Unidad 18. Compartir y Publicar (I)


18.1. Introducción: Propietario, Colaboradores y Lectores

Sin duda, uno de los mayores atractivos que nos ofrece Google Drive es poder compartir nuestros documentos con otros usuarios. Podemos desde colaborar en su creación y edición con otros usuarios, hasta publicarlo con una dirección propia, como si de una página web se tratase.

Lo primero, y como nos referiremos a ellos con frecuencia, vamos a definir los tipos de participantes a la hora de compartir:

• Propietario: Es el creador del documento. Puede editar el documento y eliminarlo, invitar a lectores y colaboradores, y cambiar algunos de sus derechos sobre el documento. Ningún colaborador puede eliminar la participación del propietario en el documento.

• Colaboradores. Éstos se dividen a su vez en dos: los que pueden editar un documento y los que sólo pueden comentarlo. A su vez, los colaboradores pueden invitar a otros usuarios.

• Lectores o Para ver: Pueden leer el documento, guardárselo e imprimirlo, pero no editarlo. En algunos casos, el propietario puede limitar el uso del archivo a sólo verlo en pantalla, sin posibilidad de copiar o imprimir.

18.2. Compartir un elemento

Podemos compartir cualquiera de nuestros elementos de Google Drive, incluso las carpetas. De hecho, al compartir una carpeta, se comparte todo su contenido. Por eso, si tenemos un grupo de personas con el que siempre compartimos documentos, nos será más cómodo compartir una carpeta, e ir asignando los documentos a dicha carpeta, que ir compartiéndolos cada vez.

El botón Compartir se encuentra en la barra de herramientas de la pantalla principal de Google Drive y ofrece todas las opciones para compartir en un cuadro de diálogo muy sencillo.

Lo primero que debemos hacer es seleccionar el archivo o archivos a compartir. También puedes seleccionar una o más carpetas. En cualquier combinación, una vez hecha la selección, presionamos el botón o bien usamos la opción del mismo nombre del menú contextual.

El cuadro de diálgo, recién abierto, contiene estos elementos que veremos en detalle:

• 1) Crea un vínculo al elemento compartido para difundirlo como una dirección de página web.

• 2) Podemos indicar la dirección de correo electrónico de usuarios específicos.

• 3) Permite indicar los derechos que tendrán los usuarios específicos sobre el elementos compartido: Editar, Comentar o Ver. Si lo que se comparte es una carpeta, esto cambia a Organizar, Agregar, Editar o sólo Ver.

•4) En Configuración avanzada podemos compartir el vínculo por redes sociales, establecer quiénes tienen acceso y con qué derechos, pero también permite establecer la configuración del propietario, es decir, si otros usuarios puedan o no agregar personas, entre otras opciones.

• 5) Realiza la tarea de compartir.


Enero-2017
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