Unidad 10. Combinar correspondencia (I)

La herramienta “Combinar correspondencia” permite crear (e imprimir):

  Múltiples copias de un mismo documento, pero personalizadas para cada uno de los destinatarios de una lista (carta modelo).

  Etiquetas postales.

  Sobres.

Para ello se deben seguir los siguientes pasos:

  Crear y registrar una fuente de datos (donde estén almacenados los datos de los destinatarios).

  Imprimir o guardar cualquiera de los elementos anteriores en un fichero editable.

10.1 Crear y registrar una fuente de datos

Una fuente de datos suele ser una base de datos que contiene los datos de las personas para las que queremos crear la correspondencia.

LibreOffice puede acceder a diversas fuentes de datos: hojas de cálculo, ficheros de texto, bases de datos MySQL, Adabas y bases de datos que acepten conexiones ODBC. Si la fuente de datos está un un formato no accesible por LibreOffice, se puede convertir a alguno de ellos, por ejemplo a un fichero de texto en formato CSV (generalmente todos los programas suelen la opción de “guardar” los datos “como” un fichero Comma Separated Values). Este es el formato del que partiremos en los ejemplos.

Tenemos por tanto un fichero de texto denominado contactos_ficticios.csv. Lo primero que haremos será convertirlo a una hoja de cálculo:

  Si nosotros no hemos generado el fichero CSV, lo normal será que lo abramos antes para ver cuál es el delimitador del texto entre campos. Suele ser una coma o un punto y coma. Este es el aspecto que presentan las primeras líneas, donde vemos que el carácter separador es una coma.

NOMBRE,APELLIDO,CIUDAD,DIRECCION,EMAIL,CODIGO_POSTAL,TELEFONO

Giorgio,Salcido,Lizartza,C/Hijuela de Lojo 3,GiorgioSalcidoOrellana@jourrapide.com,20490,843 137 590

Emeterio,Ulloa,Pinedas,Visitación de la Encina 12,EmeterioUlloaAlva@cuvox.de,37712,923 433 894

  Abrimos LibreOffice Calc y vamos a Archivo > Abrir.

  Seleccionamos el fichero contactos_ficticios.csv y revisamos la ventana de Importación de texto que se abre. En ella lo más importante es fijarse en que la codificación de caracteres del archivo original es correcta, lo sabremos cuando veamos que los nombres están correctamente escritos, por ejemplo viendo que el apellido Hernández muestra correctamente el acento. En la parte inferior de la ventana podemos ver cómo LibreOffice Calc importará el fichero, con lo que podremos saber si el fichero se importará correctamente, si los datos no se ven correctamente separados por columnas, es porque quizá el separador está mal seleccionado; podemos probar a cambiarlo e indicar punto y coma u otro, en caso de que no hubiéramos realizado el primer paso.



Finalmente damos a Aceptar para importar el fichero y luego damos a “Guardar como” para guardarlo en el formato de LibreOffice Calc para las hojas de cálculo: ODS. Contesto tendremos u fichero contactos_ficticios.ods en nuestro disco, esta será nuestra fuente de datos para combinar correspondencia.



Nota: los datos ficticios del ejemplo se crearon a través de http://es.fakenamegenerator.com/.

Tanto si hemos realizado los pasos anteriores, como si ya partimos de una hoja de cálculo, lo siguiente es registrar la fuente de datos. Esta operación solo ha de realizarse una vez, a partir de entonces ya estárá disponible, no solo para Writer, sino para todos los componentes de LibreOffice (Calc, Impress, etc). Para registrar nuestra hoja de cálculo:

  Ir a Archivo > Asistentes > Origen de datos de direcciones.

  Otras fuentes de datos externas > Siguiente.

  Configuración. En “Tipo de base de datos”, seleccionar "Hoja de cálculo"> Siguiente. Seleccionar Examinar, buscar el fichero contactos_ficticios.ods y dar a Abrir. En este momento, opcionalmente, podemos probar la conexión a la fuente de datos haciendo clic sobre el botón "Conexión de prueba". Por último, damos a Finalizar.

  Omitiremos el siguiente paso (Asignación de campo) ya que no es necesario al trabajar con una hoja de cálculo como fuente de datos, así, hacemos clic sobre Siguiente.

  En el siguiente paso LibreOffice convertirá la hoja de cálculo en una base de datos (formato ODB de LibreOffice Base) para trabajar con nuestros contactos. Para ello, primero elegiremos (con el botón Examinar), el directorio donde queremos que esta base se almacene (esa base de datos ODB no deberá borrarse o cambiarse de lugar para que LibreOffice pueda recordar dónde se ubican los datos), y después la asignaremos un nombre; este será el nombre que LibreeOffice mostrará cuando la usemos después para combinar correspondencia. Por último damos a Finalizar para registrar la fuente de datos.

Antes de continuar:

  Indicamos cómo borrar una fuente de datos por si fuera necesario:

  Ver > Orígenes de datos.

  Botón derecho sobre la fuente de datos que queremos borrar (por ejemplo “Contactos ficticios” > “Bases de datos registradas”.

  Seleccionamos la fuente y hacemos clic sobre Eliminar y luego sobre Aceptar

  Por otra parte, si hemos movido de lugar el fichero ODB, o simplemente tenemos una base de datos ODB de contactos que queremos registrar, en lugar de una Hoja de cálculo, haremos lo siguiente:

  Ver > Orígenes de datos (F4).

  Botón derecho cualquier fuente de datos o sobre el espacio en blanco de la ventana donde se muestran las fuentes de datos > “Bases de datos registradas”.

  Nuevo.

  Buscar y selecionar el fichero ODB del disco con el botón Examinar y dar un nombre a la fuente de datos.

  Hacer clic en Aceptar y en la ventana de "Bases de datos registradas" de nuevo en Aceptar.

Pág. 10.1

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