Unidad 16. Trabajando con Tablas y Gráficos (I)

16.1. ¿Qué es una Tabla?

Una tabla es sólo un rango rectangular de datos estructurados. Las tablas están formadas por columnas al que llamamos Campos y por filas a lo que llamamos Registros. Si ha utilizado Microsoft Access podrá adaptarse fácilmente a este concepto.

Los campos en las tablas presentan los nombres de los datos que se va a ingresar. Por ejemplo puede tener los campos Nombres, Apellidos, DNI, etc., los campos se encuentran en la primera fila de la tabla, cuando se crea una tabla, este le preguntará si tiene una fila de encabezados o puede crear una si fuese necesario.

Los registros son las entidades dentro de una tabla. Cada registro puede contener información valiosa de un empleado, por ejemplo.

En realidad este concepto no es nada nuevo sabiendo que Excel siempre usó la característica de tablas aunque con un nombre diferente, Listas. Bueno, en realidad muchos aún usamos las listas en Excel y le aplicamos formatos y demás, pero el verdadero detalle es cuando conviertes un rango en una Tabla “oficial”.

La siguiente imagen muestra una lista de datos común. Cómo puede observar, esta lista está diseñada como una tabla, posee encabezados en la primera fila que son los campos y luego, a partir de la segunda fila, se muestran todos los registros.

A continuación muestro los mismos datos pero convertido en una Tabla oficial de Excel. Como pueden notar, muy a parte de su diseño, los encabezados presentan una flecha desplegable a la derecha; con este desplegable podrá ordenar y filtrar los datos. Además aparece una nueva ficha contextual exclusiva para el trabajo con tablas.

Si usted ve estas dos imágenes y ha comprendido bien lo que acabo de explicar, usted seguro dirá que no hay nada nuevo salvo por la ficha contextual, pero a continuación sabrá la diferencia de cada uno de ellos.

        * Cuando hace clic en una celda dentro de su tabla automáticamente aparece la ficha contextual Diseño con su descripción Herramientas de tabla en la Cinta de opciones.

        * Las celdas en la tabla contienen un diseño de colores, ya sea para el fondo o para el texto. Usted puede aplicar un diseño si es necesario.

        * Todos los encabezados de los campos poseen una flecha desplegable con la cual podrá ordenar y filtrar sus datos.

        * Si se desplaza por los registros de la tabla los encabezados de los campos reemplazan los encabezados de columnas (A, B, C).

        * Las Tablas tiene la característica de columnas calculadas, insertando una sola fórmula en una columna, automáticamente se transmite la misma fórmula a los demás registros.

        * Las Tablas admiten referencias estructuradas, en lugar de usar los famosos =A1+B1, puede usar nombres de tablas o nombres de los campos (encabezados de columna) como por ejemplo =[Precios]*[Día].

        * En la esquina inferior izquierda de la tabla encontrará un pequeño control que permite ampliar el tamaño de la tabla simplemente haciendo un clic y arrastrando.

        * Excel rápidamente puede eliminar registros duplicados.

        * Seleccionar filas y columnas en una tabla es muy sencillo simplemente haciendo clic encima del nombre de campo o al extremo izquierdo del primer registro.

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