La herramienta “Combinar correspondencia” permite crear (e imprimir):
• Múltiples copias de un mismo documento, pero personalizadas para cada uno de los destinatarios de una lista (carta modelo).
• Etiquetas postales.
• Sobres.
Para ello se deben seguir los siguientes pasos:
• Crear y registrar una fuente de datos (donde estén almacenados los datos de los destinatarios).
• Imprimir o guardar cualquiera de los elementos anteriores en un fichero editable.
Una fuente de datos suele ser una base de datos que contiene los datos de las personas para las que queremos crear la correspondencia.
LibreOffice puede acceder a diversas fuentes de datos: hojas de cálculo, ficheros de texto, bases de datos MySQL, Adabas y bases de datos que acepten conexiones ODBC. Si la fuente de datos está un un formato no accesible por LibreOffice, se puede convertir a alguno de ellos, por ejemplo a un fichero de texto en formato CSV (generalmente todos los programas suelen la opción de “guardar” los datos “como” un fichero Comma Separated Values). Este es el formato del que partiremos en los ejemplos.
Tenemos por tanto un fichero de texto denominado contactos_ficticios.csv. Lo primero que haremos será convertirlo a una hoja de cálculo:
• Si nosotros no hemos generado el fichero CSV, lo normal será que lo abramos antes para ver cuál es el delimitador del texto entre campos. Suele ser una coma o un punto y coma. Este es el aspecto que presentan las primeras líneas, donde vemos que el carácter separador es una coma.
NOMBRE,APELLIDO,CIUDAD,DIRECCION,EMAIL,CODIGO_POSTAL,TELEFONO
Giorgio,Salcido,Lizartza,C/Hijuela de Lojo 3,GiorgioSalcidoOrellana@jourrapide.com,20490,843 137 590
Emeterio,Ulloa,Pinedas,Visitación
de la Encina 12,EmeterioUlloaAlva@cuvox.de,37712,923 433 894
• Abrimos LibreOffice Calc y vamos a Archivo > Abrir.
• Seleccionamos
el fichero contactos_ficticios.csv y revisamos la ventana de Importación
de texto que se abre. En ella lo más importante es fijarse en que la
codificación de caracteres del archivo original es correcta, lo sabremos cuando
veamos que los nombres están correctamente escritos, por ejemplo viendo que el
apellido Hernández muestra correctamente el acento. En la parte inferior de la
ventana podemos ver cómo LibreOffice Calc importará el fichero, con lo que
podremos saber si el fichero se importará correctamente, si los datos no se ven
correctamente separados por columnas, es porque quizá el separador está mal
seleccionado; podemos probar a cambiarlo e indicar punto y coma u otro, en caso
de que no hubiéramos realizado el primer paso.
Finalmente damos a
Aceptar para importar el fichero y luego damos a “Guardar como” para guardarlo
en el formato de LibreOffice Calc para las hojas de cálculo: ODS. Contesto
tendremos u fichero contactos_ficticios.ods en nuestro disco, esta será
nuestra fuente de datos para combinar correspondencia.
Nota: los datos ficticios del ejemplo se crearon a través de http://es.fakenamegenerator.com/.
Tanto si hemos realizado los pasos anteriores, como si ya partimos de una hoja de cálculo, lo siguiente es registrar la fuente de datos. Esta operación solo ha de realizarse una vez, a partir de entonces ya estárá disponible, no solo para Writer, sino para todos los componentes de LibreOffice (Calc, Impress, etc). Para registrar nuestra hoja de cálculo:
• Ir a Archivo > Asistentes > Origen de datos de direcciones.
• Otras fuentes de datos externas > Siguiente.
• Configuración. En “Tipo de base de datos”, seleccionar "Hoja de cálculo"> Siguiente. Seleccionar Examinar, buscar el fichero contactos_ficticios.ods y dar a Abrir. En este momento, opcionalmente, podemos probar la conexión a la fuente de datos haciendo clic sobre el botón "Conexión de prueba". Por último, damos a Finalizar.
• Omitiremos el siguiente paso (Asignación de campo) ya que no es necesario al trabajar con una hoja de cálculo como fuente de datos, así, hacemos clic sobre Siguiente.
• En el siguiente paso LibreOffice convertirá la hoja de cálculo en una base de datos (formato ODB de LibreOffice Base) para trabajar con nuestros contactos. Para ello, primero elegiremos (con el botón Examinar), el directorio donde queremos que esta base se almacene (esa base de datos ODB no deberá borrarse o cambiarse de lugar para que LibreOffice pueda recordar dónde se ubican los datos), y después la asignaremos un nombre; este será el nombre que LibreeOffice mostrará cuando la usemos después para combinar correspondencia. Por último damos a Finalizar para registrar la fuente de datos.
Antes de continuar:
• Indicamos cómo borrar una fuente de datos por si fuera necesario:
◦ Ver > Orígenes de datos.
◦ Botón derecho sobre la fuente de datos que queremos borrar (por ejemplo “Contactos ficticios” > “Bases de datos registradas”.
◦ Seleccionamos la fuente y hacemos clic sobre Eliminar y luego sobre Aceptar
• Por otra parte, si hemos movido de lugar el fichero ODB, o simplemente tenemos una base de datos ODB de contactos que queremos registrar, en lugar de una Hoja de cálculo, haremos lo siguiente:
◦ Ver > Orígenes de datos (F4).
◦ Botón derecho cualquier fuente de datos o sobre el espacio en blanco de la ventana donde se muestran las fuentes de datos > “Bases de datos registradas”.
◦ Nuevo.
◦ Buscar y selecionar el fichero ODB del disco con el botón Examinar y dar un nombre a la fuente de datos.
◦ Hacer clic en Aceptar y en la ventana de "Bases de datos registradas" de nuevo en Aceptar.
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