.

Texto incluido

Y la tercera imagen nos indica que el texto que está subrayado ha sido añadido por el corrector o la persona que ha hecho los comentarios.

Texto eliminado

21.2. La pestaña Revisar

La ficha de revisión nos permite manejar las opciones más usuales relativas a compartir documentos. En la siguiente imagen puedes ver su aspecto.

La revisión de cambios no se activará si no hacemos clic en el botón Control de cambios que se encuentra en el grupo Seguimiento. A partir de ese momento podrás resaltar texto, insertar comentarios y guardar un histórico de los cambios realizados.

Activar control de cambios

La pestaña de Revisar tiene los principales botones agrupados por tipo de herramienta en los grupos Comentarios y Cambios, según muestran las siguientes imagenes:

Todos estos botones los iremos viendo a lo largo de la unidad conforme estudiemos cada punto.

21.3. Herramienta de resaltado

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Dentro de la pestaña de Inicio tenemos la herramienta para resaltar

Resaltar texto.

Para resaltar texto podemos hacerlo de dos formas distintas pero igual de efectivas.

La primera opción es:

- Seleccionar el texto o el elemento del documento.

- Escoger el color del resaltado.

Si ya tenemos el color seleccionado, únicamente deberemos seleccionar el texto y hacer clic sobre .

La segunda opción es:

- Hacer clic sobre el botón .

- El puntero del ratón tomará esta forma , ya podemos seleccionar el texto y quedará resaltado.

- Hacer clic otra vez sobre el botón , para dejar de resaltar y que el puntero del ratón tome su forma normal.

 

Quitar efecto resaltado.

Para quitar el efecto del resaltado debemos seguir el mismo procedimiento que para resaltar, pero en lugar de seleccionar un color debemos seleccionar Sin color para que así quite el resaltado.

Si tenemos varios resaltados en el documento y deseamos eliminarlos todos podemos presionar Ctrl + E para seleccionar todo el documento antes de hacer clic en Sin color.

 

Buscar texto resaltado.

Si lo que deseamos es buscar el texto resaltado en nuestro documento lo que podemos hacer es situarnos al inicio del documento y acceder a la pestaña Inicio y desplegar el menú del botón Buscar para seleccionar la opción Búsqueda avanzada.

Aparece el diálogo Buscar y reemplazar, debemos estar en la pestaña Buscar y hacer clic en el botón Más que despliega más opciones de búsqueda. Pulsamos sobre Formato y seleccionamos Resaltar. Para comenzar la búsqueda pulsamos sobre Buscar siguiente, como lo hacemos de forma habitual. Nos irá encontrando los elementos resaltados del documento.

 

Para practicar este punto realiza el ejercicio Herramienta de resaltado




Febrero-2011
Pág. 21.1

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