Unidad 19. Compartir documentos (III)


19.4. Office 2010 online

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Cuando estamos manipulando archivos en SkyDrive, encontramos la opción de crear un Nuevo > Libro de Microsoft Excel.

Nuevo libro Excel (online)

Una de las grandes novedades que ofrece Microsoft en su versión 2010 de Office es que existe una versión gratuita disponible online.

Ésto implica que podemos crear y modificar los archivos directamente desde el navegador, sin necesidad de instalar la suite Office en el equipo.

Por tanto, disponemos de mayor libertad y movilidad. Ya no es necesario pues que las personas con las que compartimos los archivos los descarguen y modifiquen en su ordenador, para luego volver a subir la versión modificada. Pueden editar en tiempo real su contenido y el propietario del archivo dispondrá siempre de la información actualizada.

Para utilizarlo, sólo debemos seleccionar la opción Editar con el explorador, que aparecerá sobre el archivo que estemos visualizando en la web. Se abrirá la aplicación Excel online en el navegador predeterminado. En nuestro caso, Internet Explorer.

Excel online

Si te fijas, tiene una apariencia muy similar a la de la aplicación Excel instalada en el ordenador.

La principal desventaja de la versión Online es la lentitud del servicio. Por bien que vaya, cada acción que realizamos la estamos enviando a través de internet a un servidor, y esto siempre se traduce en tiempo de espera. Sobre todo si disponemos de una conexión lenta. Por ello, Office 2010 online puede suponer una herramienta muy útil para realizar pequeñas modificaciones, trabajar en red, actualizar documentos o disponer de herramientas en lugares en que no tenemos instalado el programa pero disponemos de conexión a internet, como por ejemplo móviles con el sistema operativo Windows Mobile. Pero no es recomendable para trabajar a diario, por ejemplo, en trabajos de oficina que supongan una continua utilización de estas herramientas.

No olvides tampoco que, al utilizar un navegador para funcionar, es posible sature la aplicación y ésto ralentice también la navegación simultánea en otras páginas web.

Otra desventaja es la reducida cantidad de herramientas disponibles. La versión online de office no está pensada para sustituir a la aplicación instalable, sino para permitir pequeñas ediciones online.

Por ello, si en el ordenador tienes instalado Excel 2010, te recomendamos que las grandes modificaciones las realices desde ahí, y no desde la versión online. Al visualizar un archivo que está online, en SkyDrive, tienes la opción de Abrir en Excel. De forma que editarás el archivo en local (en tu ordenador), pero los cambios se guardarán en la versión online (en internet), disponibles en la red para que el resto de personas autorizadas accedan a ellos.

19.5. Guardar en SharePoint y publicar

Microsoft SharePoint Workspace, es una aplicación de las incluidas en el paquete Office 2010. Permite crear un entorno común mediante el cual compartir documentos, contactos, calendarios, etc. entre los diferentes miembros de una misma organización.

Por ello, en Excel 2010 disponemos de la opción Guardar en  SharePoint en el menú Archivo > Guardar y enviar. Así guardaremos el documento en una biblioteca de recursos de la empresa, con las ventajas que ello supone:

- Centralización de recursos. Varias personas pueden trabajar simultáneamente sobre un libro.

- Más material disponible, y siempre actualizado, para los trabajadores. Pudiendo solicitar que se les envíen notificaciones cuando se realizan cambios sobre un determinado archivo.

SharePoint es especialmente recomendable en corporaciones que tienen delegaciones en distintos puntos geográficos, porque les permite trabajar contra un servidor común.

La opción Publicar en servicios de Excel, también disponible en Archivo > Guardar y enviar, está relacionada también con SharePoint. Permite elegir la forma en que se publicarán los contenidos.

Podremos elegir qué parte del libro queremos que se publique para que esté accesible al resto de compañeros: El Libro completo, unas Hojas determinadas o simplemente Elementos en el libro independientes, como gráficos o tablas. E incluso definir parámetros, como qué celdas son editables y cuáles no.

Opciones de servicios Excel



Septiembre-2010
Pág. 19.3

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