Ejercicio paso a paso. Crear subformularios

Objetivo.

Practicar la creación de formularios con subformularios incluidos.

Vamos a crear un formulario que permita visualizar en cada pantalla los datos de un curso y la lista de los alumnos matriculados en ese curso. De tal forma que cuando pase al siguiente curso aparezcan los alumnos de ese nuevo curso.

En este caso necesitaremos un formulario para sacar la lista de los alumnos, este lo definiremos con distribución tabular para que aparezcan varias filas con los datos de un alumno en cada fila. También necesitaremos un formulario para visualizar los cursos, en este caso como queremos un curso por pantalla lo definiremos con distribución en columnas. Y después añadiremos a este formulario un subformulario basado en el formulario de alumnos tabular que habremos creado. El formulario final tendrá más o menos este aspecto:

Primero hay que empezar por crear el formulario que pondremos dentro del otro (el subformulario).

1 Haz clic en la opción Asistente para formularios que se mostrará al desplegar el botón de Más formularios de la pestaña Crear.

2 En la primera pantalla del asistente elige en el cuadro Tabla/consulta la tabla Alumnado.

3 Haz clic sobre el botón para añadir Codigo Alumnado.

4 Haz clic sobre el botón para añadir Nombre Alumnado.

5 Haz clic sobre el botón para añadir Apellidos Alumnado.

6 Haz clic sobre el campo Curso de la lista de la izquierda para seleccionarlo.

7 Haz clic sobre el botón para añadirlo a la lista de la derecha. No añadiremos más campos al formulario.

8 Haz clic sobre el botón Siguiente para ir al siguiente paso del asistente.

9 Deja activada la opción Tabular como distribución del formulario.

10 Haz clic sobre el botón Siguiente.

11 Deja la opción Viajes como estilo del formulario.

12 Haz clic sobre el botón Siguiente.

13 Escribe como título alumnos de un curso.

14 Haz clic sobre el botón Finalizar.

15 Cierra el formulario.

Ahora vamos a utilizar el asistente para crear la primera parte del formulario de cursos, la referente al curso.

1 Haz clic en la opción Asistente para formularios que se mostrará al desplegar el botón de Más formularios de la pestaña Crear.

2 En la primera pantalla del asistente elige en el cuadro Tabla/consulta la tabla Cursos.

3 Haz clic sobre el botón para añadir todos los campos al formulario.

4 Haz clic sobre el botón Siguiente para ir al siguiente paso del asistente.

5 Dejar activada la opción En columnas como distribución del formulario.

6 Haz clic sobre el botón Siguiente.

7 Deja la opción Viajes como estilo del formulario.

8 haz clic sobre el botón Siguiente.

9 Escribe como título Cursos con alumnos.

10 Haz clic sobre el botón Finalizar.

Ahora moveremos los campos Fecha Inicio, Fecha Final para dejarlos a la derecha de los demás campos y ampliaremos la sección Detalle para añadir después el subformulario.

1 Pulsa el botón Quitar el diseño para poder modificar el diseño actual.

2 Selecciona los dos campos manteniendo la techa Mayúsculas pulsada mientras haces clic sobre ellos.

3 Cuando aparecen las flechas en el cursor pulsa el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrastra los controles hasta donde quieras.

4 Para ampliar la sección Detalle mueve el ratón por el borde inferior de la sección detalle hasta que el puntero del ratón tome la forma .

5 Arrastra el puntero hacia bajo para ampliar la sección para que quepa el subformulario.

6 No estaría de más guardar los cambios por si acaso, haz clic en el botón .

Ahora añadiremos el subformulario.

1 Haz clic sobre el botón Subformulario en la pestaña Diseño.

2 Posiciona el puntero del ratón en el lugar donde quieres que quede la esquina izquierda superior del subformulario, pulsa el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrástra el ratón dejando el control de un tamaño apropiado, luego suelta el botón. Empezará el asistente para subformularios.

3 En la primera pantalla del asistente haz clic en el nombre del formulario alumnos de un curso (el formulario que creamos antes) verás que el botón de la opción Usar un formulario existente se activa automáticamente. Podríamos no haber definido el formulario alumnos de un curso previamente y haber elegido la opción Usar tablas y consultas existentes, pero esta forma nos deja menos libertad a la hora de definir el subformulario.

4 Pulsa el botón Siguiente.

5 En la Siguiente ventana podemos definir como se relacionan los formularios. Deja la opción seleccionada y pulsa Siguiente.

6 Escribe como nombre del subformulario subformulario alumnos. Este es el nombre del control subformulario que tienes en el formulario.

Ahora quitaremos la etiqueta del control ya que no hace falta y recarga más nuestro formulario.

7 Pulsa el botón Finalizar.

8 Haz clic en el botón de Vistas para ver el resultado en la Vista Formulario.

Como las dos tablas están relacionadas por el código de curso, Access automáticamente ha enlazado el subformulario con el formulario por ese campo con lo cual en el subformulario sólo aparecen los alumnos que tienen asignado el código de curso del curso activo en el formulario principal.

Tienes dos barras de desplazamiento por los registros, la más externa corresponde al formulario por lo que te permite moverte por los registros del formulario (los cursos), y la otra es del subformulario por lo que te permite recorrer los alumnos pero sólo los del mismo curso.

9 Haz clic en el botón de la barra más externa verás que cambias de curso y al mismo tiempo aparecen los alumnos de ese curso.

10 Haz clic en el botón de la barra más interna verás que no cambias de curso y sí pasa al alumno siguiente dentro del mismo curso aunque tengas más alumnos, estos no los ves.