Los pasos para crear una carta modelo son los siguientes:
• Se crea un nuevo documento: Archivo > Nuevo > Documento de texto
• Ver > Orígenes de datos (F4).
• Desplegar la fuente de datos que usaremos para crear la carta modelo y seleccionar la tabla que contenga los datos de las direcciones de contacto (“Tabla1” en caso de haber hecho la importación de datos desde la hoja de cálculo como hemos comentado antes).
• Escribir o modificar la carta que será
enviada a los destinatarios.
Mientras estamos escribiendo la carta, podemos añadir campos genéricos de la
fuente de datos que acabamos de agregar. Para ello, y siguiendo el ejemplo,
no tenemos más que pinchar sobre el campo de “Tabla1” que deseemos agregar y
arrastrarlo a la posición en la carta donde queramos que se escriba.
En la imegen se ve
como se han colocado varios campos: Nombre, Apellido, Dirección, Código postal,
Ciudad y Teléfono. El nombre no solo aparece en el encabezamiento de la carta,
sino también en el saludo inicial.
No sólo podemos introducir campos de las tablas de la fuente de datos a la que
nos hayamos conectado, sino también campos genéricos comunes como por ejemplo
la fecha que indicaremos al final de la carta; para ello haremos: Insertar >
Campo > Fecha.
• El documento está casi listo para ser imprimido. Sin embargo antes de hacerlo vamos a añadir un retoque más, ya que como se puede observar en la imagen anterior, ¿Qué ocurrirá cuando LibreOffice genere la carta para el segundo registro, el que corresponde a Emeterio? Al no tener teléfono, La carta aparecería con la palabra “Teléfono: “ y a la derecha nada porque esta persona no tiene esa información en la base de datos. Podemos hacer que LibreOffice no imprima un párrafo si alguno de los campos que hemos añadido antes al documento, no tiene información en la fuente de datos. Para ello se ha de introducir una condición de la siguiente forma:
◦ Lo primero es situar el cursor al final del párrafo para el que queremos controlar si se imprimirá o no en función de que haya o no datos en la fuente de datos.
◦ Vamos a Insertar > Campos > Otros
◦ En la pestaña Funciones seleccionamos el tipo
de campo “Párrafo oculto”, como puede verse en la siguiente imagen, y a
continuación, rellenamos el campo “Condición” con el siguiente texto:
![Contactos ficticios.Hoja1.TELEFONO]
donde, salvo la admiración, el resto del texto lo obtendremos simplemente
seleccionando el título de la columna para la que deseamos expresar la
condición y arrastrándola al campo “Condición”. Después podemos escribir
manualmente la admiración. Esta expresión significa que LibreOffice no dibujará
nada de lo que haya escrito en el párrafo cuando el teléfono este vacío.
Nota: es posible formar expresiones más complejas combinando condiciones con
los operadores AND y OR. Ejemplo:
![Contactos ficticios.Hoja1.CIUDAD]OR[Contactos ficticios.Hoja1.CODIGO_POSTAL]
◦ Finalmente damos a Insertar.
◦ Si hay más párrafos que queremos controlar,
situamos el cursor al final del siguiente párrafo a cotrolar y volvemos a
realizar los pasos anteriores. En caso contrario habremos terminado, damos a
Cerrar.
• Ahora ya tenemos lista la carta modelo.
Podemos imprimir todas las cartas en una impresora, pero también podemos
imprimirlas en fichero para realizar luego modificaciones personalizadas para
determinados destinatarios, o simplemente para almacenarlas. En el ejemplo
vamos a imprimirlas en varios ficheros PDF, uno para cada carta. Para ello:
◦ Vamos a Archivo > Imprimir. Al ser una
carta modelo, LibreOffice detecta que hay campos en la carta y pregunta si
deseamos imprimir una carta en serie. Decimos que si.
◦ A continuación seleccionamos las opciones que
nos permiten imprimir la carta en serie como se muestra en la siguiente imagen
(Nota: en caso de que quisieramos poder editar luego los ficheros, en lugar del
Formato de archivo PDF, sleccionaríamos por ejemplo el del LibreOffice Writer:
ODT):
Ejemplo de las cartas generadas para los dos primeros registros de la tabla
“Hoja1” del ejemplo anterior:
◦ Finalmente damos a Aceptar. LibreOffice guardará los documentos PDF en el directorio indicado en el campo “Ruta”.
• Por último, guardamos la carta modelo para poder reutilizarla en otro momento. Es importante saber que el proceso que hemos seguido ha sido crear una base de datos ODB a partir de un fichero Excel, y que es la base de datos la que usa LibreOffice para generar todas las cartas, de modo que si editamos nuestros contactos en el Excel, la próxima vez que queramos imprimir a partir de la carta modelo, tendremos que (lo más sencillo) borrar la fuente de datos y volver a crearla a partir de lo que se comentó en el punto 10.1 Crear y registrar una fuente de datos .
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