Unidad 12. Los informes (VII)

12.9. La ventana Vista preliminar

En esta ventana vemos el informe tal como saldrá en la impresora. Observa cómo se distingue la agrupación por código de curso.

Para pasar por las distintas páginas tenemos en la parte inferior izquierda una barra de desplazamiento por los registros con los botones que ya conocemos para ir a la primera página, a la página anterior, a una página concreta, a la página siguiente o a la última página.

En la parte superior tenemos una nueva y única pestaña, la pestaña Vista preliminar, con iconos que nos ayudarán a ejecutar algunas acciones:

Es posible que veas los botones de forma distinta, ya que si la ventana de Access no es lo suficiente ancha van desapareciendo las leyendas y los botones, puedes hacer la prueba ampliando y reduciendo el ancho de la ventana verás que la barra se va transformando.

• Los botones del grupo Zoom permiten, tanto aproximar y alejar el informe, como elegir cuántas páginas quieres ver a la vez:, una junta a la otra; o Más páginas , pudiendo elegir entre las opciones 4, 8 o 12. Cuantas más páginas visualices, más pequeñas se verán, pero te ayudará a hacerte una idea del resultado final.
• El grupo Diseño de página permite cambiar la orientación del papel para la impresión y acceder a la configuración de la página.
• El grupo Tamaño de página permite cambiar el Tamaño del papel, los Márgenes y la opción Imprimir sólo datos elimina las cabeceras y etiquetas.
• Las opciones de Datos las veremos más adelante. Permiten la exportación de datos a otros formatos como Excel, PDF o XPS.

Ya sólo nos queda elegir si queremos Imprimir o si queremos Cerrar la vista preliminar para continuar editando el informe.

Recuerda que la Vista preliminar es muy importante. No debes comprobar únicamente la primera página, sino también las siguientes. Esto cobra especial importancia en caso de que nuestro informe sea demasiado ancho, ya que el resultado podría ser similar al que se muestra en la imagen:

Si un registro es demasiado ancho, nuestro informe requerirá el doble de folios y será menos legible.

En esos casos, deberemos valorar si es necesario utilizar una orientación Horizontal de la hoja o si es más conveniente estrechar la superfície del informe o sus controles.

Cuando, como en la imagen, nuestros registros realmente no ocupen mucho y lo que se vaya de madre sea uno de los controles que introduce Access automáticamente (como el contador de páginas), lo más sencillo es mover o reducir el control. También será conveniente estrechar controles cuando veamos que realmente se les ha asignado un espacio que no utilizarán nunca (por ejemplo si el código de cliente está limitado a 5 caracteres y se le dedica un espacio en que caben 30).

Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio Imprimir informes.

Ejercicio propuesto de la Unidad 12

Prueba evaluativa de la Unidad 12