Las copias de seguridad son algo imprescindible cuando almacenas información de importancia que no quieres perder.
Cuando se trata de una empresa, es fácil comprender el desastre que sería perder toda la información almacenada en la base de datos, pero también a nivel particular cuando tenemos una base de datos es porque queremos guardar una gran cantidad de información que nos importa y nos podemos imaginar cuánto supondría tiempo volver a introducirla toda.
Si realizas copias de seguridad a menudo te asegurarás de que si en algún momento sufres una pérdida de información (por un error técnico o humano) tengas una copia a mano que te ayude a recuperar los datos.
Por seguridad, es mejor que guardes la copia de seguridad en un disco diferente de donde se encuentra la original. En el caso de empresas, se recomienda incluso guardar alguna copia de seguridad fuera de la oficina, en un dispositivo de almacenamiento externo, por si sucede un robo, un incendio o similar.
Access también te permite crear una copia de seguridad de tu base de datos en cualquier momento para utilizarla en caso de que le ocurriese algo a la original.
Para realizar una copia de seguridad sólo tendrás que acceder a la pestaña Archivo, seleccionar la opción Guardar como y, en Guardar base de datos como, hacer clic sobre Realizar copia de seguridad de la base de datos y finalmente clic en el botón Guardar como de la parte inferior.
Access te preguntará en qué lugar quieres crear la copia y con qué nombre, por defecto le asigna el mismo nombre seguido de la fecha actual.
Podemos cambiar el formato de la base de datos para que sea compatible con otras versiones de Microsoft Access.
Para acceder a ella selecciona Guardar como en la pestaña Archivo, luego en Guardar base de datos como haz clic en Base de datos de Access 2002-2003 o bien en Base de datos de Access 2000. De esta forma, guardarás la base en formato .mdb.
Esta herramienta sólo te será útil y conveniente si quieres trabajar en versiones anteriores al formato de tu base de datos, pues las nuevas versiones de Office soportan el formato de las más antiguas.
Así que, por ejemplo, si has creado una base de datos en formato 2002-2003 y necesitas que funcione en un Access 97 sí deberás convertirla. Sin embargo si tienes una base de datos en formato 97 no hará falta que la conviertas a formato 2000 si trabajas con Access 2000 porque éste será capaz de leerla y trabajar con ella.
Si diseñas una base de datos para que sea utilizada por terceros, otra de las herramientas muy útiles que podrás utilizar en Access 2016 es la de Crear ACCDE .
Esta opción es recomendada para que el usuario final trabaje con la base de datos sin poder modificar nada del diseño de la base de datos.
Un archivo ACCDE desactiva la opción de modificar o crear nuevos formularios, informes o módulos. Además los comandos de importación y exportación (los veremos en el siguiente tema) también estarán deshabilitados.
Sin embargo el usuario podrá seguir utilizando los formularios para actualizar los datos y abrir informes para visualizarlos de forma normal.
Para crear un archivo ACCDE selecciona Guardar como en la pestaña Archivo, luego en Guardar base de datos como haz clic en Crear ACCDE.
Se guardará una copia de la base con estas características más limitadas. Si quieres cambiar algo en ella, obviamente no deberás utilizar este archivo, que es para los usuarios, sino actuar sobre el original.
Nota: Para poder convertir un archivo en ACCDE deberá tener un formato de Access 2007 o posteriores.
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