Unidad 7. Imprimir, crear sobres, etiquetas y exportar a PDF (I)

Además de imprimir todas las páginas de un documento, también es posible imprimir una selección, páginas sueltas (ej.: 10, 15-18, 22), las páginas pares (reversos / páginas izquierdas) o las impares (anversos / páginas derechas). Estas dos últimas opciones suelen emplearse para imprimir un documento a dos caras cuando la impresora no lo hace directamente; primero se imprimen las hojas pares, se vuelven al meter las hojas en la impresora en la posición adecuada y luego se imprimen las hojas impares.

LibreOffice Writer también permite imprimir el documento como si fuera un folleto (Archivo > Imprimir > Diseño de página > Prospecto), es decir dos páginas en cada lado de la hoja, de forma que cuando la página se doble por la mitad, las páginas queden en el orden correcto. La impresión se realiza de la misma forma que cuando imprimimos a dos caras en una impresora que sólo imprime a una cara; tan solo hay que tener cuidado de que la orientación del papel sea la misma en el documento y en la impresora (Archivo > Imprimir > General > [Impresora que se usará] > Propiedades).

Cuando vamos a imprimir un documento, tenemos varias opciones para ver cómo quedará antes de lanzarlo a la impresora:

  Archivo > Vista Preliminar (vista de sólo lectura)

También es posible previsualizarlo en modo edición cuando irá impreso a dos caras. En este caso, seleccionaremos el icono de la siguiente imagen en la parte inferior de la ventana principal.

  Esquema orientativo que aparece en Archivo > Imprimir > Diseño de página (por ejemplo cuando vamos a imprimir varias páginas en una).

  Imprimir en un PDF antes de hacerlo en la impresora. Esta es quizá la mejor opción si no estamos seguros de cómo quedará. Para ello debemos tener instalada una impresora PDF (ej.: cups-pdf en linux, PDF Creator en Windows, etc.). Esta regla puede aplicarse a cualquier programa que permita imprimir en una impresora y además permite jugar con las opciones de impresión de varias páginas en una, sin hacer gasto de papel.

A veces queremos imprimir en blanco y negro en una impresora de color. Para que la calidad de las imágenes del documento y los caracteres a color salgan con una calidad aceptable, podemos forzar a que el documento se imprima con una escala de grises:

  Para el documento actual: Archivo > Imprimir > [Impresora que se usará] > Propiedades > Dispositivo > Color > Escala de grises.

  Para que en todos los documentos, los textos a color y las imágnes se impriman con una escala de grises (hacer que la opción por defecto), hacer: Herramientas > Opciones > LibreOffice > Imprimir > Convertir los colores a escala de grises.

  Para que en todos los documentos, los textos a color se impriman en negro y las imágnes se impriman con una escala de grises (hacer que la opción por defecto), hacer: Herramientas > Opciones > LibreOffice Writer > Imprimir > Imprimir texto en negro.

Resulta muy sencillo crear un sobre para nuestro documento con la opción Insertar > Sobre:

  En la pestaña “Sobre” se indican los datos del remitente y del destinatario,

  En la pestaña “Formato”, las dimensiones del sobre, el formato de los datos anteriores y su colocación respecto a los márgenes,

  Y, finalmente, en la pestaña “Impresora”, la orientación del sobre en la impresora y las propiedades de esta, si se desean modificar.

Una vez que hemos rellenado todos esos datos, si seleccionamos el botón “Nuevo doc.”, se creará un nuevo documento con la información del sobre, y si seleccionamos el botón “Insertar”, dicha información se colocará como la primera página de nuestro documento.

Más adelante (punto 10 Combinar correspondencia ) veremos como crear etiquetas con los datos de las direcciones almacenadas en una base de datos.

Antes de exportar un documento a PDF, conviene eliminar cierta información personal que puede que no queramos que otros vean:

  Datos personales, como por ejemplo nuestro nombre, versiones, comentarios, información oculta o registro de cambios en el documento. Para ello, ir a Herrameintas > Opciones LibreOffice > Seguridad > Opciones. En esta ventana podemos hacer que la aplicación nos recuerde siempre si el documento tiene información personal cuando se guarda, así como forzar a que esta se borre.


  Lo anteior se aplicará a todos los documentos, sin embargo, puede que sólo queramos borrar la información personal del documento actual. Para ello, iremos a Archivo > Propiedades > General y deseleccionaremos la marca “Aplicar datos del usuario” y haremos clic sobre el botón “Reestablecer” situado a la derecha. Esto eliminará nombres personales de los campos, fechas de impresión y reestablece la duración de edición del documento a cero, la fecha de creación al momento actual y el número de versión a 1.

  Para eliminar la información almacenada de las versiones que pudiera tener el documento, se puede:

  Ir a Archivo > Versiones y borrarlas manualmente,

  O bien, “Guardar como” el archivo con otro nombre.

Ya hemos visto antes que es posible crear un PDF del documento LibreOffice si tenemos una impresora PDF instalada. Sin embargo, con la opción Archivo > Exportar en formato PDF (o bien, Archivo > Exportar [seleccionar el formato pdf y dar a “Guardar”]), se abrirá una ventana en la que tendremos un mayor número de opciones para la creación del PDF. Las opciones por defecto son suficientes si no queremos preocuparnos de nada. No obstante, comentamos algunas:

  En la pestaña General, podemos crear el documento con una marca de agua si así se desea. En la misma pestaña podemos seleccionar que el archivo PDF que se creará siga el estandar PDF/A‑1a. Esto puede hacer que algunos de los elementos de nuestro documento no puedan exportarse, tales como formularios y otros elementos de seguridad. Sin embargo, el documento será más fácilmente accesible desde cualquier lector de PDFs.

  En la pestaña “Vista inicial” y en “Interfaz de usuario” podemos ajustar la forma como se verá el PDF cuando se abra en un lector de PDFs, y en el segundo caso, algunos ajustes durante la navegación por el documento, como por ejemplo, si se verá en pantalla completa o el número de niveles de marcadores visibles.

  En la pestaña “Enlaces” podemos modificar algunos ajustes sobre cómo se exportarán los marcadores (si así se ha decidido en la pestaña General), las referencias a otros documentos LibreOffice, las URL al sistema de ficheros y las referencias a otros PDFs.

  En la pestaña “Seguridad” se puede ajustar algunos elementos como si será necesaria una contraseña para abrir el archivo o si las funcionalidades del PDF estará restringidas (permisos), por ejemplo para imprimir el documento, girar las páginas, etc.

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