Unidad 10. Combinar correspondencia (III)

10.3 Crear etiquetas

Como continuación del proceso visto en el punto anterior, puede ser útil imprimir etiquetas para todas las cartas generadas a partir de la fuente de datos. Se hace de forma similar a como hemos hecho la carta modelo:

  Archivo > Nuevo > Etiquetas.

  Cada dirección se imprime siempre en una página diferente. LibreOffice nos da la opción de:

  A: Imprimir usando todas las etiquetas de la página (pestaña Opciones Distribuir > Toda la página y también marcamos “Sincronizar contenidos”), o bien,

  B: Imprimir usando sólo una etiqueta de cada página, colocada en una ubicación específica; la misma en todas las páginas (pestaña Opciones Distribuir > Una etiqueta, especificando la fila y la columna, comenzando a contar desde la esquina superior izquierda).

Ahora veremos algún ejemplo de estas dos situaciones.

  En la pestaña Etiquetas, se selecciona la fuente de datos y la tabla. Después, en la caja “Texto de la etiqueta” de la izquierda, escribimos el texto que queramos que aparezca en las etiquetas y seleccionaremos los campos adecuados para formar la dirección. En nuestro ejemplo, escribimos la palabra “Destinatario:”, damos a ENTER, y comenzamos a seleccionar los campos de la lista de campos de la tabla antes seleccionada. Cada vez que seleccionemos un campo, hacemos clic sobre la flecha que aparece a la izquierda de la lista para que el nombre del campo aparezca en la caja “Texto de la etiqueta”. Si hacemos esto para todos los campos que deseemos poner en la etiqueta, en esa caja, tendríamos algo parecido a esto:

Destinatario:

  <Contactos ficticios.Hoja1.0.NOMBRE> <Contactos ficticios.Hoja1.0.APELLIDO>

  <Contactos ficticios.Hoja1.0.DIRECCION>

  <Contactos ficticios.Hoja1.0.CODIGO_POSTAL> <Contactos ficticios.Hoja1.0.CIUDAD>

Lo cual, nos debe permitir obtener etiquetas del estilo:

Destinatario:
  Catrin Ulloa
  Caño 32
  32880 Muíños


  A continuación, se selecciona la marca de las etiquetas, pero si no la reconocemos en la lista, podemos ir a la pestaña Formato para crear una plantilla que se corresponda con las etiquetas de que disponemos. Para ello deberemos medir con una regla nuestras etiquetas e indicar las medidas según la siguiente imagen:




Una vez indicadas las medidas, se puede guardar la plantilla para usarla en otras ocasiones.

  A continuación debemos crear un documento modelo que sirva de plantilla para que LibreOffice pueda imprimir todas las etiquetas. Para ello, hacemos clic en “Nuevo documento”; en ese momento se crea el documento modelo (que tiene una sólo página) similar a la siguiente imagen:




En él podemos ver la disposición de las etiquetas según el formato elegido o creado manualmente por nosotros, y los campos que hemos introducido antes, que como se observa se han duplicado para todas las etiquetas (este sería el caso A; imprimir toda una página con etiquetas). En el caso B; imprimir usando una sola etiqueta en una posición específica (fila 1, columna 2), tendríamos este documento modelo:





Sin embargo, del mismo modo que antes ocurría con una carta modelo, puede que tengamos datos vacíos en la fuente de datos, de modo que puede que queramos que no se imprima nada de una etiqueta si hay algún dato importante que falta. Para ello, procedemos de la misma forma que como hicimos en el quinto guión del punto 10.2 Crear una carta modelo , y que resumimos aquí:

  Nos situamos al final del párrafo de la primera etiqueta (si hace falta podemos activar los caracteres no imprimibles en Ver > Caracteres no imprimibles)

  Vamos a Insertar > Campos > Otros

  En la pestaña Funciones seleccionamos el tipo de campo “Párrafo oculto” y, a continuación, rellenamos el campo “Condición” arrastrando a él los campos para los que queramos establecer la condición y completando la condición con las admiraciones “!”.

  Damos a Insertar y después al botón “Sincronizar etiquetas” (solo caso A) para que todas las etiquetas sean como la primera e incluyan la condición que acabamos de introducir.

  Damos a Cerrar y guardamos el documento modelo de etiquetas.

  Por último, imprimimos el documento. LibreOffice nos hará la misma pregunta que con la carta modelo (decimos que si queremos imprimir una serie). En este caso resulta más conveniente imprimir todas las etiquetas en un único documento ODT por si queremos hacer algún retoque. No debe extrañar que aparezcan el doble de páginas que registros tenga nuestra tabla, LibreOffice sólo imprimirá tantas páginas como registros haya en la tabla.

  Si hemos guardado un documento modelo de etiquetas, lo hemos cerrado y lo abrimos para imprimir las etiquetas en otro momento, LibreOffice nos hará la siguiente pregunta:



A esta pregunta responderemos que No, en el caso A (de que queramos usar todas las etiquetas de la página para imprimir una a una todas las direcciones), que será lo más normal.

Sin embargo, si respondemos que Si, LibreOffice actualizará todos los enlaces de las etiquetas del documento modelo para que contengan la misma información que la primera etiqueta (denominada master), de modo que en este caso todas las etiquetas tendrán la misma información, es decir, de imprimir ahora el documento modelo, aparecerá la misma dirección en todas las etiquetas de cada página, es decir que si teníamos, por ejemplo, 200 direcciones con un formato de página de 3x5 etiquetas, en lugar de imprimir todas las etiquetas en 14 páginas (aunque recordemos que aparecerán 28 en el documento ODT), se imprimirán en 200 páginas (aunque recordemos que aparecerán 400 en el documento ODT), de modo que en este segundo caso al que podríamos llamar “C”, cada dirección se repite en todas las etiquetas de cada página. Podría servir si es muy habitual mandar cartas a esas direcciones.

Por otra parte debemos saber que es posible modificar las características del texto del documento modelo, aunque para modificar todas las etiquetas, debemos seguir el siguiente procedimiento:

  Botón derecho sobre cualquier palabra bien escrita (si está mal escrita, el menú contextual sería diferente; se nos harían sugerencias para corregirla) y seleccionamos “Editar estilo de parrafo”.

  Cualquier cambio que hagamos aquí, por ejemplo, al tamaño de la fuente, etc., se reflejará en todas las etiquetas.

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